Ръководство за начинаещи за GTD

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Техниката за управление на времето GTD ви помага да организирате и проследявате задачите, да извадите цялата информация от главата си и да започнете да предприемате действия.

Какво е GTD

Мозъкът ни лесно измисля нови идеи, но запомнянето им е много по-трудно за него. Например, той си спомня, че трябва да купите подаръка за рождения ден на майка си следващата седмица. Вместо да ви напомня за това, когато минавате покрай любимия й магазин, мозъкът ви просто ще ви накара да се почувствате, сякаш е трябвало да купите нещо.

GTD (Getting Things Done) е техника, която помага да превърнете неясни идеи, импулси, прозрения и нощни размисли в действие. Когато се научите да разчитате на тази система, мозъкът ви няма да задържи цялата информация. Това ще намали стреса и ще имате сили за по-продуктивни дейности.

Как работи тази техника

GTD се основава на списъчна система, с която организирате всичко, което ви хрумне. За да го приложите в живота си, трябва да записвате и обработвате входящата информация. Освен това ще трябва да създадете такива списъци: „Входящи“, „Следващи действия“, „Списък на чакащи“, „Проекти“и „Някой ден“. Всичко, което изисква вашето внимание, първо ще отиде във "Входящата кутия", а след това ще отиде в един от другите списъци.

1. Колекция

Съберете цялата информация, която се нуждае от вашето внимание, от писмата, на които трябва да отговорите, до гениалните идеи, които ви идват на ум, докато се къпете. Мястото за събиране може да бъде хартиена тетрадка, прикачен файл или имейл, на който ще изпращате писма до себе си.

Когато за първи път сте започнали да използвате GTD техниката, опитайте се да освободите главата си от цялата натрупана информация. Запишете всичко, което имате нужда или искате да направите, всичко, което ви е занимавало през последните няколко дни или седмици, пречи на концентрацията ви или е било запомнено в неподходящ момент.

2. Обработка

Помислете за натрупаната информация. Това е основното правило на цялата система. Правете това редовно, за да не събирате твърде много от него. За да обработите информация, задайте си поредица от въпроси.

• Разрешимо ли е? Питате се дали може да се направи нещо, за да се премахне този елемент от списъка. Ако не, изтрийте го или го преместете в списъка Някой ден. Запазете полезна информация, с която не е нужно да правите нищо, като например рецепта или интересна статия, на отделно място. Неща, които искате да правите в далечно бъдеще (научете японски, напишете книга), ги преместете в списъка „Някой ден“, за да не се класират сред „Следващи действия“.
• Възможно ли е да завършите дело в една стъпка? В GTD всичко, което изисква повече от една стъпка, се нарича проект. Ако имате няколко свързани задачи във входящата си поща, създайте отделен проект за тях. Добавете името му към списъка си с проекти и изберете едно действие, което да добавите към „Напред“.
• Ще отнеме ли повече от две минути? Ако не, направете го веднага. Това е по-бързо, отколкото да го добавите към следващия си списък със задачи или да го делегирате на някой друг. Ако е необходимо повече време за изпълнение на задачата, помислете дали само вие можете да я изпълните, или можете да я делегирате на някого.
• Мога ли да го делегирам на някого? Ако е така, делегирайте. Когато трябва да проследите напредъка, преместете елемента в „Списък с чакащи“. Ако не можете да делегирате задача, добавете я в календара си или в списъка „Напред“.
• Има ли конкретен срок? Ако е така, добавете това към вашия календар. Не пишете всичко, което искате да направите за един ден. Въведете само това, което трябва да се направи: посещение при зъболекар, среща, полет. Ако няма конкретен краен срок, преместете случая към Следващи стъпки.

3. Организация

Сортирайте всичко на място: в един от петте списъка, в папка с полезна информация за бъдещето, в календара си или в кошчето.

Добавете към „Списъка на чакащите“всички случаи, които са спрели по някаква причина. Например, когато не можете да продължите, докато не получите отговор на имейла си, или когато чакате доставка. Не забравяйте да включите датата до всеки елемент.

Следващите стъпки трябва да имат задачи, които трябва да бъдат изпълнени възможно най-бързо. Формулирайте ги като осъществими физически действия, така че ще бъде по-лесно да се заемете с работата. Например, по-добре е да запишете „обадете се на Лена и я уговорете да седне с детето в четвъртък вечерта“, отколкото „да уредите някой да седне с детето“, въпреки че по същество това е едно и също нещо.

В идеалния случай трябва да добавите контекстен маркер към всеки елемент в "Напред". Той ще ви каже къде трябва да бъдете, с кого, какво трябва да вземете със себе си. Например, можете да имате етикети "пазаруване", "на работа", "с деца", "телефон", "компютър". Можете също да посочите колко време имате за този случай или какъв приоритет има той. След това, ако е необходимо, можете бързо да сортирате всички случаи по етикети.

4. Преглед

Не забравяйте да проверявате всички списъци веднъж седмично. Колкото по-дълго оставяте нещата във входящата поща, толкова по-трудно ще бъде да се справите с тях по-късно.

• За всеки проект трябва да се дефинира едно следващо действие.
• Всеки елемент от „Напред“трябва да е нещо, което искате да направите през следващата седмица. Преместете всички ненужни неща в списъка „Някой ден“или ги изтрийте напълно.
• От време на време се опитвайте да преместите нещо от списъка „Някой ден“в „Следващи стъпки“.

5. Изпълнение

Поемам инициатива! Ако сте организирали системата си правилно, това ще бъде най-лесната стъпка. Като повтаряте редовно първите четири стъпки, ще бъдете напълно уверени, че всички неща в списъка са необходими, за да постигнете напредък и да се доближите до целите си.