Защо GTD системите често се отказват?

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:48

© снимка

Ако използвате това, което смятате, че е най-добрата GTD система, но не виждате резултатите, малко вероятно е проблемът да е в системата, а по-скоро проблемът с убеждението, че перфектно структуриран списък със задачи ще ви позволи да правите 10 пъти повече работа от вашите колеги. Никой метод за повишаване на производителността не е ефективен за вас, докато не започнете да мислите реалистично. Ще говорим за това в статията.

Невъзможно е да се направи "всичко" за един ден

Всеки ден имате много неща, които абсолютно трябва да направите днес. Изглежда разбирате, че е невъзможно да направите всичко наведнъж, но въпреки това със завидна упоритост се опитвате да докажете обратното, което в крайна сметка води до усещането, че цял ден се въртите като катерица в колело, но вие не са имали време да направят нищо. Избягването на това чувство е лесно – трябва да дадете приоритет. Решете какво наистина трябва да направите днес и какво може да изчака до утре. След като изпълните малък списък със задачи за един ден, ще почувствате напредък, което означава, че на следващия ден ще се заемете с работата с голям ентусиазъм.

Вероятно вече сте си помислили, че всъщност е трудно да се даде приоритет. Не винаги е възможно да се разбере кой бизнес е по-важен днес. В своя видео блог известният блогър Зе Франк дава следния съвет: напишете списък с всички неща, които трябва да бъдат завършени, след което започнете да четете списъка от края, слушайки вътрешните си чувства. Ако разберете, че тази точка е наистина важна, оставете я; ако има и най-малко съмнение, безмилостно я зачеркнете. Започнете останалите задачи от първата в списъка.

Не забравяйте, че има 24 часа в денонощието, вие сте ограничени от това време. След като сте планирали твърде много, до вечерта ще бъдете разочаровани, че отново не сте имали време. Напротив, по-добре е да си поставите твърде проста цел, с която определено ще се справите. И след това направете допълнителна работа. В края на деня ще се почувствате като победител, защото освен нужните неща, успяхте да направите още нещо.

Забравете многозадачността и се съсредоточете върху едно нещо

Много е трудно за човек да изпълнява много задачи, но въпреки това много хора обичат да го правят, защото така се чувстват по-активни и продуктивни. На всеки пет минути може да прекъснем някои дейности, за да отговорим по телефона или по имейл. Многозадачността силно разсейва вниманието ни и ето защо: всеки път, превключвайки вниманието си от една задача към друга, след това болезнено ще се върнете към първата, като си спомняте къде сте спрели.

В идеалния свят бихме могли напълно да изоставим многозадачността, но в реалния свят все още възникват ситуации, когато е невъзможно да го избегнем. В този случай си струва да направите компромис, като използвате, например, техниката на „планиране на домати“, когато се фокусирате изключително върху една задача за 25 минути, като не позволявате да се разсейвате.

Работете върху една задача и след 25 минути преразгледайте списъка и изберете следващата, която в момента изисква вашето незабавно внимание. Това ще ви позволи да изпълнявате няколко задачи, но да останете фокусирани върху задачата.

Избирайте и прилагайте съветите за производителност разумно

Има много статии, написани на тема производителност и ефективност, нови техники и хакове се появяват безкрайно, но нито една от тях няма да ви помогне, освен ако не решите проблемите, описани по-горе. И дори след като ги решите, трябва да се научите как правилно и на място да прилагате системата GTD.

Както вече споменахме в една от нашите публикации, ако това, което правите, е важно за вас, нямате нужда от системи, списъци и напомняния. Няма да ви е трудно да имате предвид какво трябва да направите. Ако проблемът, който решавате, е глобален, тогава вероятно ще го разделите на части, като напишете списък със задачи, но го направете без да се замисляте: „О, аз използвам GTD!“И така, за какво са GTD системите и други съвети за производителност? За да вършите рутинни и скучни неща навреме: плащане на сметки, обаждания, отчитане. Това с цялата си душа мечтаете да отложите за "утре", което никога няма да дойде.

Въпреки това, всяка система за производителност не трябва да се прилага на сляпо, първо трябва да помислите как можете да я „наточите“за себе си, за да извлечете максимума от нея. Системите GTD не са магическа пръчка, която трябва да се прилага при стриктно спазване на инструкциите, те са инструмент, който трябва да бъде прецизно настроен, като научите за себе си и начина, по който работите, за да се чувствате удовлетворени в края на деня.