Как да направите това, което смятате за невъзможно

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Тайните на производителността на Скот Ханселман, един от най-известните програмисти на Microsoft.

Скот Ханселман е не само един от най-уважаваните уеб експерти на Microsoft в света. Той е страхотен оратор. В своя блог, подкаст и видеоклипове той говори за джаджи, ИТ и лична ефективност. Ето какво мисли Скот Ханселман за производителността.

Не се страхувайте да правите грешки

„Понякога е полезно да се направи грешка. Не се страхувайте да разчупите гората”дори е странно да чуете този съвет от такъв супер ефективен човек като Хензелман. На върха на кариерата си той изглежда е навреме за всичко: блогове и Twitter, запис на подкасти, редовни изказвания на конференции. През последните години той е съавтор на повече от половин дузина книги. Въпреки факта, че има жена и две деца.

Как го прави? Отговорът интересува не само вас. Мнозина са озадачени: „Скот, защо толкова забързана дейност? Спиш ли изобщо?" Хензелман отговаря: „Защото трябва да танцувам! Винаги, когато започна да мисля, че трябва да спра, си спомням този мем и това вдъхновено момче."

„Колкото по-малко правиш, толкова повече можеш да направиш. Това е типичен закон за мащабиране “, казва Хензелман. Мащабирането променя вашите граници чрез промяна на вашия подход към производителността.

Хензелман разкри тайните си за производителност в 42-минутен разговор. Всичките му съвети, от правилото с една буква до намирането на собствен Робърт Скобъл, са изпълними.

Според него той просто адаптира техниките за продуктивност на Дейвид Алън (Getting Things Done), Стивън Кови (""), JD Meier (Getting Results the Agile Way), Франческо Чирило (техника Pomodoro) и Katie Sierra.

Следва резюме на речта на Хензелман GOTO 2012 и резюме на презентацията му на Webstock 2014.

Потърсете предупредителни знаци за опасност

Не винаги беше трудно да останеш фокусиран. Интернет не винаги беше пълен със стотици страници прясно, все още непрочетено съдържание. Потокът от информация, който ви е разсейвал, не винаги е бил непрекъснат. Хензелман си спомня, че когато току-що се учеше да програмира, всичките му знания се съдържаха в две книги.

Скот Хенселман

В интернет се създават ексабайти информация, половината от които е боклук. Разсейващите неща изяждат една трета от деня. Претоварени сме, но си казваме, че можем да се справим с всичко, само трябва да работим до късно.

Спри се! Това е предупредителен знак за опасност. Ако се хванете да мислите, че трябва да останете до късно, за да наваксате графика си, имате проблем. Голям проблем и решението не е толкова просто като „Надявам се да изчистя всички задачи в моя списък със задачи“.

„Надеждата не е план“, казва Хензелман. "Надеждата чака, когато просто се движите по течението."

Разберете разликата между производителност и ефективност

И така, какво правите, когато видите знак, предупреждаващ за опасност? Хензелман има решение. Но преди да го разкрие, Скот дефинира и противопоставя производителността и ефективността.

• Производителността е свързана с постигането на цел. Важно е да решите какво да правите. Продуктивността е да изберете правилните цели и задачи и след това да ги постигнете.
• Ефективността е свързана с изпълнението на задачите по най-ергономичния, ориентиран към процеса начин.

Скот Хенселман

Производителността е да правиш правилното нещо. Ефективността е да правиш нещата правилно. С други думи, производителността означава избор на посока, а ефективността означава бързо движение в тази посока.

Когато разберете, че това са две различни неща, ще разберете колко мощни инструменти са те.

Определете какво означава работа

Хензелман също се фокусира върху триединството на описаното понятие „работа“.

1. Предварително определена работа е тази, която е планирана предварително.
2. Работата, която се появява, е тази, която ви отвлича от плана.
3. Определена работа е, когато седнете и помислите какво трябва да направите.

Според Хензелман е необходимо да се отдели повече време на третата точка. Колко често отделяте един час в графика си, за да обмислите внимателно какво да правите по-нататък? Вместо това, гледайки списъка със задачи, ние се паникьосваме, преоформяме списъка със задачи, надявайки се да закърпим дупките. Но всъщност списъкът само нараства от това.

