Как ефективно да приложим системата GTD в живота

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

План стъпка по стъпка, следвайки който лесно можете да приложите тази техника за продуктивност в живота си, да зададете приоритети и винаги да можете да намирате време за важни неща.

Този материал е продължение на статията "". Първо, струва си да се запознаете с него, тъй като много от използваните понятия са обяснени подробно там.

Тази статия е ръководство стъпка по стъпка как да приложите GTD в реалния живот. Когато писах, се придържах към следните принципи:

• Универсалност. Идеите, описани тук, са универсални и с тяхна помощ всеки ще изгради за себе си GTD система, която ще работи точно с услугите, с които е свикнал.
• Простота. Системата трябва да бъде интуитивно лесна за използване. Трябва да се изразходват минимум време и енергия за въвеждане и обработка на информация, както и за планиране на следващите стъпки. Само тогава системата ще работи в дългосрочен план и дори след дълги паузи: например, ако отидете на почивка за един месец, след това, когато се върнете, ще можете да възстановите подхода си към управлението на бизнеса.
• Надеждност. Най-важното е да сте уверени във вашата система, а именно, че няма да забравите нищо планирано, тъй като ще видите напомняне в точния момент.
• Концентрация върху това, което е важно. Системата трябва да ви помогне да се съсредоточите както върху това, което правите в момента, така и върху онези неща, които са важни в дългосрочен план.
• удоволствие. Системата за управление на дела и задачи трябва да ви доставя удоволствие. Например, когато лежите на дивана след тежък работен ден с телефона в ръце, кръстосвате изпълнените задачи от списъка и получавате истинско удоволствие от това. Особено когато все още се визуализира от растежа на вашата графика за производителност.

5 основни етапа на системата GTD

Етап 1. Събиране на информация

Необходимо е да се съберат абсолютно всички случаи, дори и най-малките, тогава нашето съзнание ще бъде чисто и ще действаме възможно най-продуктивно.

Ето защо стандартните списъци със задачи не работят, защото повечето хора често записват само най-важните неща, а стотици задачи, които не са толкова важни, изобщо не се вземат предвид. Но точно такива малки задачи, редовно напомнящи за себе си, използват значителна част от ресурсите на мозъка и създават допълнителни преживявания, които водят до умора и стрес.

Един от важните принципи на системата GTD е напълно да разтоварите всички задачи от главата си и да ги поставите в надеждна система, която ще ви помогне да запомните важни неща в точния момент.

Също така трябва да имате предвид, че трябва да има минимален брой кошници за събиране на входяща информация. В идеалния случай, един. Тогава ще бъде най-лесно да се справите.

Етап 2. Обработка на информация

На този етап обработваме информацията, която е във входящата ни кутия.

Има три варианта как можем да продължим на този етап:

• Маркирайте задачата като „Действие“, като посочите следващата стъпка за нейното завършване и крайния срок. Можете да пропуснете указването на краен срок, ако все още нямате ясно разбиране кога трябва да завършите задачата.
• Преместете информацията в "Директорията", ако не трябва да правите нищо с нея, но може да ви бъде полезна в бъдеще.
• Изтрийте информацията, като определите, че е „Кошче“: тоест не е нужно да правите нищо с нея и няма да бъде полезна в бъдеще.

Етап 3. Организация на дейностите

Всички действия преминават през следващата фуния.

Филтър 1 - "Изрязване"

Задайте си въпроса: трябва ли наистина да направя това действие? Ако се съмнявате, изтрийте го.

Филтър 2 - "Делегиране"

Задайте си въпроса: ако това трябва да се направи, тогава наистина ли трябва да го направя лично? Ако не, ние делегираме и посочваме отговорното лице, крайния резултат, междинните етапи на контрол (възлови точки) и срока.

Ако действието трябва да се извърши от вас, преминете към следващия филтър.

Филтър 3 - "Действие"

Задайте си въпрос: това действие ще отнеме ли повече от 2-5 минути? Ако не, направете го сега и освободете главата си. Ако да, моля, регистрирайте се.

Действията в системата могат да бъдат от следните видове.

"Следните действия" - прости задачи, които се състоят от едно действие (обаждане, писане, отиване и т.н.). Например, действието „Смяна на зимни гуми на джанти“ще се състои от следните прости действия: обадете се и се регистрирайте за автосервиз, насрочете час в календара и шофирайте до автосервиз в точното време.

