Как метла и триъгълник ще ви помогнат да сте в крак с всичко

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Осем трика, които да ви предпазят от луд в света на многозадачността.

1. Водете се от бизнес триъгълника пари-време-качество

И не забравяйте, че триъгълникът винаги е върху две точки. Това е може би най-добрият пример за приоритизиране.

Искате да свършите нещата бързо и добре? Бъдете готови да инвестирате в допълнителни ресурси. Искате ли да спестите пари? Изберете какво сте готови да пожертвате: време или качество? Тоест задачата може да бъде изпълнена дълго време, но добре. Или го направете бързо, но може би не напълно.

Препоръчвам не само да използвате този бизнес триъгълник, когато решавате работните си проблеми, но и да напомняте за него на колеги или дори на мениджъри.

„Направи го добре, евтино и вчера“не е работеща схема.

2. Делегирайте всички "евтини" задачи

Правило, което научих от бившия си шеф. По дребни въпроси той каза: „Времето ми е твърде скъпо, за да направя това“.

Използвайте закона на Парето: Прекарайте 20% от енергията и времето си за това, което ще донесе 80% от ползите. Не си губете времето за дреболии. Основната тайна на управлението на времето: не можете да промените всичко, така че незабавно приемете, че неподходящите задачи никога няма да бъдат изпълнени. Делегирайте, ако можете. Ако не можете – откажете се от дребните задачи.

3. Запознайте се с метлата

Важно: ако делегирате през цялото време, тогава в един момент може да се окаже, че имате много лоша представа за това как работят процесите на местно ниво. Ето защо от време на време трябва сами да изпълнявате обичайните рутинни задачи. Например, за да въведете статия в административния панел или да създадете рекламен слот.

Смята се, че идеалният главен редактор е този, който в случай на спешност може да извърши цялата работа на сайта: от написването на статия до избора на снимка, обработката й и поставянето й. Това може никога да не се случи, но разбирането на тънкостите на вътрешната кухня ви прави по-силен лидер.

Способността да се върши мръсната работа не е микроуправление. Най-често благодарение на подобни „излети“и проверки на място ще разберете какво още в проекта може да се подобри. Не е необходимо да избирате момента за извършване на ръчна работа. Обикновено всичко се случва от само себе си, когато някой от подчинените или колегите отиде в отпуск и вие временно поемете отговорностите му.

Американският предприемач Андрю Карнеги, обръщайки се към студентите в Питсбърг, каза, че е много полезно „да се запознаете с метлата“в началния етап на кариерата. Спомнянето за метлата обаче е полезно дори когато, както ви се струва, сте достигнали висините.

В поредицата "Peaky Blinders" има такъв диалог:

- Какво правиш Томи? (Какво правиш Томи?)

- Държи лайна, Кърли. Точно като теб. (Изгребване на оборски тор с лопата, Къдрав. Също като теб.)

- Защо го правиш, Томи? (Защо правиш това, Томи?)

- Да си напомня кой щях да бъда, ако не бях това, което съм. (За да си напомня кой бих бил, ако не бях това, което съм.)

4. Премахнете Facebook от телефона си

Четете касетата от компютъра си на чай, но не често. Не губете време в безкрайно разглеждане на чужди страници. Докато правите това, вашият собствен живот минава. Така че да са месинджъри, просто изключете известията в тях. Няма толкова важни неща, които да не изчакат дори няколко часа. Ако човекът наистина има нещо спешно, ще се обади. И няма да се разсейвате и ще можете да се съсредоточите върху основните задачи.

5. Овладейте скоростта на четене

Живеем в ерата на информацията и за да сте в крак с всичко, трябва да можете да се ориентирате в нея. Бързото четене ви помага да сърфирате/сканирате източници на информация по-бързо. Много хора се притесняват, че след бързо четене вече няма да е възможно да се четат книги в спокоен режим, но това не е така. Това е умение, което може да се контролира и само вие решавате в кой момент да го приложите. Грубо казано, можете да изминете пет километра за час или да бягате за 20 минути. Всичко зависи от вашите задачи.

Бързото четене не означава разбиране на всичко, което четете. Този метод е създаден предимно с цел да се схване общия смисъл и да се изолира информацията, от която наистина се нуждаете, от общата маса (а понякога и вода).

Скоростното четене може да се научи отделно. Например от книги или курсове. И може би вече сте формирали така нареченото интуитивно бързо четене. Обикновено при него идват хора, които са чели много и в даден момент са разработили собствена система за бързо усвояване на информацията, често без да осъзнават това. Например, едва когато взех курс за бързо четене, разбрах, че вече се справям доста добре – 535 думи в минута.

6. Използвайте гласово набиране

Отдавна сме усвоили писането с докосване с десет пръста на компютър, но в телефони със същата скорост все още е невъзможно да пишете текст. Когато сте на път или в движение, използвайте гласово разпознаване. Например тази функция е вградена в клавиатурата на Gboard по подразбиране. Да, някъде трябва да го поправите, но като цяло е много удобно.

Също така подценява функцията T9. Днешната AutoCorrect е много интелигентна, запомня популярни скриптове и предлага най-вероятните думи и фрази, които да използвате.

Спестете време и усилия дори и в най-малкия детайл.

7. Не отговаряйте на имейли веднага

Наричам това правило за 10 минути. Не отговаряйте на имейл веднага щом пристигне. Оставете го да "легне". Препоръчвам да направите това по три причини.

• Колкото по-бързо отговорите, толкова по-бързо ще получите ново писмо в отговор. Тоест само ще ускорите колелото за съобщения.
• Често получаваме не най-приятните писма, а бързите отговори са груби и груби. Пауза от поне 10 минути помага да се успокоите и да отговорите по балансиран начин.
• Като не отговаряте на имейли тази минута, вие учите хората да решават самостоятелно въпросите си. Много често "стреляме" съобщения един по друг, въпреки че има въпроси, които могат да бъдат решени по други начини. Помните ли, в "Фитил", съветско сатирично видео списание, имаше история за вагони и депо? Изчакайте 10 минути - и през това време ситуацията може да се промени 10 пъти или дори да стане неуместна.

8. Вземете почивен ден в последния петък от месеца

На почивка или дори за своя сметка, за да подредите нещата. Вълшебното почистване е необходимо не само в къщата. Да се занимавате с документи, да отидете на лекар, да пазарувате в празен мол или да поспите – ще се изненадате, когато видите колко много неща трябва да направите. И в края на деня ще почувствате облекчение или дори лека еуфория - горе-долу същото като след подреждане на гардероба си.