Какво е грешка в графика и как правилно да преценим сроковете

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Шест начина, по които можете да го направите на работа и в ежедневието си.

Какво е грешка в планирането

През последните три години боядисах пет стаи в дома си. Започнах със спалнята и планирах да се справя след седмица. Последният щрих обаче беше направен само месец по-късно.

Мислите ли, че след като започнах втората стая, съм предвидил месец да я боядисам? Но не. Бях сигурен: тъй като вече бях напълнил ръката си, тогава определено ще свърша до уикенда, максимум - до следващия. Но пак ми отне месец. Както при всяка една от другите стаи. Освен кухнята, това отне още повече време.

Всеки път, подготвяйки се да боядисвам друга стая, очаквах, че след седмица-две всичко ще бъде готово. Опитът ми каза, че никога няма да го направя за по-малко от месец. Въпреки това беше трудно да се откажа от увереността, че този път нещата определено ще вървят по-бързо.

Тази прекомерна самоувереност, която ни кара да подценяваме времето, от което се нуждаем за решаване на проблеми, има име: грешка в планирането. Тази концепция е въведена в края на 70-те години от психолозите Даниел Канеман и Амос Тверски.

Учените обясниха, че когато планират, хората често пренебрегват миналия си опит. В моя случай това беше фактът, че всеки път ми отне месец да боядисвам стаята. Обикновено се фокусираме само върху предстоящата задача: тази стая е малка, което означава, че боядисването й няма да отнеме много време.

Даниел Канеман разказва подробно за това в книгата Мислете бавно… Решете бързо. Той твърди, че грешките при планирането обикновено са свързани с две неща:

1. Не вземаме предвид колко време ни е отнело да изпълним подобни задачи в миналото.
2. Предполагаме, че няма да се сблъскаме с усложнения, които причиняват забавяне.

До какво води една погрешна преценка за времето?

Според Института за управление на проекти малко над половината от всички проекти са завършени по график.

Но едно е да подценявате времето, необходимо за боядисване на стая (това само ще ви донесе малко неудобство). Съвсем друго е да направите същата грешка при оценката на работните задачи и проекти. Тук последствията могат да бъдат много по-сериозни.

В най-добрия случай това ще доведе до това, че вие или вашият екип ще трябва да работите извънредно. В най-лошия - до липса на бюджет, малки печалби, недоволство от шефове и клиенти.

Как да оценявате правилно задачите

Трябва да спрете да планирате, да се доверите на една интуиция. По-добре е да използвате специални техники.

1. Надграждане на предишен опит

Психолозите Канеман и Тверски препоръчват: преди да започнете работа, трябва не само да прецените какво трябва да се направи, но и да прецените колко време обикновено се отделя за такива задачи.

Например, трябва да създадете нова функция за мобилно приложение – разберете колко време е отделил екипът ви за подобна задача. Ако искате да напишете публикация в блог от 4000 думи, намерете данни за това колко часа или дни сте отнели последния път.

Ако работите сами, най-лесният начин да съберете тази информация е да използвате приложение за проследяване на времето. Приложете го с различни видове задачи, а по-късно използвайте готови отчети.

За екипни дейности софтуерът за управление на проекти е полезен. Повечето от тях използват няколко метода за събиране на данни, например отчитане на действителното работно време и изграждане на диаграма на Гант.

2. Помолете някой друг да оцени вашата задача

През 1994 г. списанието на Американската психологическа асоциация "Личност и социална психология" публикува резултатите от пет проучвания, проведени от Роджър Бюлер, Дейл Грифин и Майкъл Рос.

Те потвърдиха, че хората често правят грешката при планиране, описана от Канеман и Тверски. Но нещо друго излезе наяве: ние често преценяваме погрешно разходите за собствените си задачи, но можем доста добре да предвидим колко време ще отнеме някой друг.

Изследователите помолили участниците в проучването да отгатнат колко време ще отнеме на друг човек да изпълни определена задача. Когато отговаряха, те по-често се позоваваха на съществуващ опит. И дори когато той не беше там, техните оценки бяха много по-рационални от заключенията на тези, които трябваше да изпълнят задачата.

Това е така, защото обикновено сме много оптимисти по отношение на способностите си. И много по-обективно, когато става дума за някой друг. Така че вместо да се опитвате сами да оценявате задачите, помолете приятел или колега да го направи вместо вас.

3. Създайте времеви диапазон и вземете предвид възможността за закъснения

Има известни известни - неща, които знаем, че ги знаем. Има и известни неизвестни – неща, които знаем, че не знаем. Но все още има неизвестни неизвестни – това са неща, за които не знаем, за които не ги знаем.

