7 лайфхака за тези, които искат да изпълняват 100 задачи на ден

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Предприемачът Тони Стъбълбайн разказва за подхода си към управлението на списъка със задачи, с който изпълнява 100 задачи на ден.

Адвокатите в Съединените щати издават фактури на клиенти за всеки шест минути от тяхната работа. Това означава, че те трябва да разберат какви точно полезни неща са направени за толкова кратък период от време. Подробният подход към проследяването на задачите води до повишена производителност и ние можем да го приемем.

Проблемът с повечето списъци със задачи е, че те ви насърчават да трупате задачи, които не са завършени. Но недовършената работа се превръща в източник на постоянна вина и протакане.

Вместо това можете да използвате алтернативна система, която се фокусира върху проследяването на това, което правите и какво вече сте направили. Тя се основава не на вина, а на гордост. И ето предимствата на подробния списък със задачи:

• Няма да отлагате, защото знаете каква задача трябва да се свърши по-нататък.
• Когато имате нужда от почивка, можете да си водите бележки в списъка със задачи. Това ще ви разсее, но ще бъде по-лесно да се върнете на работа по-късно.
• Отношението ви към себе си ще се промени. Като изпълнявате 100 задачи на ден, ще бъдете доволни от вашата производителност.
• Такъв списък помага да се влезе в състоянието на потока.
• Вълнението се включва: има желание да затворите възможно най-много задачи в рамките на един час.
• До края на деня ще имате от 40 до 120 изпълнени задачи.

Тази система работи най-добре с обикновен текстов файл и приложения, или. Не работи толкова добре с Trello, Todoist, Things и повечето други услуги за списъци със задачи.

1. Работете с облачно хранилище

Използването на списъка със задачи е навик. Това означава, че винаги трябва да имате достъп до него. Ето защо е най-добре да поддържате и съхранявате списъка си в облака.

Всички приложения, които препоръчах по-горе, правят това автоматично.

Свикнал съм да работя с обикновен текстов файл todo.txt, който съхранявам в Dropbox, така че мога да работя с него по всяко време и навсякъде. Всеки ден просто добавям нов списък над стария. Моят todo.txt включва няколко години изпълнени задачи.

2. Научете бързи клавиши

Всички програмисти знаят, че ако никога не сваляте ръцете си от клавиатурата, работата ви ще бъде по-продуктивна. Това важи за хора от различни професии, но най-често програмистите постоянно използват бързи клавиши.

Всеки път, когато посегнете към мишката, излизате от състоянието на поток.

Бързите клавиши са полезни при работа със списък със задачи. Най-често срещаната опция е да натиснете Alt + Tab, за да отидете на списъка със задачи, да маркирате задачата, която току-що сте изпълнили, да запишете една или две нови задачи и да натиснете Alt + Tab, за да се върнете към работата.

Но можете да го направите още по-бързо, а клавишните комбинации в приложенията ще помогнат за това. Ето тези, които препоръчвам:

• Запомнете млякото: "i" за избор, "c" за изпълнение на задачата.
• OmniFocus: ⌘N, за да създадете нова задача и натиснете клавиша за интервал, за да я завършите.
• Evernote: ⌘ + Shift + T, за да създадете нова задача. Няма клавишни комбинации за завършване.
• Wunderlist: Tab + стрелки, за да изберете нова задача, ⌘D, за да я завършите.

Текстовите файлове са малко по-сложни. Използвам "_", за да избера задача и "×", за да я отбележа завършена, така че списъкът ми със задачи обикновено изглежда така:

Текстовите файлове са най-добрият вариант за напреднали потребители, които са удобни да работят с макроси. В много редактори, например в Sublime, е възможно самостоятелно да дефинирате макроси и да персонализирате клавишните комбинации.

3. Проследявайте всички задачи, дори и най-малките

Същността на алтернативния подход е да се разбият задачите на малки, лесно изпълними елементи. Това е много подобно на следващата стъпка в GTD.

Задачи като „Напишете публикация в блог“са твърде големи за изпълнение наведнъж. Може да ви отнеме час, за да напишете публикация, ако не и повече. Вместо това започнете със задачата Отвори текстов редактор. Това е всичко, просто отворете своя текстов редактор. Това е първата стъпка от задачата, която трябва да изпълните.

Например, така изглеждаше списъкът ми със задачи, когато написах този текст:

× започнете да пишете за форматите на списъка със задачи [12:31]

× wunderlist [12:48]

× неща [12:48]

× todoist [12:48]

× омнифокус [12:48]

× помни млякото [12:48]

× отговор на въпроси [14:26]

× препоръчвам: текстов файл, RTM, OmniFocus, Evernote [14:26]

× връщане към писане [14:59]

× пренаписване на въведение [14:59]

× списък с предимства [14:59]

× добавете същност [14:59]

× добавяне на технологична секция [15:00]

× добавете раздел за задачи в движение [15:01]

_ поставете текущото състояние на списъка със задачи в Gist

И сега има 15 готови задачи. Трябваше да прекъсна, така че в списъка има две задачи за отваряне на публикация в текстов редактор.

Обемът на свършената работа винаги е въпрос на гордост. Правенето на малки стъпки помага за поддържане на вниманието и избягване на отлагане, така че винаги знам какво да правя по-нататък и не се страхувам, че ще бъде трудно.

4. Добавете задачи в движение

Стандартният начин да използвате списък със задачи е да добавите много, много неща, които ще постигнете за един ден, след което да го погледнете и да си помислите, че определено няма да завършите толкова много неща. И започваш да се забъркваш.

Когато имате твърде много възможности, това ви изнервя и се отразява негативно на производителността.

Според алтернативната система просто добавяте една, максимум две задачи и посочвате приблизителното време, когато планирате да започнете работа.

5. Маркирайте изпълнените задачи

Винаги отбелязвайте крайния час на дадена задача.

Не забравяйте, че Milk и Wunderlist правят това автоматично. Ако използвате OmniFocus, отидете на Предпочитания: Изглед → Показване на опциите за изглед → Персонализирани колони → Дата на завършване.

Ако знаете как да работите с макроси, можете да програмирате инсталирането на времеви печат. Ето защо все още използвам Vim: моят макрос автоматично добавя времева марка в края на всеки ред.

Друг начин да направите това е да зададете ръчно часа. Не е необходимо за всяка задача, достатъчно е да се регистрирате веднъж на час.

Смисълът на времевите печати е, че те ви помагат да видите колко фокусирани сте били през последния час.

В края на деня ще можете да прецените как сте концентрирани. В добър ден ще изпълните 80 задачи. На отличен - 120. В най-вдъхновения ден успях да направя 250.

6. Мамят

Тази система включва способността да изневерявате малко. Ще се изкушите да си поставите много малки задачи, за да можете в края на деня да видите много изпълнени задачи със спокойствие.

Колкото по-лесна е задачата, толкова по-вероятно е да я завършите. Но изпълнените задачи ви карат да продължите да работите.

7. Хванете "потока"

Понякога можете да изпълните няколко задачи, без да ги записвате в списъка си със задачи. След това ги добавете по-късно, когато отворите раздела със списък.

Дългият списък поражда гордост. Често добавям задачи след факта. Първата задача в моя списък със задачи днес беше Разходете кучето в парка. Това се случи час преди да включа компютъра си, но имах нужда от малко побутване, за да започна.

И обратно, когато се почувствате заседнали, превключете към списъка си със задачи и се уверете, че имате малко следващо действие.

Целта на подхода на алтернативния списък със задачи е да влезете в състояние на поток, което е по-лесно за изпълнение, ако изпълнявате задачи една по една.