Удобно е такива действия да се събират в списъци според мястото и обстоятелствата (контекстуални списъци). Това може да бъде списъкът In Store, където изброявате всичко, което трябва да купите, когато сте в магазина, или списъкът In the Chair, където добавяте неща и задачи, които можете да правите вечер след работа на любимия си стол. Или списък с „въпроси за шефа“, където записвате всички въпроси, които имате за шефа си, за да можете след това да ги решите наведнъж.

Обикновено записвам всички подобни действия или в "Google Календар" (срещи и събития), или в Todoist, облачна услуга, където е удобно да организирате задачи.

"проекти" - задачи, които изискват повече от една стъпка за изпълнение. За да стартирате проекта, трябва да опишете първите стъпки за неговото изпълнение и да оставите напомняне за него в надеждна система. В резултат на това проектът се превръща във верига от прости действия, всяко от които може да се извърши в следващите пет минути и да се получи резултатът.

Публикувам проекти на Trello карти. Картата е идеален контейнер за проекти, където можете да поставите:

• описание и цел на проекта;
• връзки към други документи за проекта;
• имената на отговорните лица;
• краен срок;
• контролни списъци със следните стъпки;
• коментари по проекта;
• необходимите файлове и т.н.

Забавени действия … Ако не можем да планираме следващите действия без допълнителни събития или информация (например, чакаме приятел да изпрати телефонния номер на автосервиз, където е възможно изгодно да смените гумите), ние поставяме такива действия в „Отложени списък. По желание можете да зададете напомняне, за да проверите нещо.

Такива списъци със задачи могат също да бъдат структурирани като контекстуални списъци. Например, направете списък със задачи, които сте възложили на вашия асистент.

Списък "Някой ден" съдържа задачи, които не изискват активни действия сега, но които бихме искали да изпълним в бъдеще.

Не може да бъде:

• книги, видео обучения и курсове, които искате да закупите;
• полезни умения, които искате да овладеете;
• места, които искате да посетите;
• неща, които искате да купите.

Трябва периодично да разглеждате този списък, да си водите бележки и да ги превръщате в цели, към които ще работите.

Етап 4. Редовен преглед

За да работи системата, е необходимо редовно да преглеждате основните задачи и проекти, за да изтриете тези, които вече не са актуални, и да сортирате новите по приоритет и да ги изпратите на работа.

За да поддържате този преглед редовно, следвайте тези съвети:

• Оставете 30-60 минути в графика си за прегледа (първоначално веднъж седмично ще бъде достатъчно).
• Направете контролен списък или план за такъв преглед, къде е изписана последователността, какво следва след какво. Този план не трябва да е твърде сложен и прегледът не трябва да ви отнема твърде много време или просто няма да го правите редовно.

По-долу е даден пример за моя седмичен прегледен контролен списък. Направих го във формат на cheat sheet с последователност от действия, която изобразява услугите / документите, които разглеждам. Можете да го подредите с обикновен списък или да нарисувате диаграма, която е удобна за вас.

Печатайте четири от тези контролни списъци на месец. По време на седмичния преглед вземете един от тях в ръка и зачеркнете завършените елементи от списъка. Това просто упражнение ще ви мотивира да продължите да правите тези прегледи.

Етап 5. Действия

Когато планът за седмицата е съставен, остава да се действа. Избягвайте една от най-големите грешки в GTD за начинаещи, когато прекарвате твърде много време в организиране на задачи, вместо да ги изпълнявате.

Ето няколко съвета как да направите действията си по-ефективни.

1. Направете план за деня въз основа на плана за седмицата. Разделете деня си на блокове, като направите 2-3 блока за важни задачи и няколко блока за други задачи. Продължителността на блоковете е средно 60–120 минути. Вмъкнете свободно време между блоковете за непредвидени задачи.
2. Работете по системата Pomodoro, за това можете да зададете таймер на телефона си. Същността му е проста: на всеки 25-30 минути работа направете почивка за пет минути, а след третия работен блок - по-дълга почивка (15-30 минути). Общо са три блока по 30 минути, с паузи от пет минути, последвани от дълга почивка от 15-30 минути. Можете да правите 2-4 такива цикъла на ден, в зависимост от това колко често се разсейвате.
3. По време на блокове с важни неща, опитайте се да не се разсейвате от други хора и външни звуци (за това можете да включите специална музика за концентрация в слушалките).
4. Определете кога вашето енергийно ниво е най-високо (например от 7 до 9 сутринта) и през това време правете най-важните неща, които ви доближават до личните ви цели.
5. Не планирайте твърде много важни неща за деня: 1-3 са достатъчни. Важно е в края на деня, след като разгледате зачеркнатите задачи в плана си, да сте доволни и да направите същия реалистичен план за утрешния ден.