Какво е GTD и как работи

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Малко ръководство за тези, които са чували за GTD от пътя, но нямат представа как да използват тази техника за повишаване на производителността.

Какво е GTD?

GTD (Getting Things Done) е система за продуктивна работа и едноименната книга от бизнес треньора Дейвид Алън. Основната цел е да имате време да направите необходимото, но да отделите повече време за това, което ви доставя удоволствие.

Getting Things Done често се превежда на руски като „подредете нещата“, въпреки че би било по-точно да „доведете нещата до края“. Съгласете се, по-важно е задачите да не се тъпчат в списъци, а да се изпълняват. За да направите това, трябва да направите списъци, да зададете приоритети и да съставите график.

И защо е необходимо?

Работейки на принципите на GTD, ще ви бъде по-лесно да управлявате делата си. В крайна сметка основното предимство на тази техника е, че информацията за всичките ви задачи е концентрирана на едно място, така че можете да преминавате от един случай в друг без колебание.

Каква е разликата между GTD и списък със задачи?

В списъка обикновено записваме само най-важните задачи и не записваме по-малко значими, второстепенни задачи. И напразно. Те се превъртат в главата ви, отвличат ви вниманието от работата ви и ефективността ви пада. Един от основните принципи на GTD е да улавя абсолютно всичко. Така можете да разтоварите мозъка си и да използвате всичките му ресурси за работа.

Тази система точно ли е подходяща за мен?

GTD е подходящ за хора от различни професии, възраст и социален статус. Дейвид Алън, който формулира принципите на системата, провежда курсове за астронавти на МКС, рок музиканти и ръководители на големи компании.

Както каза Дейвид Алън в интервю за Lifehacker, една система може да бъде еднакво ефективна или еднакво безполезна както за тийнейджър, така и за главен изпълнителен директор на голяма компания. Трябва да имате определен начин на мислене, да обичате да правите систематизация и планиране.

Добре, така че какво точно трябва да направите?

В системата на GTD няма строги правила. Но има основни принципи на работа:

1. Събирайте информация и записвайте всичко. Записвайте задачи, идеи, повтарящи се задачи в тетрадка или приложение. В този случай списъкът трябва винаги да е на една ръка разстояние, за да не можете да кажете: „Ще добавя това по-късно“. Дори и най-малкото и незначително нещо трябва да бъде записано, ако не го правите в момента.
2. Пишете обяснения. Не трябва да има задачи като „Подготовка за ваканция“. Разбийте големите случаи на конкретни изпълними действия (подайте такива и такива документи във визовия център, купете кърпа и слънчеви очила, изтеглете карти на телефона си). С редовен списък със задачи прекарваме повече време в декриптиране, отколкото в попълване. И да, ако можете да делегирате, делегирайте.
3. Дайте приоритет. За всеки артикул в списъка посочете конкретна дата и крайна дата. Добавете напомняния, ако е необходимо. Всъщност това работи както със списъка, така и с календара. На този етап трябва да сте уверени, че определено няма да забравите за нищо.
4. Актуализирайте списъците си. Списъците със задачи бързо стават остарели: нещо губи своята актуалност, нещо се пренася в бъдещето. Системата трябва да работи за вас. Затова се уверете, че винаги имате списък с конкретни действия, за да можете да започнете работа без забавяне.
5. Поемам инициатива. Когато всичко е организирано, можете да започнете да изпълнявате плановете си. Изберете случай от категорията, от която се нуждаете, вижте какви конкретни действия се изискват от вас и продължете. По този начин можете да реализирате големи проекти.

Трябва ли всички неща да бъдат записани в един списък?

Не, по-добре е да съставите няколко, но ги съхранявайте на едно място. Например, поддържайте няколко списъка за всеки работен проект, списъци със задачи, списъци със задачи, списъци със задачи, списъци с идеи и възможни проекти в бъдеще - каквото можете да си представите.

Има ли някакви специални инструменти?

От приложения и уеб услуги, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, всеки бележник или обикновен файл в Google Документи. Ако сте свикнали да си водите бележки на хартия, можете да го използвате.

Има фенове на файловата система. На работния плот се създава една споделена папка, в нея се създават няколко тематични папки и всяка съдържа съответните списъци и необходимите материали.

Като цяло изберете това, което е удобно за вас.

Основното изискване: инструментът трябва винаги да е на една ръка разстояние, за да можете да прехвърлите задачата от главата си на хартия или в приложение. Например, когато шефът ви дойде и възложи нова задача, а в този момент работите върху нещо друго.

Как можете да получите повече стойност от GTD?

Нито една система за производителност няма да работи, ако се прилага на сляпо. За да извлечете максимума от него, персонализирайте го по ваш вкус и тогава всичко ще се получи.

И да, никоя система не може да направи всичко вместо вас, така че не се увличайте твърде много с правенето на списъци, не забравяйте да действате. GTD е инструмент, който ви помага да се отървете от стреса и да не забравяте нищо. Но как ще използвате времето си зависи от вас.

Трябва да се опита. Какво друго да прочетете по тази тема?

Разбира се, книгите на Дейвид Алън: те помагат както на начинаещи, така и на опитни потребители да усетят философията на GTD, да я приложат в работата и личния живот, да се научат как да я използват на практика.

• „Как да подредя нещата. Изкуството на производителността без стрес”.
• „Как да поддържаме нещата в ред. Принципи на пълноценен живот без стрес”.
• „Как бързо да подредя нещата. 52 принципа на ефикасност без стрес”.

И накрая, да цитирам едно много точно изявление на Дейвид Алън:

Вашият ум е предназначен да създава идеи, а не да ги съхранява.

Затова използвайте GTD, измислете страхотни идеи и не забравяйте да ги осъществите.