Как да подредите нещата и да сте в крак с всичко: пълно ръководство за системата GTD

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

От теория до шаблон, за да помогнете при планирането на всеки проект.

Защо GTD е добър?

Проблемът с услугите за производителност е, че всеки се позиционира като място, където може да решава всички проблеми, да съхранява информация, да комуникира. Повечето услуги изискват от вас да ги приоритизирате и да действате според тях.

Но малцина могат да се концентрират върху изпълнението на важни задачи и да не обръщат внимание на всякакви дреболии: спешни задачи, молби от колеги, приятели или познати. Когато има много задачи, е трудно да се справим с тях. Следователно на практика трябва да използвате няколко услуги за управление на дела. Когато има много неща за вършене, започваме да се бъркаме в тези услуги и списъци и в крайна сметка спираме да ги използваме.

Методологията Getting Things Done (GTD) предоставя универсален план за изграждане на единна система, в която можете да решите всеки проблем. Ще можете да се отпуснете и да не се притеснявате, тъй като ще сте сигурни, че няма да забравите нищо. В точния момент системата ще ви подскаже какво трябва да се направи и върху какво да се съсредоточи.

Тогава защо толкова много работят непродуктивно?

Хората започват да работят непродуктивно, когато има много проекти, казуси и задачи. Трудно им е да държат всичко това в главите си, камо ли да приоритизират. Следователно или изобщо не се прави нищо, или се прави най-лесното, а важните неща се отлагат за по-късно. Появява се друг проблем: когато вчера трябваше да се решават спешни задачи.

Освен това човекът започва да се уморява по-бързо, става раздразнителен. Той непрекъснато тича като катерица в колелото на рутината, а наистина важните парични и стратегически проекти остават встрани.

Системата Getting Things Done, описана от Дейвид Алън в книга, публикувана през 2001 г. и станала световен бестселър, ще помогне да се справим с тази ситуация.

Разкажете ми за основните GTD концепции, които трябва да знаете

рутинни - това са онези дела, мисли и притеснения, които смущават, разсейват и хабят енергията. Докато рутината не се превърне в задачи, тя не може да бъде контролирана. Обмислянето на едни и същи проблеми многократно е неефективно използване на творческа енергия, което създава чувство на неудовлетвореност и стрес.

Целта на GTD е да освободи главата ви от рутината и да премахне вътрешния стрес.

Човешка оперативна памет- областта на мозъка, където се намира краткосрочната памет. Тук обикновено поставяме текущи недовършени дела, обещания, дадени на други хора и други мисли, които ни притесняват. За съжаление, има ограничение за количеството рутина, което можете да съхраните, за да може мозъкът ви да функционира правилно. Ако RAM паметта ви е пълна, вие се разсейвате от малки задачи и забравяте за целите си, което води до стрес.

Инструменти за събиране на информация- къде отива информацията и къде записвате какво трябва да се направи. Например:

• организатори;
• тетрадки;
• Електронна поща;
• календар;
• диктофон.

Кошница "Входяща кутия"- едно хранилище за рутината, която превръщате в задачи и задачи. Едно от най-важните правила за работа с вашата входяща кутия е да я почиствате редовно.

Прости действия - действия в една стъпка, които отнемат по-малко от две минути. На практика е по-удобно да отделите пет минути за подобни въпроси.

Проект - задача, която изисква повече от една стъпка за изпълнение. Необходимо е да оставите напомняне за проекта и да опишете първите стъпки за неговото изпълнение. В резултат на това проектът се превръща в просто действие, което може да бъде завършено в следващите пет минути и да получите крайния резултат.

Проектът трябва да има връзка към карта или файл, който описва подробностите: отговорен, срокове, категория (например „Маркетинг“, „Правни“, „Развитие“), връзки към по-малки карти със задачи. Тази структура е удобна за организиране в Trello.

Списък на контекста - списък със задачи, които са удобни за изпълнение при определени условия. Например, в контекстния списък „Покупки“ще има списък с неща и продукти, които трябва да бъдат закупени в магазина. Списъкът с повиквания може да съдържа списък с повиквания, които да извършвате, когато сте свободни.

Удобно е да правите индивидуални контекстуални списъци за хората, с които работите и общувате. Когато се срещате с конкретен човек, можете бързо да отворите списъка и да разрешите необходимите проблеми.

