"GTD работи дори в космоса." Интервюто на Lifehacker с бащата на производителността Дейвид Алън

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Дейвид Алън, автор на книгата Как да свършим нещата: Изкуството на продуктивността без стрес, която списание Time обяви за най-добрата бизнес книга на десетилетието, каза на Lifehacker какво е GTD и кой има нужда от него, как да напишеш книга и да не се напиеш и как сложните структури на задачи могат да улеснят живота ви.

Преди 34 години Дейвид Алън разбра, че можете да давате съвети на хората и да печелите добри пари от това – той отвори собствена консултантска компания и разработи системата Getting Things Done, която ви позволява да маневрираш между случаите и да освобождавате време за това, което наистина се наслаждавате. Оттогава клиентите му включват астронавти на МКС, рок музиканти и изпълнителни директори на големи компании, а Forbes го включва в топ 5 на най-добрите бизнес треньори в Съединените щати.

GTD е доста проста техника за повишаване на собствената ви ефективност, която изисква много сериозна дисциплина в началния етап. Според GTD, за да направите успешно едно нещо, трябва да освободите главата си от всички други задачи и да се съсредоточите върху нея. Тоест, вместо да заема ума със запомняне на всички предстоящи дела, задачите се фиксират в съответствие с определена система.

Дейвид, разкажи ни за твоята публика. Кой трябва да следва съветите ви и да живее в GTD системата?

- GTD е еднакво актуален за всички, но тези, които наистина го използват, не са обединени по социален, възрастов или географски принцип - те са хора с определен начин на мислене. Всеки, който се интересува от GTD, след 18 месеца забелязва как животът му се променя към по-добро. Всъщност системата може да работи еднакво ефективно както за тийнейджъри, така и за изпълнителни директори на големи компании, или може да бъде еднакво безполезна за тях.

Използвате ли всичко, което препоръчвате?

– Да, иначе просто не мога да се справя – всичко ще ми излезе извън контрол. В съзнанието ми изниква образът на сърфист на дъска, на голяма вълна. Сигурно сте забелязали, че са вързани за дъската със специална каишка. За какво? За да можете бързо да се върнете обратно на дъската след падане. Това, което GTD учи, е да бъдете на вълната, да бъдете креативни и продуктивни. Но дори и най-ефективните хора си позволяват да излязат извън контрол. Ако периодично не падате от дъската, значи избирате твърде прости вълни. GTD ви позволява да осъзнаете, че сте излезли от продуктивно състояние и бързо да се върнете към него.

Когато се заемете с нов бизнес, абонирайте се за необичайна задача - лесно можете да бъдете измити от дъската. В това няма нищо лошо, но със структуриран подход знаете с какво да се справите и как да излезете от водата.

С какви проблеми идват най-често, от какво се оплакват?

- Най-често хората се обръщат към тях поради стрес, общо състояние на тревожност поради претоварване на мозъка. Твърде малко време и твърде много за вършене. Но всъщност проблемът не е във времето, а във факта, че хората искат повече умствено пространство, искат да бъдат по-креативни и да правят това, което им харесва.

Най-необичайните случаи?

„Правихме обучение за астронавти, когато бяха на космическата станция. Сред тях беше Катрин Коулман, една от първите жени астронавти. Това бяха интересни сесии, тъй като трябваше да прекъсваме, когато тя беше от другата страна на планетата, и след това да се върнем към разговора, когато тя се свърже отново.

С какво се гордееш най-много?

- Написването на първата ми книга, Getting Things Done: Изкуството на производителността без стрес, отне огромно време и усилия от моя страна. На практика станах алкохолик, докато пишех книга за това как да живея без стрес. Но тогава работех на пълен работен ден и не можех да си позволя отделно време за подготовка на книгата. Най-важното е, че не бях сигурен дали мога да прехвърля знанията, натрупани за 25 години, по такъв начин, че да помогнат наистина на хората. Все още редовно получаваме писма от благодарни читатели, но има един проблем: след като прочетат някои хора, те се оказват затрупани с информация, защото съм включил в книгата всичко, от което човечеството може да има нужда в случай, че ме блъсне автобус.

