Защо контролният списък е задължителен за вас по време на работа

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Контролният списък изглежда като много старомоден начин да организирате работния си процес, тъй като има толкова много съвременни техники. Но ние сме готови да ви убедим, като използваме един научен експеримент, мнението на доктор на науките и опита на вокалиста на групата Van Halen като аргументи.

В съвременния свят ни е осигурен безпрецедентен достъп до информация. Можем да научим много, просто като зададем правилния термин за търсене или като отворим онлайн енциклопедии. Въпреки това, с този поток от информация, ние също получаваме много трудности.

Сега знаем повече от всякога, но има проблем с превръщането на теорията в практика, придавайки й стойност и полезност.

В много отношения информационната ера ни направи далеч по-малко практични и мъдри. Нека знаем много, но лесно губим концентрация, разсейваме се от главното, позволяваме на вниманието да се разсее. Освен това лесно губим от поглед основите, основната основна информация и правим грешки с чувството за собствена компетентност.

Според хирурга и изследовател на общественото здравеопазване Атул Гаванде, доктор по медицина, хората трябва да се възползват максимално от знанията си.

Атул Гаванде американски хирург, журналист, писател

Можем да прощаваме неуспехите поради невежество. Ако човек не е знаел какво да прави в дадена ситуация, ние се радваме, че е положил всички усилия да разреши проблема. Но ако е знаел как да процедира, но не е приложил тази информация по правилния начин, е трудно да не се ядоса.

Грешките, допуснати поради твърдото убеждение, че „аз знам най-добре какво да правя“често са най-болезнените. Не направихте всичко възможно и се провалихте, но умишлено последвахте преднината на прекомерната самоувереност и се провалихте. Атул Гаванде смята, че това е подобно на това как една проста грешка, допусната от опитен хирург, води до смъртта на пациент.

Как да се справим с този океан от информация? Как да използваме най-добре знанията и да оставим място за чудеса? Според д-р Гаванде можете да почувствате собствената си сила и компетентност, като използвате контролен списък.

Д-р Гаванде внимателно проучи ефекта на контролните списъци върху хирурзите, или по-скоро, върху броя на случаите на инфекция на пациентите по време на операция. Въпреки факта, че в експеримента участваха уважавани и компетентни хирурзи, всички те по един или друг начин бяха изложени на риск от грешка по време на операцията.

Контролният списък, представен на хирурзите, беше кратък и прост. То гласеше:

Измийте ръцете си със сапун и вода.
Избършете кожата на пациента с антисептик.
Поставете стерилни превръзки върху тялото на пациента.
Сложете шапка, маска, стерилна рокля и ръкавици.

Студентите по медицина научават тези стъпки наизуст, те са очевидни, прости и необходими. Но човек не е машина и може да забрави за едно от действията. Пропускането на една стъпка може да доведе до инфекция, което означава допълнително лечение, финансови разходи и в най-лошия случай смърт на пациента.

Изненадващо, щом този контролен списък се появи пред очите на лекарите, те започнаха да правят по-малко грешки. Броят на заразените намалява с 66%. Спестява много пари, но по-важното е, че спасява над хиляда живота.

Разбира се, контролният списък като начин за структуриране на мислите, рационализиране на действията и запомняне на необходимата информация е полезен не само за лекарите, но и за всеки от нас.

Може да ви се стори обидно да напишете контролен списък, за да не забравите нищо. В крайна сметка вие сте достатъчно умни и можете да разчитате на собствената си памет. Но основната цел на контролния списък е дисциплина, която ще ви помогне да следвате планирания път и да избегнете грешки.

