Как да бъдете най-продуктивният служител в офиса и все пак да се приберете вкъщи в 17:30

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Понякога списъкът със задачи ни изглежда безкраен. Само като го гледаме, вече се чувстваме изтощени от упорита работа. Всички се измъчваме от въпроса как да бъдем продуктивни, да имаме време да се справим с всички работни задачи, но в същото време да не прекарваме дни и нощи на работа. В тази статия ще се опитаме да отговорим на него.

Това е Кал Нюпорт. И той може да се нарече наистина продуктивен, тъй като:

• преподавател в университета, който прекарва там на пълен работен ден и освен двойки организира различни дейности за студенти;
• пише шест (или дори повече) статии годишно за научни списания;
• автор на четири отлични книги и в момента работи върху пета;
• грижовен съпруг и баща;
• поддържа блог за производителност и ефективност, който редовно се актуализира с нови записи.

Въпреки всичко по-горе, той свършва работа в 17:30 и рядко прави бизнес през уикендите.

Не, той не е супергерой и няма екип от 15 помощници. Нека за минута спрем да ревнуваме от такава организация и ефективност и да помислим как Кал успява да направи всичко.

По-долу ще намерите съвети, които ще ви помогнат да се научите как ефективно да управлявате времето си, да спрете да бъдете мързеливи, просто започнете да правите повече и си тръгнете от офиса за вкъщи в 17:30. И така, да започнем.

1. Списъците със задачи са зли. Планирайте себе си

Списъците със задачи са безполезни сами по себе си. Те са само първата ви стъпка. Трябва да създадете ясен график за себе си. За какво? Това ще ви помогне да планирате какво всъщност можете да направите. Това ще ви позволи да изпълните конкретна задача точно когато можете да я изпълните най-ефективно, а не само защото е номер четири в списъка.

Докато нямате конкретна дата и час в списъка си за всяка задача, вие просто си пожелавате.

Кал Нюпорт

Планирането ви насърчава да се изправите срещу реалността. Имате ограничено време и определен брой задачи. Но не можете да определите точно колко време ще ви отнеме всяка задача. Когато разгледате целия обхват на работа, ще можете да прекарате всеки работен час продуктивно, да изцедите повече от него и да работите където и когато и където ви е по-удобно.

Експертите са съгласни, че ако не изчислите точното време, което ще отнеме за изпълнение на задачите, тогава се обричате предварително на провал.

Със сигурност много от вас сега смятат, че повечето задачи се появяват внезапно и не могат да бъдат предвидени и планирани. Да, разбира се, такива внезапни задачи е много трудно да включите в графика си. Но за това не е нужно да имате седем педя в челото. Всичко може да се промени във всеки един момент. Въпреки това трябва да имате план, в противен случай ще загубите собственото си време.

Искате ли да спрете да отлагате? Графикът ще ви помогне.

Кал Нюпорт

Осъзнаването, че имате ясно планиран обхват на работа, вече намалява желанието да отлагате с правенето на неща. Не мислиш дали трябва да работиш или не сега - решението вече е взето.

Това звучи ли ви прекалено подредено и не ви е много забавно? Мислете погрешно.

Изследванията доказват, че планирането не само на работното време, но и на свободното време е добра идея. Така ще подобрите качеството на живота си: стандартът на живот на хората, които ясно планират дори свободното си време, е много по-висок от този на тези, които не го правят.

Добре, изхвърлихме списъка със задачи и съставихме конкретен график. Сега нека се научим как да подреждаме приоритети, защото не можете да работите 24 часа и седем дни в седмицата, нали?

2. Приемете, че ще се приберете вкъщи в 17:30 и след това планирайте нещата, които трябва да направите преди това време

Работата ще отнеме цялото време, което й дадете. Дайте й 24 часа, седем дни в седмицата и бъдете сигурни, че работата ще отнеме всички тези 168 часа.

