Как да групирате правилно задачите, за да сте в крак с всичко

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Увеличете производителността, като подредите списъка си със задачи.

Всички отдавна знаят, че многозадачността не е толкова добро нещо: пречи ни ефективно да се фокусираме върху едно нещо.

Работата е там, че превключването от една задача към друга отнема много време - това се потвърждава от проучвания на Multitasking: Превключване на разходите. Хората работят най-ефективно, когато влязат в състояние на поток: напълно фокусирани върху една дейност, без да се разсейват от нищо друго.

За съжаление не винаги е възможно да се хване потока, защото постоянно сме заливани с куп различни неща, които изискват нашето внимание. Има обаче един трик, който ви позволява да сведете до минимум загубата на време и енергия при превключване между различни дейности. Нарича се пакетиране на задачи.

Същността на тази техника е следната: комбинирате задачи от един и същи тип в така наречените пакети и след това ги изпълнявате насипно. Просто е.

Защо е полезно групирането на задачи

Най-лесно е да правите нещата в произволен ред: не е нужно да се занимавате с планиране, приоритизиране и други скучни неща. Спомни си нещо - и го направи. И тогава преминахме към следващата задача.

Този подход обаче не е много полезен за способността ви да се фокусирате. Според проучването The True Cost Of Multi-Tasking, публикувано в Psychology Today, човек губи до 40% от производителността си, когато превключва между несвързани задачи.

С други думи, ако първо напишете отчет, след това започнете да отговаряте на имейли, след това подредите хартиените документи и след това се върнете отново към отчета, след което всеки път губите време да се концентрирате върху нова задача, която не е като предишната. Том ДеМарко, автор на „Човешките фактори: Успешни проекти и екипи“, твърди, че тази „смяна на предавките“може да отнеме до 15 минути или повече.

Задачите за групово групиране улесняват преминаването от една дейност към друга. Колкото по-сходни са вашите задачи, толкова по-лесно е, след като завършите една, да поемете следващата.

Как да използвате пакетна обработка

1. Създайте списък със задачи

Първо, напишете какво възнамерявате да направите в прост списък, ред по ред. Можете да го направите на хартия или да използвате множество приложения за управление на задачи. Основното нещо е да поправите всичко. Идеално е да отделяте малко време за планиране всеки ден (или поне веднъж седмично).

2. Разделете задачите на категории

Сега, когато списъкът е готов, разбийте всички негови елементи на категории. Те могат да бъдат различни - изберете каквото искате. Основното е, че е удобно и визуално.

Например, събирайте задачи като „Отговор на имейли“или „Обадете се на колеги“в секцията „Преговори“и „Напишете статия“и „Извършете редакции“в секцията „Текст“. Създайте отделни категории за домакински задължения, работни задачи, пазаруване и др. Ще бъде по-лесно да навигирате в такъв подреден списък.

Друг вариант е да събирате задачи в пакети според мястото, където трябва да се изпълняват. Например свържете всички покупки с местоположението „Супермаркет“, а работните задачи – с местоположението „Офис“и т.н. По този начин, ако се окажете близо до магазин, можете да разгледате списъка си със задачи и веднага да видите всички покупки, от които се нуждаете.

3. Блокирайте времето

Пакетната обработка на задачи работи чудесно във връзка с така наречената техника за блокиране на времето. След като разбиете списъка на категории, задайте конкретно време от деня за всяка категория. И добавете съответния блок към вашия календар. През един период от време правете само неща от една категория и игнорирайте останалите.

Друг вариант е да обвържете популярната техника Pomodoro с пакетирането на задачи. В продължение на 25 минути сте ангажирани с непрекъснати задачи от един пакет. След това починете за 5 минути. След това повторете цикъла с друга група случаи.

4. Помислете за вашата пикова производителност

Решете по кое време на деня сте най-продуктивни. Повечето хора имат тази сутрин, но има и нощни сови, на които е по-лесно да се фокусират в тъмното. Намерете своя връх на производителност и се опитайте да изпълнявате задачи от категориите с най-висок приоритет в него.

5. Премахнете разсейването

Когато започнете да изпълнявате следващата група задачи, уверете се, че не сте обезпокоени от случайно известие или телефонно обаждане. Можете да отделите специално време за проверка на вашия смартфон. Докато се справяте със задачи от една категория, не мислете за останалите.

Какви задачи могат да бъдат групирани

Всъщност, като цяло, всякакви. Скот Йънг, писател, програмист, предприемач и голям фен на пакетната обработка, дава няколко примера:

• Електронна поща. Тим Ферис, автор на книгата Как да работим 4 часа седмично, понякога получава 300 имейла на час. И въпреки този обем, той им отговаря само веднъж на ден, като специално отделя време само за това.
• Четене. Четенето на нещо между тях е почти безполезно, тъй като така или иначе няма да помните много. По-добре определете сами кога е по-удобно да приемате информацията обмислено и резервирайте този път за четене.
• Телефонни обаждания. Запишете имената на хората, на които трябва да се обадите, и техните телефонни номера в един списък. След това се обадете на всички кандидати в списъка наведнъж. Първо, повече няма да се разсейвате от телефонни разговори. Второ, ще можете да избирате времето от деня, когато хората са най-малко заети и ще можете да разговаряте с вас.
• Отдих и развлечения. Прехвърлете всички забавления - филми, компютърни игри, разходки - до края на деня. Това ще ви мотивира да приключите работата възможно най-скоро и ще ви бъде по-лесно да се отпуснете, знаейки, че всичко за днес вече е направено наново.
• Пазаруване. Преди да напуснете дома, съберете всички задачи, покупки и поръчки на купчина и ги изпълнете наведнъж. Например, можете да посетите супермаркет, поща и химическо чистене едновременно. Спестете не само време, но и бензин.
• Кореспонденция в социалните мрежи. Отделете един час вечер за чат онлайн. А през останалото време дръжте известията на клиентите в социалните медии деактивирани.
• Готвейки храна. Вероятно е, че постоянно нямате достатъчно време да готвите нещо всеки ден. За щастие цивилизацията ни представи такъв блок като микровълнова фурна. Отделете 1-2 дни, за да приготвите храна за следващата седмица, след което просто я затоплете.
• Ремонт. Най-после се съберете и вършете всички онези дребни задължения из къщата, които са чакали толкова дълго. Сменете изгорелите крушки, поправете дръжката на вратата и капещия кран.
• Отражения. Мислиш ли през цялото време, опитваш се да планираш нещо, решаваш някакви проблеми, но нищо не ти се получава? Скот Йънг съветва дори такова нещо като мислене да се прави в строго определено време. Създайте си навика да планирате 2-3 часа всяка седмица какво ще правите след това и какви цели искате да постигнете.

Да, и по този въпрос групирането на задачи също е задача. Затова отделете специално време, за предпочитане вечер, за да разпределите елементите от списъка си за утре.