Как да използвам календара?

В календара трябва да се въведе следното:

• действия, които трябва да се извършват в определено време (срещи, бизнес срещи, семинари);
• действия, които трябва да се извършат в определен ден (завършете проекта до определена дата, вземете участие в конференцията);
• информация за конкретни дати (годишнини, рождени дни, празници).

Използвам Google Календар, за да следя всички тези неща. Тази услуга е удобна, защото:

• достъпен както от телефона, така и от компютъра;
• няколко календара могат да се показват на един екран наведнъж;
• има напомняния на смартфона.

Ако сте добавили нещо в календара, или го правите, или го отлагате за друга дата. Няма нужда да претрупвате календара със списък със задачи, който редовно се пренасрочва от ден на ден. Има отделни решения за такива списъци.

Ако редовно трябва да се обаждате на клиенти, доставчици или изпълнители в определено време, по-добре е да използвате CRM система за това.

Какви списъци трябва да създадете?

Списъци с приоритетни действия

Съставяне на седмичен отчет, проверка на уебсайта на конкурент, изчистване на входящата кутия във вашата пощенска кутия, съставяне на техническо задание за дизайнери - всички тези действия отнемат повече от две минути, но не могат да бъдат делегирани на никого. Поставяме такива неща в списъците с приоритетни действия и ги извършваме през деня.

Правила за работа с такива списъци:

• Не трябва да има много списъци, два-три са достатъчни. Например лични, работни, семейни. Ако имате задача от списъка за конкретен ден, задайте напомняне в календара си.
• Удобно е да маркирате задачите в този списък по контекст: „На път“, „На компютъра“, „Прочетете“, „Купете“, „Обещания“. Задачите могат да имат един или повече етикети. Например, задачата „Разходете кучето“ще се отнася до проекта „Личен“и етикета „Обещания“.
• Преди да добавите задача към списъка, помислете дали изобщо трябва да я изпълнявате. Ако отговорът е да, решете дали трябва лично да завършите случая. В крайна сметка можете да изпратите гласово съобщение до подчинен и да му делегирате. Задачите, които сте възложили, ще бъдат обозначени като „Присвоени“. Той ще съдържа случаи както от работния списък, така и от личния списък.
• Преглеждайте редовно списъците. Направете това, когато имате свободна минута. Преместете нагоре задачите, които трябва да се свършат първо.
• Почиствайте списъците си със задачи поне веднъж месечно.

Списък "Някой ден"

Този списък ще включва неща, които не изискват активно действие. Не може да бъде:

• книги, записи, видео обучения, които искате да закупите;
• полезни умения, които искате да овладеете;
• места, които искате да посетите;
• неща, които искате да купите.

Трябва периодично да разглеждате този списък, да си водите бележки и да ги превръщате в цели, върху които ще се работи.

Как съхранявате референтна информация, която ще ви бъде полезна в бъдеще?

Тази информация не изисква никакви действия. Основните критерии за съхранение на тази информация:

• Удобно търсене по заглавия, тагове, кратки описания.
• Лесно поставяне на информация в хранилището.
• Интуитивна структура за съхранение на информация. Когато постъпят нови данни, трябва бързо да изберете категорията и подкатегорията, където да ги поставите.
• Наличност на съхранение от всяко устройство.

Има ли задължителни GTD ритуали?

Да, има няколко от тях.

Събиране на цялата информация в кошницата "Входящи"

Има много инструменти за събиране на информация. Но всичко това трябва да се стече на едно място, с което ще продължите да работите.

Изпразване на кошчето за входяща поща

Веднъж или два пъти седмично ще трябва да преглеждате списъка с входящи и да сортирате натрупаните по папки или преки пътища. Този ритуал трябва да се превърне в навик, който се формира от разбираем алгоритъм на действията и тяхното систематично повторение.

Трябва да имате прост, стъпка по стъпка план за това как почиствате вашата система за задачи всяка седмица. Създайте календар, в който ще отбелязвате дните, в които случаите са били разглеждани. Дайте си награда, ако например след 30 дни поне 20 изпразните входящата си кутия и зачеркнете дните в календара си.

