7 съвета за Gmail от бивш служител на Google

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Ако стотици входящи имейли и постоянни разсейвания за проверка на пощата ви не ви позволяват да се съсредоточите върху основната си дейност, тогава тази статия е за вас. Рудолф Дутел, бивш служител на Google, обясни как да работим правилно с Gmail без главоболие.

През 2011 г. Рудолф Дутел пое работа в Google. „Първият ми ден в офиса на Google беше като пристигането на Хари Потър в Хогуортс: много си притеснен, като ученик на първа среща и не е ясно какво да правиш“, спомня си Рудолф. „Затова се радвах на всяка поверена ми работа и на възможността да науча нещо ново в процеса.”

През следващите две години му е предопределено да се ангажира тясно с обучението на служители на компанията за работа с пощенската услуга Gmail, както и с нейните корпоративни продажби.

Дютел вече не е член на Google; той вече е служител на Buffer и основател на проекта Remotive, електронно седмично списание за отдалечени работници. Въпреки това, той все още използва някои от триковете, на които е научил бившите си колеги.

Как да обучите имейла си: 7 убийствени съвета за работа с Gmail

Понякога отварянето на вашата пощенска кутия в понеделник сутрин е откровение. Изглежда физически невъзможно да се подреди безкрайния поток от писма.

Електронната поща днес не се използва освен в отдалечените села, където няма електричество или клетъчни кули. Според изследване на McKinsey Global Institute, ние прекарваме средно една трета от работния си ден в отговор на имейли.

Средно квалифицираният работник прекарва до 28% от полезното си време за анализ на имейли. Това е около 13 часа седмично.

Разбира се, не искам да се съглася с такава тъжна статистика. Освен това всеки иска да прекара времето си за нещо по-полезно. За тази цел Дутел прекара много време в тестване на възможностите на Gmail, помощните програми и услугите, като изтъкна седемте най-полезни според него за ежедневна употреба. Може би работната кореспонденция не е толкова дълъг бизнес.

1. Използвайте бутона "Отказ на изпращане"

Забелязали ли сте някога няколко досадни правописни грешки в писмото си, след като щракнете върху „Изпращане“? Сигурен съм, че да.

Оттук нататък няма от какво повече да се страхувате: имате функцията да отмените изпращането, използването на която е строга предпоставка за тези, които са решили сериозно да се заемат с управлението на ценното работно време.

Можете да активирате функцията, като отидете в менюто и поставите отметка пред съответната функция: „Настройки“→ „Общи“→ „Отказ на изпращане“. По избор периодът за отмяна може да бъде настроен на 10, 20 или 30 секунди.

Опитайте сами, на мен лично ми хареса!

2. Прилагайте шаблони, за да спестите време

Пишем огромен брой букви от един и същи тип, подобни едно на друго като две капки вода. Понякога вземаме за основа за нови писма онези, които вече сме писали на други хора. Например за продавачите това е удобно и може значително да спести време.

Така че защо да не подготвите няколко шаблона за този вид съобщение, вместо да пренаписвате едно и също нещо отново и отново? В крайна сметка, замяната на няколко думи и фрази е много по-лесна, отколкото да пишете наново. Основното нещо е да не забравите да го препрочетете по-късно.

Подгответе и запазете някои шаблонни отговори, които можете да използвате по-късно, ако е необходимо.

За да активирате функцията "Шаблони за отговори", отидете в раздела "Лаборатория" в менюто с настройки.

Благодарение на тази невероятно полезна функция, Рудолф и неговият брат успяха ръчно да изпратят своите данни за контакт до първите 1500 абонати на Remotive в стандартно писмо.

3. Използвайте функцията за офлайн достъп

Друг трик, който научихме от Dutel, е как да продължим да работим с Gmail без достъп до интернет.

Може би някои от вас обичат да се откъснат от другите за известно време, за да се посветят напълно на творчески задачи. В повечето случаи обаче просто не можете без папката „Входяща кутия“, където например сте изпуснали техническата задача. Как да бъде?

За всички пътувания с влак, случаи с платен или ограничен достъп до Wi-Fi мрежата и други непредвидени обстоятелства можете да използвате функцията „Офлайн“. Позволява ви да четете, отговаряте, търсите и архивирате имейли без достъп до интернет.

Това наистина е много удобно, тъй като този режим ви позволява да работите не само с поща, но и с Google Drive и Google Docs.

4. Нямате време? Пауза

Понякога входящите съобщения просто попадат в кутията едно след друго, което дразни и отвлича вниманието от работата, върху която сме фокусирани. Едно, две, четири, десет нови букви… Ами ако има нещо важно?

Най-доброто решение на този проблем, според Dutel, е функцията Inbox Pause. Значението на тази функция е много просто: спирате потока от входяща кореспонденция, ако сте заети с нещо важно, и когато се освободите от бремето на грижите и календара, пълен със събития, се връщате към тях, сякаш сте ги получили в същата секунда, като отидете на страницата с раздела за поща.

5. Отпишете се от ненужни пощенски списъци

Случва се така, че е трудно напълно да се отървете от всички видове писма, влизащи във вашата служебна входяща поща. Как да се отървете от тези, които изобщо не са ви интересни?

Вижте Unroll.me, помощна програма, която може да ви помогне да организирате имейлите си по възможно най-добрия начин за минути. След като се регистрирате за услугата, отворете пощенския списък, за който сте се абонирали. След това се отпишете от ненужните.

6. Включете потвърждаването в 2 стъпки

Изглежда, че Gmail знае почти всичко за нас: с кого общуваме, какви снимки търсим при търсенето, какво съхраняваме в „Документите“. Можем да кажем, че това е един вид център за управление на полетите и главен команден щаб - всички връзки водят тук, като пътищата за Рим. Това означава, че първо трябва да се погрижим за безопасността.

Проверката в две стъпки е най-доброто решение за тази задача. "Две-", защото за да защитите информацията си, ще ви трябва не само паролата за пощенската кутия, но и уникален код, който ще получавате всеки път, когато се опитате да влезете в пощенската си кутия от мобилно приложение или SMS-съобщение.

Рудолф също съветва да се обърне внимание на услугата 1Password.

Много други популярни услуги като Dropbox, Facebook и Twitter също използват потвърждаване в 2 стъпки за достъп.

Между другото, за безопасността на вашите данни е важно да се уверите, че вашият Gmail акаунт не се използва на няколко устройства едновременно, например на два компютъра едновременно.

7. Използвайте по-информативни известия

Много месинджъри използват няколко статуса за съобщения наведнъж: „Изпратено“, „Доставено“, „Прочетено“. На някои места, като Facebook, иконите се използват за представяне на тези известия.

За услугата Gmail има подобно решение - Sidekick. Това е добро приложение за тези, които търсят работа или тези, чиито дейности са свързани с продажби: много е удобно да получавате статусите на изпратените от вас имейли.

Сега знаете малко повече за безопасността и спестяването на време при работа с Gmail. Надяваме се, че съветите на опитен специалист ще ви помогнат да станете по-продуктивни.