OmniFocus 2: Изпитайте силата на GTD на OS X

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

За моята дълга практика на самоорганизация GTD се превърна в най-добрата, макар и не идеална система, а OmniFocus 2 е най-добрият органайзер за GTD за Mac. Ето за това ще говорим.

Силата на GTD се крие в системата за събиране, сортиране, преглед, контрол и вземане на решения. Приложението GTD като минимум трябва да поддържа всички тези процеси. В идеалния случай всички тези процеси трябва, благодарение на приложението, да бъдат лесни и бързи. Нека да разгледаме валидността на твърдението на OmniFocus 2 за най-доброто приложение за GTD.

Колекция („Входяща кутия“)

OmniFocus 2 има всичко необходимо за бързо добавяне на задачи към входящата си кутия. Можете да покажете прозореца за създаване на задача с помощта на персонализирани бързи клавиши:

Както можете да видите, в прозореца можете да въведете всички данни за задачата (бележка, проект, контекст, начален час и крайна дата) или можете бързо да въведете името и да изпратите задачата в кошчето.

Можете да създадете задача в папката Входящи, като изпратите имейл до специален имейл адрес. Темата ще стане заглавие на задачата, а съдържанието ще бъде поставено в бележките. На моите iOS устройства въведох имейл OmniFocus в приложението и създавах задачи с две докосвания по този начин.

И още един начин - чрез контекстното меню "Услуги":

И за да не се налага да отваряте контекстното меню всеки път, когато избирате текст, слезте надолу до елемента "Услуги" и намерете опцията да изпратите избора до OmniFocus там, настройте клавишна комбинация. Това се прави в раздела "Клавишни комбинации" на настройките на клавиатурата:

С тази настройка, използването на пряк път ще изпрати всеки избран текст във входящата кутия на OmniFocus 2.

Сортиране („Проекти“)

За възможностите и удобството на сортирането можете да създавате папки и три вида проекти: с последователни, паралелни и отделни случаи. В случай на последователни задачи, само една задача винаги ще бъде активна в проекта, след което следващата ще стане активна. Следователно, ако изберете филтъра Наличен, ще се показват само първите задачи от последователните проекти.

Защо са необходими проекти, мисля, че няма нужда да се обяснява, а папките могат да се адаптират към области на отговорност: професионална дейност, здраве, взаимоотношения, развитие, духовност, финанси и т.н.

Преглед ("Проверка")

Прегледът е периодичен преглед на проекти и задачи, за да държите пръста си на пулса и да не пропуснете нищо. Ние задаваме честота на гледане за всеки проект и с тази честота той се появява в раздела Checkout.

Изглежда така: отваряме раздела "Проверка" и разглеждаме задачите на проекта NNN. Една задача беше отбелязана с флаг, на друга беше даден срок, а началото на третата беше отложено. След всички необходими манипулации маркираме проекта като проверен и забравяме за него до следващото натискане в раздела „Проверка“.

Това помага да не пропускаме нищо важно и ни спестява от ежедневен преглед на проекти, които е достатъчно да проверяваме веднъж седмично или дори месечно.

Контрол („Прогноза“)

Разделът "Прогноза" има подобна задача, но с действия и срещи, насрочени за целия ден или за определено време от деня. Той се синхронизира с вашия календар и събира планирания краен срок в OmniFocus и насрочения в календара ви на едно място.

Този раздел ни помага да не пропускаме срещи и събития или крайни срокове, определени за задачите.

Вземане на решения („Контексти“и „Перспективи“)

Гърците са имали две думи за време: хронос и кайрос. Хронос е концепцията за времето, която ни казва датата или продължителността на времето, оставащо преди събитието или изминало от него. Кайрос е точното време (Кайрос е древногръцкият бог на щастливия момент).

Казват, че Пушкин събрал имената на придирчивите критици на творбите си в специална ваза и, когато кайросът на каустично настроение настоял, извадил на случаен принцип едно и написал отровна епиграма за нещастния критик.

В системата GTD концепцията за kairos се предава с думата „контекст“:

Контекстът може да бъде зададен според психическото и физическото състояние (енергично, главоболие, изтощен…), според мястото на престой (офис, хипермаркет, дом…), според хората, с които е необходимо да се обсъждат въпроси (съветът на предприятието, Иван Иванович …), според наличните инструменти и т.н.

Правилата на GTD позволяват само един контекст да бъде присвоен на задача и OmniFocus 2 стриктно се придържа към това правило. Но това не винаги е оправдано и трябва да се създават контексти като "Интернет + Mac". Но приложението ви позволява да задавате географски координати за контексти, така че да се задействат напомняния, когато се приближите до дадено местоположение.

А за още по-бързо вземане на решения има възможност за създаване на перспективи:

Както можете да видите от екранната снимка, това е просто филтриране на задачи по проект (папка), състояние (маркирано, в близко бъдеще, по крайна дата …), наличност (първо налично, вляво, всичко, завършено), продължителност, контекст или съдържание на текстов фрагмент в името или бележките за задачата.

За бърз достъп до перспективата можете да й зададете клавишна комбинация или да я добавите към любими, което ще я постави в лявата странична лента. Четирите горни раздела на екранните снимки са перспективите, които създадох.

Outlook се синхронизира с версиите на iOS и в двете посоки, което прави много по-лесно вземането на решения относно следващата задача.

Недостатъци на OmniFocus 2

Колкото и да се старае разработчикът, просто е невъзможно несъвършените хора в един несъвършен свят да създадат идеално приложение без недостатъци и недостатъци. OmniFocus 2 не е изключение.

Първият недостатък (относителен) е цената: основната версия за OS X и iOS ще струва $40; Надстройка до Pro - $40 за OS X и $20 за iOS (ако сте закупили предишна версия на OmniFocus, надграждането до Pro е безплатно).

Вторият недостатък е синхронизацията. Той е бавен и дава грешки, ако сте създали или променили задача офлайн, без предварително да синхронизирате устройството с действителните данни на сървъра.

И третият недостатък ми е трудно да опиша с думи. За три години "връзка" с OmniFocus 1 и 2 не успяхме да станем добри приятели с него, а защо не е ясно. Изглежда, че има всичко необходимо за страхотно GTD приложение (търпях липсата на синхронизация), но постоянно изпитвах трудности при вземането на решения и виждането на цялостната картина на проектите и задачите.

Може би проблемът е, че използвах MLO преди пет години и никога не успях да се настроя отново към OmniFocus. Така че наскоро инсталирах CrossOver и се върнах към MyLifeOrganized. Но това е друга история…

Така. Ако обмисляте организатори за OS X и планирате да използвате цялата мощност на системата GTD, тогава няма да намерите OmniFocus 2 по-добър днес.