Трябва да поставите граници, ако искате да балансирате работата и личния живот. Времевите ограничения ще допринесат за вашата ефективност.

Задайте си краен срок: тръгвате от работа в 17:30. И след това планирайте количеството задачи, които можете да овладеете до този момент.

Кал нарича това изпълнение на строг график.

Можете да отидете и по другия начин: създайте си идеалния работен график за скитник и след това направете точно обратното. Работете здраво и упорито, без да се самосъжалявате. Повярвайте ми, когато работите усилено, умните и полезни решения ще ви намерят сами.

Но не забравяйте, че трябва да се предпазите от претоварване. Трябва да се чувствате така, сякаш контролирате графика си. Колкото повече чувствате, че контролирате ситуацията, толкова по-малко стрес изпитвате.

Добре, вие си представяте идеалния ден за клошар и правите обратното. Това ще ви помогне да се справите ефективно с текущите си задачи. Какво ще кажете за дългосрочните проекти?

3. Направете план за текущата седмица

Мисля, че ще се съгласите, че краткосрочните планове вече не са готини. Ако мислите само за днешния ден, никога няма да бъдете напред.

Искате ли да пишете книги, да участвате в различни дейности, да правите изследвания и да бъдете добър родител в същото време? Имате нужда от конкретен план за седмицата.

Кал Нюпорт

Хората не обичат да гледат дългосрочни планове, но забравят колко полза могат да им донесат. Знам какво правя всеки час, ден, седмица, месец от живота си. Смятате ли, че това е трудно? По-лесно, отколкото си мислите. Отнема един час в понеделник сутринта. Само.

В понеделник сутринта правя план за седмицата. Преглеждам пощата си, мисля за задачите, които трябва да свърша, проверявам календара си и мисля как да планирам времето си по този начин. След като имам план, го изпращам по имейл, сега винаги ще го виждам във входящата си поща. Тук мога да го наблюдавам всеки ден и винаги мога да се връщам към него много пъти на ден, ако изведнъж забравя за приоритетите си.

И Кал е прав. Прекарвате времето си по-ефективно, когато следвате план.

Може би смятате, че е достатъчно просто да обмислите всички предстоящи задачи за седмицата в главата си, но не е необходимо да ги записвате. Не, не е така.

Ако напишете план за дела, толкова по-вероятно е да се придържате към него: ще имате нещо осезаемо, а не идеално, то ще ви напомня за вашите приоритети.

И така, вече имате ясен график и седмичен план. Но усещате, че нещо друго липсва. И мислиш правилно.

4. Правете по-малко задачи, но го правете със страст

Вероятно си мислите нещо като: „Просто имам твърде много работа. Никога няма да мога да се справя с тях в определения период от време."

И Кал признава, че може би си прав. Но не трябва да се предавате или да работите в паника до 22:00 часа.

Трябва да имате по-малко работа, отколкото сега. Не забравяйте, че не всички ваши дела са толкова важни, колкото изглеждат. Казвате да по-често, отколкото трябва. Запитайте се: "Какво е наистина ценно за мен в живота?" И след това отрежете колкото се може повече ненужно.

Кал Нюпорт

Винаги сме ценени за това, което правим най-добре. Така че, ако искате да сте успешни, не се претоварвайте, оставете да изпълнявате по-малко задачи, но ще имате възможност да ги изпълнявате по-добре. Хората казват „да“твърде често. Казвам не на много и много. Безмилостно избягвам задачи, които ме отпускат, ако чувствам, че всъщност не са от значение за мен.

Чувствате, че изобщо нямате време, но Джон Робинсън, специалист по управление на времето, не е съгласен с вас и вярва, че днес можем да имаме много повече свободно време от всякога.

Той настоява, че съвременните хора не работят повече от своите предшественици (въпреки че повечето от нас смятат друго). Изследванията показват, че през последните 40 години хората са прекарвали много по-малко време за изпълнение на работни задачи и е много по-вероятно да се занимават с непродуктивни разсейвания. Всеки, според Джон, има време за почивка.