Защо да правите контролен списък

Контролният списък ви помага да сте сигурни, че не забравяте основна и проста информация. Д-р Гаванде вярва, че чеклистът създава един вид „когнитивна мрежа“, която ни предпазва от собствените ни недостатъци – границите на паметта и вниманието. Контролният списък гарантира, че не забравяте за общите истини в момента, когато наближава умората или мързела.
Контролният списък освобождава ума ви, като му дава възможност да работи върху наистина трудни задачи. След като спрете да се тревожите за прости и тривиални неща, получавате шанс да се съсредоточите върху трудни избори. Това работи особено добре в случаите, когато постоянно възникват неочаквани или непланирани ситуации и е доста трудно да се контролирате.
Контролният списък помага да бъдете дисциплинирани. Това е важно, когато става въпрос за рутинни задачи. Когато свикнем да правим нещо всеки ден, лесно губим ентусиазъм и внимание, правим грешки и грешни изчисления. Ако се чувствате твърде комфортно на работното си място, отпуснете се и вниманието ви е разсеяно, контролният списък ще ви помогне да бъдете нащрек всяка минута.
Контролният списък спестява време. Вече не е нужно да мислите за всяка своя стъпка: вече сте описали всичко на лист хартия. Ако трябва да се вземе решение сега, времето е най-ценният ресурс. Контролен списък ще ви помогне да спечелите ценни секунди.

Да, контролният списък не е най-оригиналният начин да контролирате работния си процес. Но в същото време този прост инструмент се оказва невероятно ценен за тези, които искат да намалят грешките и да подобрят качеството на своята работа.

Как да създадете ефективен контролен списък

Има добри и лоши списъци. И така, как да създадете контролен списък, който ще ви помогне да започнете?

Фокусирайте се само върху прости неща. Целта на добрия контролен списък е да предаде необходимата информация. Няма подробности. Контролният списък не е ръководство, не е обиколка на вашия работен процес. Това е диаграма, която ви помага да запомните най-важните неща. Един добър контролен списък трябва да има пет до десет точки.
Контролният списък трябва да е прост и практичен. Използвайте ясни думи, които точно описват задачата. Ако имате нужда от допълнително време, за да запомните какво точно означава всеки елемент, вашият контролен списък е лош.
Решете кога да направите пауза. Кога ще използвате своя контролен списък? Кога ще преминете към следващия елемент? Как проверявате дали артикулът е завършен? Изберете момент, когато прегледате контролния списък и се уверете, че всичко е направено и можете да преминете към следващата задача.
Определете вида на вашия контролен списък. Например, ако това е рецепта, тогава ще прочетете всяка стъпка и ще следвате инструкциите. Това е тип за четене. И ако вашият контролен списък съдържа работни задачи за днес и просто зачеркнете изпълнените задачи от него, тогава това е типът "направено - потвърдено". Тази стъпка ще ви помогне да рационализирате работата си с вашия контролен списък и ще се контролирате по-добре.
Бъдете готови да преразгледате и актуализирате своя контролен списък. Чувствайте се свободни да го преразгледате и да направите нови задачи или редакции. Трябва да експериментирате, за да бъде вашият контролен списък наистина ефективен.

Последната стъпка е особено важна. Вашият контролен списък не е заложен в камък; той е възприемчив към променящите се обстоятелства.

Без кафяви M&M's

Дейвид Лий Рот, вокалистът на Van Halen, има любопитен навик. Рокерът изглежда адекватен: изброява техническите изисквания за оборудването. Но една от точките редовно шокира служителите на концертни зали, стадиони и музикални клубове: някъде в средата на списъка е купа на M&M's, която не трябва да съдържа нито един кафяв бонбон.

Тези ездачи действат като контролни списъци: служителите се движат от точка на точка, изпълнявайки изискванията на музиканта. Когато Дейвид Лий Рот приема работа, той се интересува преди всичко от купа бонбони. Можете ли да познаете защо?

Докато иска да премахне всички кафяви M & M звучи налудничаво, Дейвид Лий Рот може да го обясни. Ако служителите на стадиона оставят кафяви бонбони в купата, това означава, че не обръщат внимание на ездача. Когато Дейвид попадне на такова драже, той отива да провери всичко останало: дали инструментите са добре свързани, дали оборудването е настроено правилно, дали са взети предвид изискванията му към помещенията и оборудването. И ако няма кафяви бонбони и работниците на обекта са уважили дори такова странно желание, музикантът може да бъде сигурен: всичко останало също е направено.