Защо списъците със задачи не работят и какво да правим с това

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Ето няколко съвета как да превърнете своето „тяло“от обикновен бележник в мощен инструмент за вземане на решения, планиране и анализиране на напредъка на възложените задачи.

Управлението на списъци със задачи не може да бъде по-лесно. Написах си делата в колона, а след това просто го вземете и го зачеркнете, докато го правите. Какво друго можете да измислите?

Ако обаче погледнете броя на различните настолни, мобилни и уеб приложения, които реализират тази концепция, става ясно, че всичко изобщо не е толкова просто. Въпреки цялото разнообразие от инструменти и функции, списъците със задачи все още не работят! Може би просто не знаете как да ги използвате?

Всички хора започват да използват мениджъри на задачи в момента, в който усетят, че ежедневието им се превръща в хаос. Започват да забравят важни неща, бъркат реда на задачите и задачите, разочароват колегите си и закъсняват за срещи. В такъв момент човек избира "тудушка" по свой вкус и се опитва да внесе организация в живота си. И като правило отначало успява. Но минава известно време и списъците със задачи спират да работят и първоначалната бъркотия се връща към живот.

Защо се случва?

Въпросът е, че мениджърите на задачи са просто инструмент. Което трябва да бъде настроено правилно, за да работи добре. И ето няколко съвета как да го направите.

1. Споделете

В никакъв случай не трябва да изхвърляте всичките си големи и малки неща в един голям, дълъг списък. Няма нищо по-потискащо от това да обмисляте своя списък със задачи с десетки записи. В този случай вероятността някога да стигнете до опашката на списъка клони към нула. Различни проучвания на производителността обикновено показват, че броят на вашите задачи на един лист не трябва да надвишава 7-8 броя. Затова отделете списъци със задачи по категория, проект, тема, спешност и други критерии.

2. Добавете срокове

Според Закона на Паркинсон, работата винаги отнема толкова време, колкото му отделите. Следователно поддържането на списък със задачи има смисъл само ако напишете приблизителното време за изпълнение до всеки елемент. Да, в действителност може да има отклонения; да, в някои дни нещата се объркват, но през повечето време този подход работи. След като посочите приблизителното време за изпълнение на определена задача, вие подсъзнателно ще се стремите да отговаряте на нея и това коренно променя правилата на играта. Опитайте и ще бъдете изумени колко мощен може да стане вашият списък със задачи.

3. Дайте приоритет

Тази точка е проста и ясна. Извършваме преди всичко важни дела, дребни и неспешни - ако имаме време. Всичко, което остава, е да приоритизирате списъка си и да го направите правилно. В крайна сметка има много спешни въпроси, но напълно маловажни за вас. И се случва обратното. Затова ви предлагаме следното приоритизиране:

• важни и спешни въпроси;
• важно, но не спешно;
• спешно, но не много важно;
• не е спешно и маловажно.

4. Оценете

И последното правило в този списък, но не на последно място по важност, е необходимостта да анализирате и оцените изпълнението на вашия списък. Не се стремете незабавно да се скриете и да забравите завинаги изпълнената задача. Опитайте се да отделите няколко часа в края на всяка седмица, а може би дори цял ден в края на месеца, за да направите равносметка. Вземете зачеркнатите елементи от архива и оценете какво ви даде тяхното изпълнение.

• Колко добре и бързо свършихте работата си?
• Можеше ли да бъде направено по-добре или може би изобщо не е трябвало да си струва?
• Колко далеч сте напреднали към целта си?
• Какво трябва да се направи, за да се направи една крачка напред?

След като отговорите на тези и подобни въпроси, списъкът ви ще придобие съвсем различно значение за вас. Той ще се трансформира от обикновена тетрадка „за да не забравя нещо” в мощен инструмент за вземане на решения, планиране и анализ на постиженията.