Управление на времето с прости думи. 11 причини да изхвърлите списъците си със задачи

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Не разбирам хората, които продължават да използват хартиени планери в 21-ви век! Не е удобно. Небрежно е. Това вреди на вашата ефективност. Под разфасовката - 11 доказателства за това.

Не разбирам хората, които продължават да използват хартиени планери в 21-ви век!

Не е удобно. Небрежно е. Това вреди на вашата ефективност.

Под разфасовката - 11 доказателства за това.

Какво ни предлагат електронните органайзери, което не е в тефтер?

1. Контексти

Контекстите са гръбнакът на системата за управление на времето GTD.

Какво представлява контекстът на задачата?

Контекстът е специално условие, при което може да се извърши действие.

• Можете да храните котката само у дома. Защото това е вашата котка. И той си е у дома.
• Можете да „купувате мляко“само в магазина. Във всеки. Но в магазина. Не в университета.
• „Да вземаш лекции от Вася“има два контекста наведнъж. "Университет" и "Вася".

Например този раздел съдържа моите домакински задължения:

А ето и служебните калъфи:

Имам и контекстите "купувам", "кола", "разходка", "навсякъде", "мама" и др.

Една задача може да има един, два или повече контекста.

2. Дърво на задачите

Има единични задачи като "поли цветята". И има задачи – част от проекта. Например проектът за смяна на маслото:

В този случай е полезно да видите дървото на задачите. По този начин не се губите в списъците със задачи, но винаги разбирате накъде отивате.

В електронен плановик една задача може да бъде в много от тези раздели. Ако щракна върху "Завършете задачата", тогава тя ще изчезне отвсякъде.

3. Напомняния

Да, в хартиен дневник можете да прикачите задача към определена дата. Но само един електронен плановик е в състояние да ви НАПОМИНА за идването на точното време. Освен това във формата, в който желаете:

• звук (на компютър и смартфон едновременно);
• чрез SMS;
• чрез имейл.

4. Мобилност

Кога електронните планери станаха наистина полезни?

Едва когато се научиха как да синхронизират нещата между компютър и смартфон.

Веднага се появи проста схема на работа:

• Сложни проекти, задачи с контексти, начална дата и приоритет - планираме на КОМПЮТЪР.
• Но ние тичаме, караме, изпълняваме задачи - на СМАРТФОН.

Планиращите вече имат мобилност. Където и да отидете, всичките ви задачи и проекти, цялата информация, от която се нуждаете, е на една ръка разстояние. И достъпно с три щраквания.

Може ли вашият тефтер да се похвали с това?

5. Циклични задачи

Всички имаме събития, които се повтарят от време на време. Например:

• Всеки пети ден от месеца плаща за интернет.
• Получавайте паричен превод всеки първи понеделник от месеца.
• Ходете на фитнес всеки вторник и четвъртък.
• Подновявайте хостинг всеки януари.

И най-простото е поздравления за вашия рожден ден и празници. Всеки ги има със сигурност!

Хората с хартиен дневник ръчно записват тези събития в графика си. Ужасно неудобно!

Електронният планер прави всичко сам:

Както можете да видите, можете да създадете повторение с всякаква сложност. Полезно е, че можете да зададете броя на повторенията, след което задачата ще изчезне. Например, ако са ви предписани 10 инжекции.

6. Архивиране

Лесно е да настроите резервно копие в програмата. Освен това ще се съхранява копие от дървото на задачите ви:

• на диск;
• в облака;
• на смартфон;
• на компютър.

Освен това копия на всички направени промени са на разположение за вас!

С други думи, никога няма да загубите задачите си.

Какво ще се случи с вас, ако загубите бележника си? Вий като вълк на луната? Имате ли нужда от него?

7. Работа в екип

Почти всички планиращи позволяват това.

• Възлагате задача на подчинен.
• Получавате задача.
• Вие обсъждате проблема в група (Wunderlist).

8. Търсене по задачи

Сериозен бизнесмен с недоумение рови в дневника си: „Някъде писах… някъде тук беше… за секунда…” Странна картина.

В електронен плановик това е изключено: търсенето е много по-лесно.

9. Прикачване на връзки и файлове

Толкова е удобно просто да посочите връзка или файл в бележките към дадена задача. Например упътвания за шофиране.

Дори не мога да си представя как да го направя на хартия.

В допълнение, Todoist Scheduler, например, ви позволява да записвате аудио бележки за дадена задача.

10. Цветово кодиране

Знам, че много хора използват различни цветове и шрифтове в своите тетрадки. Съгласен съм, удобно е.

Но защо да рисувате нещо на ръка, когато всичко това може да се направи със скриптове:

Ето как оцветих задачите си. Повярвайте ми, имаше много повече възможности за оцветяване.

И всичко това става без мое участие. Просто веднъж попитах как ще изглеждат:

• проекти;
• папки;
• текущи задачи;
• неактивни задачи;
• важни задачи;
• бързи задачи.

11. Други

Електрониката става все по-умна, идват нови технологии. Не е изненадващо, че всичко това е отразено в електронните планери. Вече е наличен или предстои да стане достъпен:

• използване на GPS-напомняния (смартфонът ви напомня да купувате мляко, когато минавате покрай магазина);
• интелигентно гласово въвеждане и гласово управление на задачи;
• системи за геймификация (Todoist, HabitRPG).

Трудно?

О хайде!

Не по-трудно от вашата микровълнова печка!

Просто трябва да седнете и да отделите един час от времето си. И промени живота си завинаги. За по-добро!

Резюме

Разбирам хората, на които им е трудно да изоставят стария проверен лист хартия – своя плановик за хартия. Но консервативното мислене не говори ли във вас? Съпротивлявате ли се на новите технологии? Прехвърляте ли върху себе си рутината, която автоматът трябва да прави?

Не разбирам хората, които продължават да използват хартиени планери в 21-ви век.

Пишете в коментарите

Имате ли различна гледна точка? Страхотно, пишете за това!