Как да планирате нещата по метода ALPEN и да сте в крак с всичко

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Управление на времето с немска прецизност.

Какво представлява методът ALPEN

Това е още един начин да планирате нещата така, че гарантирано да имате време за всичко и в същото време да не се побъркате от натоварването. Измислен е от немския професор по икономика и експерт по управление на времето Лотар Зайверт.

Авторът на метода го е разделил на пет компонента. Първите букви в имената на стъпките в крайна сметка се формират в немската дума ALPEN (на руски „Алпи“):

А - съставяне на списък със задачи (Аufgaben);

Л - оценка на необходимото време (Л änge schätzen);

П - планиране на буферното време (Пufferzeiten einplanen);

Е - приоритизиране на задачите (Еntscheidungen treffen);

н - обобщаване (нachkontrolle).

Същността на метода е да разберете за кои задачи наистина си струва да отделите време и кои могат да бъдат оставени за по-късно. Освен това бъдете реалисти за времето, което ще трябва да прекарате, и не забравяйте, че работата без прекъсвания е пътят към изгарянето.

По същество методът ALPEN е комбинация от блоково планиране с матрицата на Айзенхауер от класическото управление на времето.

Как да планираме случаи по метода ALPEN

Направи списък

Запишете всичко - всички неща, които бихте искали да направите днес. Просто го запишете: в хартиена тетрадка, тетрадка или плановик на телефона си.

Изкушението да се направи мисловен списък е, разбира се, голямо, но ресурсите на човешката „работна“памет не са неограничени. Според някои доклади той може едновременно да съхранява до четири задачи или обекта.

Не губете време да приоритирате нещата първо – просто запишете каквото ви дойде наум. Списъкът със сигурност ще се окаже плашещо впечатляващ. Всичко е наред, така трябва да бъде.

Преценете колко време отнема

Всеки, който се е опитал да планира нещата поне веднъж, почти сигурно е стъпил на любимата гребла на новодошлите в управлението на времето: той е направил списък от 15 задачи, но в крайна сметка не е свършил дори половината, защото те, оказва се, физически не се вписват в работния ден. В резултат на това се разстроих и изоставих всички тези новомодни техники за управление на времето.

За да предотвратите това, трябва да разберете разходите за време. Помислете колко минути или часове ще отнеме всяка задача от вашия списък. Бъдете възможно най-реалистични. Надграждайте миналия опит и не забравяйте своите личностни черти, ако например се уморите бързо или отлагате. Трябва да се помни, че всички тези неща са за вас, а не за въображаем супермен.

Когато приключите с изчисляването, запишете очакваното време до всеки елемент.

Планирайте буферните си времена

Друга често срещана грешка е да планирате нещата едно по едно. Такава стратегия, първо, не отчита, че човек трябва да прави паузи, и второ, води до факта, че всички планове рискуват да се сринат поради едно малко забавяне или непреодолима сила.

Срещата продължи малко по-дълго от предвиденото време, изпълнителят даде поръчката малко по-късно, някои от колегите закъсняха, заседнал си в задръстване, детето се обличаше дълго време в детската градина - и това е всичко, следните неща трябва да бъдат отложени или дори отменени и преначертани през целия ден. Това обикновено е много ядосано и разочароващо.

Затова след всяка задача е важно да включите в плана така нареченото буферно време, тоест такова, което не заемате с нищо.

Ако нещо се обърка, тези празни слотове ще ви помогнат да се справите с останалата част от бизнеса. И ако не се случи непреодолима сила, използвате буферното време, за да си починете: пиете кафе, разходете се, четете книга или просто седнете в тишина. И накрая, можете да посветите това време на допълнителни задачи или лични проекти.

Трябва сами да определите размера на буферните блокове. В идеалния случай, според метода ALPEN, те трябва да представляват до 40% от работното време.

Дайте приоритет на задачите

На този етап обикновено става ясно, че предвид необходимото време и буферни блокове, списъкът със задачи, който лицето е съставило за първи път, е физически невъзможно да се преодолее за един ден. Следователно трябва да приоритизирате и да изберете кои задачи да запазите и кои да отмените или пренасрочите.

За това е подходящ класически инструмент - матрицата на Айзенхауер. Според него всички задачи от списъка са условно разделени на четири категории:

1. Важно и спешно. Те трябва да бъдат разгледани първо.
2. Важно, но не спешно. Можете да отделите известно време за тях, след като се справите с първата група.
3. Спешно, но маловажно … По-добре ги делегирайте или направете на трето място след важните, за да не им посвещавате цял ден и да не попаднете в капана на спешността.
4. Не е спешно и маловажно … Те трябва да бъдат изтрити, предадени на някого или поставени на заден план.

Така списъкът ви ще бъде значително намален и ще стане много по-близо до реалността.

Обобщавайте

В края на деня отворете своя дневен плановик и си задайте няколко въпроса:

• Какво успяхте да направите и какво не?
• Имахте ли достатъчно време за всички планирани задачи?
• Правилно ли съм изчислил необходимото време или следващия път трябва да вложа повече?
• Имаше ли достатъчно буферно време в моя план, за да компенсирам форсмажорните обстоятелства и да имам време за почивка?
• Имам ли време да се занимавам както с важни, така и с спешни въпроси, за да не нарушавам сроковете, но в същото време да не затъвам в рутината?
• Какво можете да направите, за да направите плана по-удобен за мен следващия път?

Когато им отговорите, пренасрочете задачите, с които не сте се справили, за следващия ден. И направете нов план с "коригирането на грешките" в ума.