Как да не нарушавате плановете и да спазвате сроковете

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Помнете грешката при планирането и не бъдете твърде оптимисти относно възможностите си.

Ако някога не сте успели да се подготвите навреме или да завършите задачата навреме, е напълно възможно да сте станали жертва на грешка при планиране. Това е едно от най-често срещаните когнитивни отклонения. Правим тази грешка, въпреки че знаем, че в миналото е отнело повече време. Това е така, защото сме твърде оптимисти за нашите възможности и подценяваме вероятността от непредвидени обстоятелства.

Например, къща ще бъде построена навреме само ако доставките не се забавят, работниците не си вземат отпуск и времето е перфектно. Винаги има възможност нещо да се обърка. Обикновено забравяме за това и поставяме невъзможни срокове. Но ако си спомните тази грешка на мисленето, можете да избегнете негативните последици. Блогърът Томас Опон разказа какво трябва да се направи за това.

1. Устоявайте на желанието да се занимавате само с спешни въпроси

Разсейването и малките спешни задачи подкопават концентрацията за почти половин час, а производителността страда от това. Следователно успехът ви зависи от умението да правите разлика между спешни и важни задачи.

Важното рядко е спешно, а спешното рядко е важно.

Спешните въпроси изискват незабавно внимание. Обикновено това са телефонни разговори, срещи, задачи със срокове. Важните спомагат за постигане на дългосрочни цели и реализиране на сериозни проекти. За съжаление обикновено ги отлагаме за по-късно и се занимаваме с спешни въпроси. Това дава усещане за производителност, но всъщност не се доближаваме до основните си цели.

Ограничете времето, което отделяте за маловажни спешни задачи като анализиране на поща и се съсредоточете върху важните неща.

2. Разбийте големите задачи на малки стъпки

Колкото повече точки във вашия проект, толкова повече шансове нещо да се обърка. Обмислете всички стъпки и създайте стъпка по стъпка план за действие. След това задайте срокове. Отделете половин час или час, за да завършите една стъпка. Ако задачата е твърде голяма и часът не е достатъчен, разбийте я на по-малки.

Толкова кратки срокове ще ви принудят да търсите най-продуктивния начин на работа, за да успеете навреме. Когато сте готови, вижте резултатите си. Със сигурност има задачи, които не могат да бъдат изпълнени по-бързо, и обратно, задачи, за които времето може да бъде намалено още повече. Помислете и направете необходимите промени в графика си.

3. Използвайте таймер за домати

Проследявайте колко време отделяте на определени задачи. Това ще ви помогне да получите реалистична идея и да преодолеете прекомерния оптимизъм при планирането. Техниката на доматите работи добре за проследяване.

Според нея трябва да работите интензивно 20, 30 или 40 минути, а след това да направите кратка почивка. Интервалите са разделени един от друг с таймер. Тази техника ви помага да разделите големи, сложни задачи на управляеми стъпки. След като започнете един интервал, искате да завършите работата, без да се разсейвате от нищо друго.

4. Пазете се от тези, които посягат на времето ви

Защитете работното си време. Не казвай по-често. Тогава можете да се съсредоточите върху собствените си задачи и проекти, вместо просто да отговаряте на исканията на други хора.

Когато казвате „да“на другите, уверете се, че не казвате „не“на себе си.

Писател Пауло Коелю

Не се влагайте в неща, за които нямате време. Трудно е да откажете, но трябва да го научите в името на собствената си концентрация и спокойствие.

заключения

Чувстваме се претоварени от грешки в планирането. Но ако забележите и отстраните проблема навреме, той няма да навреди толкова много на вашия. Затова не разчитайте на субективна представа колко време ще отнеме нещо. Измерете и сравнете. Спомнете си как вашите планове съвпаднаха с реалното състояние на нещата миналия път:

• Какво мина добре и какво се обърка?
• Какво можеш да направиш по различен начин следващия път?

Проследявайте напредъка си и вземайте решения въз основа на тези данни.