Ревизия на списъка с приоритетни действия и списъка "Някой ден", приоритизиране

Когато преразглеждате списъците, е важно да подредите правилно приоритетите и да бъдете реалисти относно силните си страни. Това е необходимо, за да не се претоварвате с непосилни задачи и да не страдате от осъзнаването на своята неефективност.

Унищожаване на ненужни кошници

Често, докато общувате с колеги и партньори, се появяват нови пощенски кутии, документи и списъци.

Вашата задача е да автоматизирате всичко възможно най-много, така че данните да се вливат в папката Inbox.

Може да бъде или пощенска кутия, или електронен плановик. За автоматизация и пренасочване на информация са подходящи услугите IFTTT и Zapier. Трябва да има по-малко кошници за събиране на информация.

Как да работим с кошницата Inbox и да сортирате натрупаните случаи?

Първо извлечете задачата, случая или информацията от входящата си кутия и отговорете на въпроса „Какво е това? Наистина ли трябва да направите нещо?"

Ако не трябва да правите нищо, имате две възможности. Ако това е боклук, който вече не е полезен, го изхвърляте. Ако е полезна информация, поставете я в архива. Тя трябва да бъде структурирана по категория и етикет, така че да е лесно да намерите това, което търсите.

Ако трябва да направите нещо с информацията, има три опции:

1. Попълнете необходимото. Ако действието е важно и няма да отнеме повече от 2-5 минути.

2. Делегирайте на някого. Ако действието отнема повече от две минути, помислете дали можете да го делегирате на някого.

Когато делегирате на някого, трябва да се напише следното:

• краен резултат;
• работен план (път към целта);
• крайният срок за изпълнение на задачата;
• датата на контрола и резултата, който трябва да е готов за него (междинен или краен).

3. Отложете за бъдещето. При това посочете:

• желания резултат;
• най-близкото следващо действие, което трябва да се предприеме. Запомнете: невъзможно е да завършите проекта като цяло, можете да предприемете само конкретни прости стъпки, които ще ви доближат до крайния резултат;
• краен срок. Ако няма точен срок, добавете действието към списъка „Някой ден“.

Можете да изпращате съобщения до себе си, за да ги получите в определения ден. За това са подходящи както „Google Календар“с напомняне в точния ден, така и пощенското приложение Boomerang, което ще ви изпрати имейл в определен час.

Как да планирате работата си?

Цялата работа може да бъде разделена на три стъпки:

1. Изпълнение на планираното предварително. Може да са както стратегически важни неща, които ви доближават до целта, така и рутина, която просто трябва да се направи.
2. Извършване на работа, както неочаквано изглежда. Това е, когато през деня пристигат задачи от колеги, мениджъри, писма от клиенти.
3. Планиране за по-нататъшна работа: съставяне и преразглеждане на списъци, определяне на приоритети. Тази точка не трябва да ви отнема твърде много време, за да направите планиране заради планирането.

Практиката на планиране на казуси и задачи (мемо книга) е описана в книгата на Дейвид Алън.

Консултант по лично представяне и управление на времето Дейвид Алън, автор на методологията за производителност на GTD

За възпоменателна книга са ви нужни 43 папки: 31 маркирани с цифри от 1 до 31, още 12 с името на месеците. Ежедневните папки се поставят в началото от утре. Зад папката с числото 31 е папката за следващия месец, а зад нея са папките с останалите месеци.

Съдържанието на папката за следващия ден се прехвърля ежедневно в кошчето, след което папката се поставя зад последната от ежедневните папки (като че ли се пренася в следващия месец). Когато освободите папка 31 за текущия месец, зад нея ще има папка с името на новия месец, последвана от папки с дните от новия месец. По същия начин папката с текущия месец, когато е изминал, се прехвърля към следващата година.

В определена папка трябва да съхранявате документи, които изискват конкретни действия (формуляр, който трябва да бъде попълнен, писмо за изпращане).

За да работи системата, тя трябва да се актуализира ежедневно. Ако забравите да актуализирате папката на утрешния ден, не можете да се доверите на системата. Ще бъде пропусната важна информация, която ще трябва да се третира по други начини.

Ако заминавате за няколко дни, тогава преди да тръгнете трябва да проверите папките за дните, през които ще отсъствате.

