Как да използвате по-добре системата GTD

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Писателят и блогър Лео Бабаута обяснява как да продължите да планирате и да се отървете от всичко, което ви пречи да бъдете продуктивни.

Защо е необходима тази система

Getting Things Done (GTD) е добре позната система за извършване на нещата от Дейвид Алън. Когато го използвате, абсолютно цялата входяща информация се записва и разделя на списъци. Целта е да свършите нещата, като отделите повече време за това, което наистина има значение.

Със системата GTD можете да постигнете много голям успех. Ето само няколко от тях:

• Справяш се с много задачи.
• Ставате по-уверени в себе си.
• Отлагате по-малко и сте по-малко разсеяни.
• Те ви вярват повече: другите знаят, че винаги довеждате всичко до края.
• По-често сте канени на работа, защото се търси солиден подход към бизнеса.
• Променяте се към по-добро – осъзнавате какво е наистина важно за вас, ставате любопитни, започвате да се учите, да изграждате силни взаимоотношения с хората и да се освобождавате от старите модели на възприятие, които ви пречат.
• Вие печелите повече.
• Вие сте способни да създадете успешен стартъп или да изградите страхотна компания.
• Можете да споделяте идеите си – в книга, блог или лекция.

Но за да получите всички тези предимства, трябва да разберете как да използвате системата ефективно и да разберете какво я предотвратява. Лео Бабаута, писател и автор на популярния блог Zen Habits, обяснява какво трябва да направите за това.

Как да използвате системата GTD по-ефективно

Разберете какво ви пречи да бъдете продуктивни

Навикът да се отлага. Колебаете се да подходите към задачата поради нейната сложност: или чувствате, че няма да можете да се справите с нея, или изобщо не сте я разбрали. Това е отлагане.

Навикът за разсейване. Успяхте да започнете, но веднага превключвате на друга задача. Същите съмнения и несигурност ви карат да го отложите в полза на по-лесно упражнение или просто да започнете да убивате времето. Това постоянно превключване води до загуба на концентрация. В същото време изглежда, че ще бъдете безкрайно заети.

перфекционизъм. Дълго време не можете да се захванете за работа, защото сега не е подходящият момент за това. Или отлагате да го завършите, защото не е идеален.

Например, искате да започнете блог, но не го правите, защото докато не намерите идеалната платформа и тема за него, нямате достатъчно свободно време и все още нямате списък със страхотни идеи. Или сте написали статия и не я публикувате, защото материалът все още трябва да бъде финализиран - всъщност просто не смеете.

Заобикаляща среда. Хората осуетяват плановете ви, не правете нищо навреме, усложняват всичко, развалят го, оплакват се и дразнят. И разчитайки на други хора, понякога е трудно да постигнете целите си. По-често, отколкото не, това е просто извинение за себе си.

Разсейване. Това са хора, всякакви събития, проблеми. Те пречат на работата ви. Нещо, което можеш да контролираш, друго не можеш.

умора. Вие сте уморени, гладни, изтощени, объркани или отегчени. Проблеми като тези пречат на концентрацията и свършването на нещата.

В този случай просто трябва да презаредите: подремнете, разходете се, медитирайте.

Или се заемете със задачи, които не изискват много енергия: сортирайте пощата си, изпълнете административната рутина. Ако умората се наблюдава дълго време, прегледайте диетата и съня си.

Страхове, съмнения, чувство на безпомощност и неувереност. Те са в основата на повечето от препятствията, споменати по-горе.

Определете какво ви липсва, за да работите по-ефективно

Избраните точки ще бъдат решението на проблемите, споменати по-горе.

Възможност за приоритизиране. Можете да постигнете успех, ако посвещавате по-голямата част от времето си на важни задачи. Когато сте заети с несъществени дейности или постоянно превключвате между дейности, вие сте по-малко ефективни. Трябва да изберете един важен проблем и да се съсредоточите само върху него.

Постепенно ще се научите да идентифицирате кои задачи и проекти са от голяма стойност за вас. По-важно ли е да отговаряш на съобщения, отколкото да пишеш статия? Какво е по-полезно за вашата кариера, щастие, здраве?

Способност за правилно стартиране на бизнес. Именно склонността към отлагане е един от най-честите и болезнени проблеми, които пречат на постигането на целта. Следователно най-важното нещо при изпълнението на задачите е да започнете.

Съсредоточете се върху първата, най-малка стъпка. Колкото е възможно по-малък. Създайте среда, която улеснява започването. Например, когато самият Лео искаше да развие навика си да бяга, той се фокусира само върху обуването на маратонките и да излезе от къщата.