Отделете време да помислите за следващата си работа. За професионалистите това отнема средно не повече от час на ден.

Прави, Хвърли, Делегирай, Забави

Хензелман изтъква друга техника на Алън от неговия прочут Getting Things Done: Do, Drop, Delegate, or Procrastinate.

Това е страхотно решение за имейл. Извършете задача от имейл, ако отнема минута и е насрочена. В противен случай го откажете, делегирайте или отложете – направете го по-късно или го делегирайте на някой друг.

„Не се страхувайте да разбиете гората“звучи неестествено. Всъщност този подход ви позволява да се съсредоточите по-добре върху работата, отколкото в ситуация, в която тежестта на отговорността постоянно оказва натиск върху психиката.

Да кажеш не е трудно. Но чувството за вина, свързано с думата „да“, е много по-лошо от дискомфорта от отказването. Навсякъде, включително в интернет, можете да контролирате и сортирате своите потоци от данни.

За да филтрирате информация и да планирате нещата, които трябва да направите, Хензелман препоръчва матрица за управление на времето.

	Спешно	Неспешни
Важно	аз Критични ситуации. Спешни проблеми. Проекти и задачи със срок.	II Установяване на връзки. Търсете нови възможности. Планиране. Възстановяване на силите.
Малко важно	III Извънредни разговори и телефонни обаждания. Някаква кореспонденция. Някои срещи. Рутинни дела.	IV Дребни неща, които губят време. Кореспонденция. Телефонни обаждания. Празно забавление.

Когато нещо е едновременно спешно и важно, например, жена ражда или се появи пристъп на апендицит, трябва да действате светкавично. Ако въпросът не е спешен и маловажен, по-добре е изобщо да не го правите. И, уви, често губим време за неща, които са спешни, но маловажни. Спешното действие е лош навик за много от нас.

Разбиране на имейла

Скот Ханзелман получава стотици имейли всеки ден и споделя подхода си към Inbox.

Приложете правилото с една буква

Промяната на настройките за входящи писма коренно променя подхода към работата с електронна поща. Създайте папка за писма, в която сте в копието, и отделна папка за съобщения, където сте единственият получател. Буквите, които попадат в първата папка, са априори маловажни.

Но какво ще стане, ако шефът ви изпрати копие от задачата и след това попита: „Защо не изпълнихте задачата ми?“Отговорът е прост: „Бях в копието, мислех, че просто ме информирате“. Шефът никога повече не би направил това.

Като архитект на общността в Microsoft, Hanselman използва друга папка в пощенската си кутия, External. „Това са хора, които не работят за компанията, но са важни за мен. Отговарям на всичките им имейли “, обясни Скот.

Не проверявайте пощата си сутрин или вечер

Просто е: отговорихте на писмото сутринта, получихте незабавен отговор, отговорихте отново … В резултат на това кореспонденцията, за която сте планирали да отделите по-малко от час, може да отнеме половин ден.

Скот Хенселман

Проверката на пощата си сутрин е като пътуване във времето. 9:00 - ставай, проверявай пощата си. Събудихме се – вече е вечеря, време е да ходим на лека закуска. И сега часовникът е вече 14:30, време е за работа… Как се случи това? Току-що отворихте своя имейл клиент сутринта.

Освен това, отговаряйки на имейли сутрин (или вечер), вие привиквате хората към това време. Отговаряйки веднъж на имейл в 2 часа сутринта, вие сте изградили репутация за писане на имейли в 2 часа сутринта и сигнализирате за навика си за спешност.

Проверете пощата си по обяд според ежедневието си и бъдете изумени колко много можете да свършите за един ден.

Намерете своя Робърт Скобъл

Не трябва да проверявате пощата си от време на време от страх да не пропуснете нещо. „Обикновено имам празна входяща кутия, но когато съм на почивка, може да има 500 имейла“, обяснява Хензелман.

Често на конференции можете да видите лектори, които, след като едва са завършили речта си, е по-вероятно да тичат до лаптопа си, за да погледнат в имейл акаунта си. Създава се впечатление, че тяхната работа е да изтриват писма навреме.