Как да го организираме на практика, като се вземат предвид съвременните системи за планиране:

1. Вместо запомняща се книга използвайте органайзер със списъци със задачи за всеки ден и въведете в него задачи за текущия ден. Срещите и делата, свързани с времето, трябва да се записват първо и да се задават напомняния, така че системата да ги уведомява предварително.
2. Създайте файл със списък със задачи за един месец. Това е списък с това, което искате да свършите през това време. Добавяте дела към него през целия месец. Преразглеждането на задачите трябва да се извършва веднъж седмично. Когато планирате най-важните си задачи, разпръснете седмица по седмица, за да разберете приоритетите си. На първо място ще ги изпълнявате, в противен случай цялото време ще се занимава с дребни и спешни дела.
3. Създайте файл с планове за годината. Трябва да се преглежда веднъж месечно. Случаите от този файл се прехвърлят в месечни планове.
4. Правете планове за годината въз основа на дългосрочни цели за 3-5 години. По-добре е тези неща да се предписват или в края на годината, или по време на ваканция, когато главата не е натоварена с ежедневни задачи.

Тези четири точки са това, което Дейвид Алън нарича система за естествено планиране. Тази система ви позволява да се придвижвате към цели, които са важни за вас, и да не губите време в рутина.

Има ли универсален план, който може да се използва за планиране на всеки проект?

Разбира се. Дейвид Алън го нарича модел за естествено планиране. Състои се от няколко стъпки.

Стъпка 1. Цел и картина на идеалния резултат

Определете цел или идеален краен резултат, представете си, че сте го постигнали.

Опишете го с всички критерии за успех (пари, хора, признание). Колкото по-подробно опишете крайния резултат, толкова по-силна ще бъде мотивацията, особено в моментите, когато трябва да извършите конкретни действия, но няма време за това.

Стъпка 2. Принципи

Опишете принципите, които ще следвате, докато постигате целта си. Например: „Ще дам на хората пълна свобода на действие, ако те… (останат в рамките на бюджета, завършат проекта преди определен краен срок)“. Запитайте се: „Какви действия могат да попречат на моите дейности? Как мога да ги предотвратя?"

Принципите са ясни и осигуряват надеждна насока за управление на дейностите.

Стъпка 3. Мозъчна атака

Мозъчна атака, докато записвате всички различни идеи, които ви идват на ум.

Основни принципи на мозъчната атака:

• не съди;
• не оспорвайте;
• не оценявайте;
• не критикувайте;
• мисли за количество, а не за качество;
• страничен анализ и организация.

Стъпка 4. План на проекта под формата на списък

Организирайте резултатите си от мозъчната атака в списък със задачи. Започнете да планирате в края и вървете обратно. Това ще ви улесни да планирате и идентифицирате първата стъпка към целта си. Пример за планиране от края:

Цел (идеален резултат): Мога да говоря испански и да разбирам хората.

Защо е това: Искам да общувам без участието на преводачи по време на бизнес преговори с испански партньори и свободно да общувам с други, докато съм на почивка в Испания.

Стъпки към целта:

• Една крачка преди да постигна целта: Намерих испански език и говоря с него два пъти седмично.
• Една стъпка преди: издържах изпита за владеене на език B1.
• Една стъпка преди: издържах теста за владеене A1.
• Една стъпка преди това: взех уроци по испански осем пъти за месец и завърших цялата си домашна работа.
• Една стъпка преди това: записах се за курс по испански и платих за един месец обучение.
• Една стъпка преди: Събрах информация за курсовете по испански и направих таблица за сравнение.
• Първа стъпка: Планирах време в календара, когато събирам информация за курсовете по испански език.

Когато екип работи върху една задача и трябва да организира целия план на едно място, е удобно да използвате диаграма на Гант. Първата колона в него са етапите по пътя към целта, втората колона са отговорните. Освен това ще има колони с период от време. Клетките ще съдържат състоянието на конкретен етап, например „Планиран“, „В ход“, „Завършен“, „Отложен“.

GTD и системата за естествено планиране могат да изглеждат обезсърчителни. Но когато го персонализирате за себе си и започнете да го използвате редовно, ще почувствате, че всичко е много по-лесно, отколкото изглежда на пръв поглед.