Спринтова работа. Този подход ви помага да се справите с многозадачността и разсейването. Тази техника се нарича още Pomodoro. Тя се основава на разделянето на работата на кратки интервали от 15-25 минути (спринтове), през които трябва да се концентрирате само върху една задача, без да се разсейвате от нищо друго.

Следва кратка почивка, след която започвате нов спринт. Ако никога не сте използвали този метод, можете да организирате няколко такива работни сегмента на ден и след седмица да започнете постепенно да увеличавате броя им.

Управление на списъка със задачи. Помага да се концентрирате и да се справите с всичко планирано. Но се опитайте да не усложнявате прекалено. Намерете проста програма за планиране, напишете всичко, което трябва да направите в близко бъдеще, и всеки ден избирайте върху кои задачи ще се съсредоточите днес.

Планирайте три важни и три незначителни задачи за деня - този брой може да се промени в зависимост от продължителността на работния ви ден, сложността на задачите и скоростта на тяхното изпълнение.

Способност за приемане на грешки. Перфекционизмът пречи на нещата да се свършат. Затова се тревожете не толкова за съвършенството на работата си, колкото за нейното завършване. Придържайте се към правилото за „лоша първа чернова“на писателката Ан Ламот.

Тя е убедена, че единственият начин да започнеш да пишеш добре (и изобщо да започнеш да го правиш) е да скицираш слаба и безполезна чернова. След известно време ще се върнете към резултата и ще го полирате.

Работа в режим на несигурност. Страховете и трудностите често ще ви преследват. Ето защо е много полезно да се научите как да работите в състояние на тази несигурност: да държите себе си под контрол, да не се криете от задачи и вътрешни преживявания и да не се оплаквате.

За да направите това, всеки път, когато забележите нещо подобно зад себе си, оставете всичко настрана и се опитайте да почувствате състоянието си. Приеми го. Обърнете внимание на физическите си усещания. Уверете се, че несигурността и дискомфортът са наред. Научете се да оценявате моментите такива, каквито са.

Способност да се види голямата картина. Едно е да си изцяло съсредоточен върху една задача, а съвсем друго е да можеш да разгледаш ситуацията като цяло. Общ анализ на ситуацията трябва да се извърши сутрин и вечер, както и няколко пъти през деня - в случай, че трябва да коригирате плана за действие.

Всички ние понякога сме разсеяни, прекъснати и изправени пред непредвидени трудности. За да останете продуктивни, трябва да се научите да променяте фокуса, когато е необходимо.

Способност за отговорност. На първо място, това означава да не обвинявате други хора за всички трудности, пред които сте изправени по пътя към постигането на целта си. Поемете пълната отговорност за вашата част от работата.

Бъдете лидер – проявете инициатива, следете успеха на целия екип, дори и да сте обикновен подчинен в него.

Отворена комуникация. Такава, че всеки ясно да разбира своите отговорности и граници, както и последствията от неспазване. Това ще помогне да се създаде структура, в която всеки участващ може да работи по-лесно и по-ефективно. Опитайте се да се отнасяте към хората искрено и положително, въпреки всичките им недостатъци.

Способност за планиране. Изобилието от задачи в дневника по никакъв начин не допринася за постигането на целта. Вместо това е най-добре да направите минимален списък, като отговаряте на прости въпроси. Как да започнем деня за изпълнение на важни задачи? Как да бягате спринтове, така че никой да не ви разсейва? За какво трябва да поемете отговорност? Кога си струва да си вземете пощата? В колко часа трябва да насрочвам срещи? Как ще оцените деня си?

Отговорите ще ви помогнат да планирате деня си. Не се стреми той да бъде идеален. Като анализирате случващото се, с течение на времето ще намерите най-добрия вариант.

Откъде да започнем подобряването

Направете прост план. Изобщо не е необходимо да се опитвате да овладеете всички липсващи умения наведнъж. Като за начало, най-добре е да се съсредоточите върху първите четири, които ще практикувате ежедневно:

• Приоритизиране и дефиниране на задачите за деня.
• Спринтова работа.
• Медитация – когато чувствате страх, несигурност или несигурност.
• Анализ в края на деня и ревизия на плана.

Отбележете какво и как ще правите. Покажете получения план на някой, когото познавате, и му докладвайте всеки ден в продължение на една седмица. Обещавайте всяка седмица да споделяте вашите успехи, предизвикателства и как ще се подготвите за началото на нов седемдневен период.

Отделете 10 минути всяка вечер, за да прегледате как е минал денят ви и дали сте изпълнили всички точки от плана си. Запишете какво се е случило, какво е предотвратило, как можете да ускорите движението напред.

С течение на времето спринтовете, медитацията и други умения ще станат по-лесни за вас. След това започнете да изучавате нови и ефективни подходи, докато постепенно подобрявате системата си. Основното нещо е да не забравяте да практикувате.