Каква е разликата между GTD и стандартните ежедневни списъци със задачи? Почти всички ние пишем такива списъци всеки ден и понякога съставянето на списък отнема повече време, отколкото изтриването му

- Често хората записват само най-важните неща, а стотици случаи, които не са толкова важни, изобщо не се вземат предвид. Хората вярват, че ако въпросът не е важен, тогава е възможно да не се записва, но точно такива малки задачи, превъртайки през главата, използват значителна част от ресурсите на мозъка.

За да сте свободни и да можете да се съсредоточите върху най-важните въпроси, трябва да се отървете от всичко, което не е толкова важно.

Да, но нещата могат да бъдат толкова незначителни, че да отнеме повече време да ги запишеш, отколкото да ги направиш

- Но, ако не ги направите веднага, те ще ви пречат и ще се връщате към тях многократно. Колко пъти искате да си напомните да купите храна за котката си? Или че трябва да се обадиш на сестра си? Всеки път, когато измислите дори и най-малката задача, трябва да извадите тетрадка и да я запишете, освен ако не планирате да завършите тази задача точно сега.

Колко такива категории списъци имате?

- Честно казано, не помня - да видим. Общо са около 20, но има около осем директни напомняния за действие.

Имам категория "Проекти", "Разговори" - тук се съхраняват задачи, според които следващата стъпка би била обсъждане на тема с някой друг.

След това има „Обаждания“, последвани от „Неща, които трябва да направя на моя компютър“и, забележете, тези, които не изискват интернет. Имам много полети и не всички самолети имат Wi-Fi и съответно това е единственият списък, с който мога да работя.

Следващата категория е „Работа на свързан компютър“. Е, всичко е ясно. Имам и списък с "Писане на текстове", това също е работа на компютър, но изисква съвсем различно състояние, в определено настроение и контекст.

"Оборот" - въпроси, които могат да бъдат решени в движение. "Вкъщи" - действията, които трябва да правя, докато съм вкъщи.

И аз имам такъв списък, нарекох го "Сърфиране". Това са всякакви забавни или образователни видеоклипове, например котки, свирещи на пиано, изобщо видеоклипове, които ми бяха изпратени или на които попаднах. Почти никога не гледам там, но по принцип, когато имам връзка, време и желание, мога да се върна към тях.

А ето и списък с „Въпроси, по които чакам информация или действия на други хора“. И разбира се, календарът е основният скелет или пейзаж в живота ми. Представете си да поставите всички тези неща в един списък - ще има истинско объркване. Затова създадох по-сложна структура, за да я опростя. Ако днес имам само няколко свободни минути, сигурно ще забравя за творческите текстове, които трябва да напиша. Ако не съм вкъщи, няма смисъл да гледам списъка с дома. Подредих всичко, за да не забравя нищо и да не губя умственото си пространство за запаметяване, като същевременно успях бързо да се обърна към задачи, за които имам време.

Предпочитате хартиени носители или електронни приложения? Какъв съвет можете да дадете?

- За да не забравя нещо, винаги нося със себе си малка тетрадка, където записвам всичко. След това въвеждам всички задачи в компютъра. По принцип всеки мениджър на задачи ще свърши работа. Хората се опитват да използват главата си като офис и всички лайфхакове са по същество версии на външния мозък. Как мога да направя подходящи напомняния, за да видя какво трябва да направя в момента, в който трябва да го направя.

От вас зависи да решите дали този начин на живот е подходящ за вас, а GTD всъщност не е система от техники, а начин на живот, в който, от една страна, всичко е ясно регламентирано, а от друга, има възможност за влезте с глава в това, което наистина харесвате, а не си занимавайте главата с това, което хартията може да съхранява.

Можете да прочетете повече за GTD в най-новото издание на Getting Things Done: The Art of Stress Free Productivity, което трябва да излезе в Русия през септември 2015 г.