Защо списъците със задачи не работят и как да го поправите

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

За да бъдете продуктивни, фокусирайте се върху времето, а не върху задачите.

Доброто управление на времето означава получаване на повече резултати за по-малко време. Популярният блогър и предприемач Томас Оппонг обяснява как да правите добри планове за постигане на целите си и защо простите списъци със задачи могат само да попречат на производителността.

Защо обикновените списъци със задачи не работят

В прост списък със задачи вие не отразявате колко време ще отнеме за изпълнение на която и да е задача. И най-вероятно започвате с малки и неусложнени, които отнемат не повече от пет минути.

Постепенно стигате до извода, че отново и отново се захващате само с прости неща, а важните и отнемащи време постоянно отлагате за по-късно. В резултат на това големите проекти не отстъпват. И повечето точки от плана остават неизпълнени, защото продължавате да добавяте нови към тях, без да имате никаква система за контрол.

Тук се задейства ефектът на Zeigarnik, според който хората запомнят незавършените или прекъснати действия по-добре от извършените. Това означава, че мислите за недовършени задачи от списъка със задачи ще продължат да се въртят в главата ви, докато не ги завършите. Ще бъдете преследвани от обсебващо чувство, което затруднява фокусирането върху изпълнението на работата. Това в крайна сметка може да доведе до стрес и безсъние.

Как да планирате ефективно

Опишете идеалния си ден

Джейсън Уомак, изпълнителен треньор, лектор и автор на продуктивността, препоръчва неговия подход за организиране на процеса за постигане на цел. Той предлага да напишете сценарий за идеалния ден, върху който да се съсредоточите. Осъзнаването, че идеалът е за вас, ви мотивира да работите.

За да създадете скрипт, отговорете на следните въпроси.

• Как искате да прекарате деня си?
• Какви точно задачи трябва да бъдат изпълнени днес?
• Кога сте най-продуктивни?

Въз основа на отговорите можете да разделите работното време на сегменти, всеки от които ще съдържа определени задачи от вашия списък със задачи.

Този метод ще ви помогне да работите по-ефективно със списъка си със задачи и да се справяте с спешни и важни задачи навреме.

Планирайте всичко в календара

За да направите списъците си със задачи възможно най-ефективни за вас, не правете прости планове без крайни срокове, а се научете да използвате календара разумно.

Опишете подробно предстоящия ден или цяла седмица. Маркирайте всичките си неща в календара и живейте според създадения график. Това ще ви помогне да решите кой проект да се заемете първо и дали можете да добавите още задачи.

Вместо обичайното си приоритизиране, формирайте елементи от плана с дата и точен час – особено за най-важните задачи. Това ще даде усещане за неотложност и ще можете да ги завършите до определен момент.

Оценете всяка задача

Ако не анализирате как прекарвате всеки ден, има вероятност да губите по-голямата част от него.

Едно от важните правила за производителност е да не позволявате на дадена задача да отнеме повече време, отколкото е необходимо.

За ефективно управление на времето не е достатъчно само да знаете какво трябва да се направи. Трябва да прецените колко време ще отнеме. По-добре е да кажете „Днес имам само 40 минути да направя това“, вместо да планирате нещата в прост ред по важност без конкретни срокове.

Добавете към списъка си със задачи оценка за това колко време ще отнеме завършването на всеки елемент. Опитайте се да планирате всяка минута от 8 до 17 часа. Определете предварително кога ще има почивки. Планирайте, за да проверите известията, имейла и социалните медии.

Може да изглежда, че тази дейност само губи време. Но в действителност това поставя летвата, която се опитвате да покриете. В резултат на това ще видите, че концентрацията ви се е подобрила.

Проследяването на това колко време отделяте на задачи може да бъде истинско откритие за вас. Това ще определи стила на вашата работа и може да го подобри. Също така ви помага да разберете в кое време на деня сте повече или по-малко ефективни.

Измерването е първата стъпка, необходима за наблюдение и в крайна сметка подобряване на производителността. Ако не можете да измерите нещо, не можете да го разберете. Ако не можете да разберете нещо, не можете да го контролирате. И ако не можете да го контролирате, определено не можете да го подобрите.

Джеймс Харингтън Предприемач, специалист по управление на процесите

Анализирайте времето си и след това можете да го разпределите правилно.

Времева линия

Отворете своя дневен план или приложение за планиране и добавете крайни срокове към списъка си със задачи. Задайте ниво на приоритет за всеки.

И за да разберете какво си струва да отделите повече време, отговорете си на няколко въпроса:

• Какви задачи ще отнемат по-малко от 20 минути?
• Какви задачи ще отнеме повече от час?
• Какво е най-добре да правите сутрин, когато имате най-много енергия?

Сега вместо „Завършете дизайнерския проект“пишете „Завършете дизайнерския проект за два часа“. Дори и да нямате време да го завършите, поне ще скочите от земята, без да прекарате целия ден в това.

Ако нямате цел да изпълните задачата на конкретна дата, планирайте да отделяте определено време за нея всеки ден. И след това преминете към други също толкова важни неща. По този начин можете постепенно да се отървете от големи задачи.

Разделете големите задачи на по-малки

Някои задачи могат да отнемат часове или дори дни. Ако ви предстои голям проект, отделете няколко минути, за да помислите за него. От какви части се състои? Колко усилия отнема и колко време ще отнеме? Да го напишеш.

След това разделете проекта на няколко задачи с ясен краен срок и ги решавайте една по една, докато бъде завършен. Колкото повече малки действия получавате, толкова по-изпълними ще изглеждат те.

Когато недостижимото количество работа се превърне в нещо малко, мозъкът се фокусира върху това, което трябва да се свърши в момента – върху конкретна задача и малка цел. Ето защо е по-добре да организирате спринтове от 40-60 минути с кратки почивки.

Работете по една задача

Обърнете му цялото си внимание и тогава ще можете да бъдете възможно най-ефективни.

Марк Мърфи от Forbes обяснява: „Когато хората могат да избегнат прекъсвания на работата, има 67% шанс да останат с впечатлението, че „днес беше много продуктивен ден“.

Наистина има смисъл да работите един час върху една задача, без да се разсейвате. Но може да е трудно, особено ако постоянно получавате известия или трябва да отговаряте на въпроси от колеги.

Например, техниката Pomodoro помага да се съсредоточи върху работата. Тя включва 25-минутни работни спринтове с кратки 5-минутни почивки. След няколко такива подхода можете напълно да се отпуснете.

Този метод не е универсален: продължителността на концентрацията и стилът на работа са различни за всеки. Затова опитайте различни техники за управление на времето и се придържайте към тази, която работи лично за вас.

Например, ако сте по-продуктивни сутрин, тогава отложете задачи, които отнемат повече време. Това ще ви помогне да станете по-организирани и да постигнете повече.