За да се изкорени този навик, Хензелман съветва да се използват така наречените доверени агрегатори. Това са колеги, които винаги са наясно с текущото състояние на нещата. В Microsoft това беше Робърт Скобъл.

Скот Хенселман

Абонирал съм се за хиляди блогове. Но защо? Кой е най-добрият читател на блогове в света? Робърт Скобъл! За себе си реших: не съм Скобъл, четенето на толкова много блогове е неестествено. И знаеш ли какво направих? Започнах да чета блога му. От хилядите блогове, които съм следвал, съм оставил пет, които ми служат като агрегатор на новини. Това е същото като да гледате всички новинарски емисии през деня или просто да гледате финалната програма вечер.

Намерете своя „доверен агрегатор“в компанията. За да направите това, просто се запитайте кой е човекът, който винаги е наясно какво се случва и с готовност ще го сподели с вас?

Останете в потока

Каквото и важно да се случва в света и в живота ви, вие със сигурност ще знаете за него. Ако се случи следващия 11 септември, ще бъдете информирани.

Затова опитайте като в пашкул. Не позволявайте на вниманието ви да блуждае, като натискате Alt + Tab в Gmail през цялото време.

Запазване на натискания на клавиши

Следвайки примера на журналиста и евангелист на Microsoft Джон Адела, Хензелман призовава за „спастяване на удари на клавиатурата“. Следващият пример ще обясни какво означава това.

Скот Хенселман

Ако Брайън ми изпрати писмо с наистина интересен въпрос за ASP. NET и аз отговарям дълго и вдъхновено (пет параграфа с примери за код и т.н.), тогава не просто му давам подробен писмен отговор, който е решил проблема му, давам му 10 хиляди техните натискания на клавиши. Но животът е кратък, броят на такива щракания е ограничен - никога няма да ги върна, просто ги дадох на Брайън. В същото време дори не знам дали той ще прочете съобщението ми. Как тогава да бъде? Как да не харчите, а да умножавате натисканията си на клавиши? Пиша публикация в блога и изпращам на Брайън връзката. Тогава кликванията ми ще се умножат дори след като умра – всеки път, когато някой види страницата ми в блога.

Пишете кратки букви: три до четири изречения. Всичко по-дълго трябва да бъде в блог, Уикипедия, често задавани въпроси, база знания или друг документ. Имейлът не е място за съхранение на знания; вашите натискания на клавиши умират там.

Разберете входящата кутия в живота си

Сортирането означава отделяне, пресяване или отрязване на нещо.

Непрекъснат поток от информация отива не само към имейла ви, но и към условната входяща кутия в живота ви. Известия за съобщения в социалните медии, за пускането на нов епизод от любимия ви сериал и други подобни - ние отделяме време на всички тези малки събития. Това означава, че те също трябва да бъдат сортирани.

Хензелман предлага малко ужасяваща аналогия: имаше спешна ситуация на паркинга, много хора бяха ранени. Трябва да действаме! Вашата задача е да поставите етикет на пръста на всеки: мъртъв или жив и как трябва да се отнасяме с тях. С Inbox ние винаги сме хуманни в живота си: поставяме превръзки на болен от рак, докато някой друг е на път да загуби ръка. Правим неща, които губят време, но нямат стойност.

Сортирайте потоците от информационен шум (Twitter, Facebook, имейл, SMS, мигновени съобщения и др.) в зависимост от стойността. Ако нещо може да бъде безопасно изхвърлено, направете го.

Отървете се от ненужния психически стрес

Представете си, че се абонирате за Netflix, щастливи, че можете да гледате втория сезон на House of Cards, когато пожелаете. Например тази вечер, след като сложите децата да спят.

Истината е, че когато сте се регистрирали, сте се отказали от проактивно поведение. Вече не решавате какво и кога да правите. Натисканията и различните абонаменти ви подлагат на външни обстоятелства и ви принуждават да изпълнявате задачи отвън. Има ли нов епизод? Трябва да гледате - не изчезвайте същия абонамент!

Всичко това оказва натиск върху психиката. Вие носите ненужна психическа тежест, която запушва ума ви и пречи на производителността.