Какъв е изводът от това? Чувствате се, че нямате време, защото то е разкъсано на досадни малки задачи, които изцеждат живота ви и вас.

Така че правете по-малко. Но го правете „по-малко“със страст и вълнение.

Вашите планове са структурирани и се вписват перфектно във вашия график. Но един въпрос все още остава открит: какви задачи трябва да изпълнявате?

5. Обръщайте по-малко внимание на малките задачи – фокусирайте се върху това, което е с по-висок приоритет

На работа правим различни неща. Малки неща като разбора на електронна поща, текущи и, ако се замислите, не винаги необходими срещи и подслушване на поредните служебни клюки не изискват особени умствени усилия от нас. Тук не използвате талантите си. Ако се занимавате с някакъв важен бизнес, тогава това изисква активиране на всичките ви способности и умения. Това води до качествени резултати.

Какъв е проблемът с малките задачи? Давим се в "плитка вода".

Хората, които често работят през уикенда и през нощта, се чувстват сякаш правят много по-малко от тези, които се сбогуват с работата в пет вечерта. Това е така, защото работят много, но значението на задачите, които изпълняват, не е голямо.

Малко вероятно е някой да е станал главен изпълнителен директор само защото е отговорил на всички имейли или е присъствал на една ненужна малка среща. Да, стриктното изпълнение дори на малки задачи ще ви спаси от уволнение, но ще можете да се развивате само когато мащабните задачи станат ваш основен приоритет.

Имайте време да се посветите изключително на приоритетни задачи. Как да започнете този труден бизнес?

Основното нещо е да спрете да проверявате имейла си първо сутрин.

Тим Ферис, автор на бестселъра на книгата Как да работим 4 часа в седмицата

Опитайте се да не проверявате имейла си през първите два часа след събуждането. За някои хора дори е трудно да си представят това, те със сигурност ще имат въпроси като: „Как мога да направя това? Определено трябва да си проверя пощата, в противен случай няма да мога да дойда на работа. Ще се изненадате да разберете, че в повечето случаи това изобщо не е така.

Да, може би наистина трябва да влезете в имейла си и да съберете информация, която ще ви позволи да изпълните задачата на 100%. Но можете първо да го завършите с 80 или 90% и едва след това да пълзите в писмата си за допълнителна информация. Така ще се спасите сутрин от ненужна и ненужна информация, към която определено вниманието ви ще се прехвърли и ще можете да се посветите изключително на работа.

И така, как да обвържем всичко изброено по-горе? Колкото и да е странно, само да обобщя.

Кал ни даде пет добри съвета:

1. Списъците със задачи са зли. Направете график за себе си.
2. Приемете, че ще се приберете вкъщи в 17:30 и след това планирайте нещата, които трябва да направите преди това време.
3. Направете план за текущата седмица.
4. Правете по-малко задачи, но го правете със страст.
5. Обръщайте по-малко внимание на малките задачи - фокусирайте се върху по-висок приоритет.

Сега думите "график" и "планове" ви звучат студено и не разбирате конкретните ползи, които те ще ви донесат. Но след като ги направите част от живота си, разбирате, че имате свободно време за семейството и приятелите. Освен това ще правите неща, с които можете да се гордеете.

Кал Нюпорт

Интелектуалната работа всъщност е майсторска работа. Но не е толкова трудно, колкото изглежда: вие не се занимавате с дърворезба, а работите с информация. Развивате идеи. Трябва да отделите житото от плявата и понякога да създавате идеи от суровината. Ако започнете да гледате на този процес от гледна точка на майстор, ще станете по-щастливи, по-доволни от работата си и, разбира се, по-успешни в професионалния си живот.

Изберете кой искате да бъдете: затворник в офиса или успешен създател?