Доналд Ръмсфелд, американски политик

Този цитат често се споменава в управлението на проекти. За да обяснят неизвестните неизвестни, за които Ръмсфелд говори, ръководителите използват това, което наричат конус на несигурността. Той е проектиран да показва обхвата от време, което може да изисква дадена задача.

Когато за първи път започнете да работите по проект, все още знаете малко за него. Следователно действителното време, необходимо за завършването му, може да варира значително от прогнозното. Мислите, че работата ще отнеме два дни, но в действителност може да отнеме осем. Или само няколко часа.

Но с напредването на процеса този диапазон се свива. Можете обаче да кажете точно колко време ви е необходимо в края – когато проектът е завършен.

Все пак конусът на несигурността позволява по-точна оценка. Ако не знаете много за предстоящ проект, разделете очакваното време за изпълнение на четири, за да намерите долния край на диапазона, и умножете по същото, за да определите горната граница. Резултатът ще бъде например от 1 до 16 дни.

Ако такъв голям диапазон не ви устройва, използвайте само горната граница за счетоводство - тогава, вероятно, работата ще отнеме 16 дни. Това не е най-точното число, но най-вероятно е по-близо до реалността от първоначалната ви прогноза.

4. Оценете проблема с три точки

Този метод ще ви помогне да бъдете по-обективни. За всяка задача трябва да дадете оценка:

• най-добър сценарий;
• в най-лошия случай;
• най-вероятен сценарий.

Първото число най-вероятно ще съответства на първоначалната ви прогноза. Оценката на най-вероятния сценарий може да се основава на емпирични данни, с които разполагате. И когато оценявате най-лошото, трябва да помислите колко време ще отнеме, ако нещата се объркат.

С три числа изчислете средната стойност. Например, ако най-добрият сценарий е три дни, вероятният е пет дни, а най-лошият е девет, просто добавете: 3 + 5 + 9 = 17. След това разделете това число на три. Оказва се средно 5, 67 дни - това е вашата прогноза за необходимото време.

5. Изчислете процента на грешки

Стив Павлина, автор на Курс за личностно развитие за умни хора, препоръчва да се изчисли коефициентът на това колко грешите в планирането си. В бъдеще този номер може да се използва за всички ваши задачи.

Дайте оценка на времето за няколко задачи, които трябва да изпълните в близко бъдеще. Запишете вашите предположения. След като приключите работата, отбележете колко сте похарчили накрая.

Добавете всички планирани часове заедно. Направете същото с действителния. Сега разделете цялото действително време на първоначалната оценка - получавате желаното съотношение.

Например смятате, че ще са необходими 12 часа, за да изпълните няколко задачи. В крайна сметка похарчихме 15. Процент на грешки: 15/12 = 1,25. Това означава, че задачите са ви отнели 25% повече от планираното.

Сега винаги умножавайте първоначалните си оценки по получения коефициент на грешка - и те ще бъдат по-точни.

6. Извършвайте оценка в най-непродуктивните часове на деня

Американският анализатор и автор на бизнес литература Даниел Пинк в книгата си Timehacking. Как науката ни помага да правим всичко навреме”потопиха се в изследвания относно нашите хронотипи - вътрешни часовници.

Той изучава как те влияят на това как се чувстваме през целия ден. И разбрах, че хронотипите не само контролират нашата физическа и умствена активност, но и определят в кое време на деня сме най-креативни и кога сме склонни към положителни и отрицателни мисли.

Пинк цитира изследване на Скот Голдър и Майкъл Мейси, които анализираха настроението на хората в Twitter. Те открили, че публикациите на потребителите обикновено не са много положителни по време на периоди на ниска производителност.

За повечето хора този спад настъпва в средата на деня, точно след обяд. Според Голдър и Мейси е малко вероятно през това време да сте в добро настроение. Това може да ви помогне да избегнете прекомерната увереност и оптимизъм и в резултат на това да планирате по-ефективно.

По този начин, същността на последния метод е да се оценяват задачи, докато производителността им намалява. Това е около шест часа след събуждането. Но можете просто да изчакате, докато дойде усещането за разсеяност и умора.

Въз основа на резултатите от работата проверете дали сте се доближили до реалността, като планирате времето си по този начин.

Самото разбиране на грешката в планирането ще ви помогне да оцените правилно задачите. Може да не сте в състояние да контролирате склонността си да надценявате собствените си способности. Но ако осъзнаете как прекомерният оптимизъм влияе и се опитате да намалите това влияние, тогава ще станете много по-добри в управлението на времето си.