Оставете петък да помисли

Докато мислите за предстоящите неща, винаги си задавайте въпроса: Кои три неща мога да направя днес, кое тази седмица и кое тази година? Това е така нареченото правило на тримата. Хензелман го получи от своя колега програмен мениджър на Microsoft Джей Дий Майер.

Напишете три задачи за днес, за седмицата и за годината.

В понеделник, в началото на нова седмица, ще имате ясна представа за следващите дни. В петък трябва да спрете, да погледнете назад към изминалата работна седмица и да помислите. Запитайте се: „Успешна ли беше седмицата? Можех ли да направя нещо различно? Какво мога да променя? Важно е да завършвате всеки ден, без да се чувствате виновни за загубеното време.

Опитайте техниката Pomodoro

Тази техника за управление на времето е предложена от Франческо Чирило в края на 80-те години. Въпросът е да се съсредоточите върху задачата за 25 минути и след това да направите кратка почивка.

Hanselman препоръчва тази техника. В същото време той съветва да проследите всички разсейвания, които са възникнали за вас за 25 минути. Отбележете в бележника си, когато мислите за външен човек (вътрешно разсейване) или някой, като колега, ви е разсеял (външни фактори).

Първо ще имате около шест разсейвания, след това едно и след това те изчезват. В резултат на това ще измервате производителността си с броя на „домати“, извършени на ден.

Осъзнайте, че заетостта е форма на мързел

Тимъти Ферис

Да бъдеш зает е форма на мързел, мързеливо мислене и безразборни действия.

Зает, продуктивен. Някои лудо заети хора ще бъдат изненадани, но да бъдеш креативен и да създаваш нещо е обратното на просто да се мотаеш.

Хензелман дава следния пример: човек активно "туитва" - изглежда е много зает и след това изчезва за месец, когато се появи наистина значим проект. Когато си зает, просто няма време за Twitter и други глупости.

Приемете го за даденост: многозадачността е мит

Според Хензелман оптималният брой задачи наведнъж е една. Ако си мислите, че можете да се справите с много задачи едновременно, грешите.

- това е просто превключване между задачи, изискващо промяна на контекста. Нека обясним с пример. Случвало ли ви се е това: работите върху нещо и изведнъж телефонът звъни? Ти си ядосан. Това е баща ти, но все още си ядосан, защото ти се обажда на работа в три часа следобед, когато си напълно съсредоточен. Вдигате телефона и казвате нещо от рода на "Съжалявам, но май работя тук…" След това сте тъжен още 10-15 минути. След това трябва да се върнете на работа: "И така, какво си мислех там?"

Превключването на контекста не работи. Има обаче приемлива многозадачност. Неща, които можете да правите едновременно:

1. Разходете се и дъвчете дъвка.
2. Тренирайте и слушайте подкасти.
3. Карайте и слушайте гласова поща.
4. Карайте до работа и четете (в градския транспорт).
5. Карайте на работа и мислете.
6. Използвайте добре времето за престой.

Отървете се от психическия шум

Кристофър Хокинс

Ако нещо не ми помага да печеля пари, не подобрява живота ми по някакъв начин, това е умствен шум, който трябва да бъде премахнат.

Хензелман съветва да промените първата част от този цитат от Кристофър Хокинс.„Ако това не ми помогне да разширя бизнеса си (да изплащам ипотеката си, да прекарвам време със семейството си – заместете това, което е основната ви цел), това е умствен шум.“

За Скот този приоритет е семейството: „Всичко, което правя, всяко решение, което вземам, е с цел бързо да се върна у дома при децата“.

Домашна работа

Речта на Хензелман завършва със следното домашно:

1. Сортирайте потоците си от информация.
2. Планирайте работни спринтове.
3. Премахнете разсейващите фактори.
4. Помислете: като работите с вашата житейска входяща кутия, ефективни ли сте или продуктивни?
5. Помислете за вашия личен списък с инструменти.

Обърнете внимание, че Хензелман не каза нито дума за Evernote или други системи. „Можете да отделите повече време в четене на книги за продуктивност и изграждане на система, въпреки че може би всичко, от което се нуждаете, е списък със задачи.“Може би просто трябва да разберете разликата между това, когато сте „заети“и когато вършите желаната работа.