Системата GTD, доказана с години практика

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:48

Нашият читател Олег Бондаренко споделя своята доказана GTD система за организиране на дела и цял живот. Не е тайна, че знаем почти всичко за GTD и подобни механики, но рядко можем да ги използваме дълго време. Сигурни сме, че историята на успеха в тази област ще бъде от интерес за вас.

Следва обобщение на личната реализация на GTD във форма, която е издържала изпитанието с години. Може би ще помогне на някого.

Разделям входящите задачи, идеи, мисли, както следва:

• Това, което може да се набута веднага на друг изпълнител, веднага го набутвам. Добавям задача за напомняне "Проверка на изпълнението".
• Какво може да се направи в момента за 5-15 минути. Сядам и го правя.
• Което отнема повече време или не може да се направи в момента. Това включва и задачи за напомняне от типа "Проверка на състоянието на проект XXX". Веднага го въвеждам в списъка със задачи на моя телефон или Google Tasks - всичко е синхронизирано.
• Какво е интересно и може да е обещаващо. Пускам го в един куп Evernote. Преглеждам го около веднъж седмично, сортирам го по тетрадки. Нещо прераства в задачи.

Повече подробности за 3-та точка.

За успешно поддържане на списък със задачи е необходима стриктна формализация, свеждаща до минимум разходите за управление и получаване на данни. Това се постига по следния начин.

Всяка задача има структурирано име като: Проект | Обект | Действие

Проект - това е голямо групиране от задачи, съкратен код като КЪЩА, ОФИС, КЛИЕНТ1, … За всеки Проект трябва да има средно 1-10 задачи. Ако има постоянно повече задачи за проекта, разпределям част към допълнителен проект. Така групирането на задачите винаги е на едно ниво. Както показва практиката, по-визуалното групиране на задачите под формата на многостепенно дърво всъщност отнема ненужно време и намалява мотивацията за ефективно използване на системата.

Търсенето на задачи в рамките на проект се извършва с основни функции: търсенето или сортирането е любимият ми начин.

Предмет - това е обект или човек, върху който трябва да извършите действие. Тук всичко е просто.

Действие - елементарно действие, което трябва да се извърши над Обекта.

Друг важен момент: всяка задача съдържа дата на падежа … Ако не сте сигурни за крайния срок на задачата, задайте текущата. Ако зададете текущата дата и не направите нищо друго, утре задачата ще бъде в списъка на просрочените и ще трябва да вземете решение за нея. Например премахнете от живота бележки.

Понякога за определен проект се появява списък със задачи, чието време и последователност на изпълнение не са ясни в момента. В този случай търся обща задача от формата: Задачи на проекта. В коментарите изброявам списъка със задачи. С течение на времето ситуацията се изяснява, нещо се изтрива, нещо се изпълнява, нещо прераства в отделна задача. Във всеки случай, дори от такова групово вписване, аз определям датата – когато е необходимо да се позова на него и да се направи ревизия.

И последното нещо. В моята практика приблизително 50% от задачите не се изпълняват (или не може да се изпълни) на избраната дата. Много не зависи от мен. Задачите от типа "Проверка на състоянието на проекта" обикновено са дълги и изискват периодично внимание. Нещо се уточнява и допълва. Такива задачи постоянно се отлагат за по-късни дати. Това е нормално (между другото, това е огромен плюс на електронните организатори). Ръчният труд за отлагане на крайните срокове също е полезен в смисъл, че понякога води до важни мисли.