Как да си направите график за всеки ден и никога да не го нарушавате

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Времето несъмнено е най-ценният ресурс, който притежаваме. Следователно уменията за управление на времето са от решаващо значение. Но създаването на добър график не е достатъчно. Тези съвети ще ви помогнат да го съставите, така че да не искате да нарушавате установения ред.

Вашето благополучие, производителност, добро настроение зависи от това как управлявате времето си. Използвайте тези съвети и създайте график, който би било почти смъртен грях за нарушаване.

1. Трябва да работите без прекъсване

Ако се занимавате основно с интелектуална работа (например, вие сте дизайнер, инженер, писател, учен), трябва да се съсредоточите върху задачата и да хванете така наречения поток. За да работите добре и продуктивно, оставете в графика ясни интервали, през които няма да бъдете разсейвани, прекъсвани или да напускате работното си място. Използвайте тези времеви прозорци само за работа.

Оптималното време е лесно да се изчисли според правилото, предложено от мениджъра на Facebook Дейвид Гилис.

Вашият седмичен график трябва да има най-малко шест пропуски, поне три часа и половина, заделени стриктно за непрекъсната работа.

Трудно е, но е необходимо да се стремим към това. По принцип трябва да работите по три часа и половина всеки ден до обяд. И намерете ден, в който ще работите три часа и половина без прекъсване и следобед.

Прегледайте графика си. Има ли място в него това правило да бъде приложено? Ако няма място, имате проблем. И трябва спешно да го решите.

Какво се случва, ако не спазвате това правило?

• Няма да бъдете продуктивни.
• Ще трябва да свършите работата след работно време, през нощта или да прекарате почивните си дни върху нея.

Очевидно няма да издържиш дълго в това състояние. Затова се опитайте да пренаредите графика си, за да отговаря на правилото. За да направите това, можете:

• пренасрочете срещите, така че да не ви разсейват от работата;
• намерете ден, през който няма да има срещи, срещи, срещи за планиране;
• говорете с вашия мениджър: със сигурност той е готов да оптимизира деня ви, така че да работите по-ефективно.

След като съставите график, който стриктно дефинира тези времеви блокове, третирайте го така, сякаш е бижуто на баба. Свещенна крава. Колекция бутилка вино.

За да улесните спазването на новия график, обяснете си защо имате нужда от него. Поставете си цел. Например, кажете „Искам да завърша проект за една седмица“.

Ще ви бъде лесно и приятно да работите. Намерете удобно място, изключете известията на телефона си, изпийте кафе. Хванете потока и се включете в процеса.

2. Преглеждайте графика си всяка седмица

Решете вашите приоритети

Вашият график трябва да има 30-минутен прозорец, насрочен за понеделник. Използвайте това време, за да преразгледате календара си за следващата седмица. Решете кои три основни цели трябва да постигнете през следващите седем дни. Какви са вашите приоритети?

Не забравяйте да проверите всички срещи за тази седмица. Те не трябва да прекъсват блоковете за работно време.

• Ако сте поканени да участвате в събитие, за което не знаете нищо, пишете на организатора и попитайте за програмата на събитието.
• Ако имате насрочена среща с човек, но нямате какво да обсъждате този път, отменете я.
• Ако имате планирана среща или презентация, насрочете и малко време за подготовка.
• Ако няма насрочена среща, но имате няколко важни въпроса за човек или екип, насрочете среща, среща или поне телефонно обаждане.

Активното планиране не е лесно. Но в замяна ще получите приятното усещане за пълен контрол над времето си в продължение на седем дни.

3. Запитайте се дали така трябва да бъдете на тази среща

Срещи, срещи, презентации - всичко това отнема много време. Обикновено подобни събития са неудобно планирани и напълно неефективни. Защо изобщо са необходими?

Защо се появяваме на тях?

• Не искаме да разстройваме другия човек. Той ти е уредил среща, което означава, че трябва да обсъди нещо. Неохотно се съгласявате да дойдете на срещата, жертвайки важните си дела.
• Чувстваме се въвлечени в процеса. Например, ако целият екип се събере, за да обсъди проект, чувствате, че определено трябва да дойдете. В противен случай вашите колеги ще мислят, че не сте толкова отдадени като другите.
• Желанието да бъдем в течение. Ако срещата изглежда важна (например на нея ще присъства някой от ръководството или се планира да се вземе съдбоносно решение), естествено искате да сте там.

Всъщност ефективността ви може да бъде по-висока, ако останете на работното място и не се откъснете от процеса. Как да разберете на коя среща трябва да присъствате и коя можете да пропуснете? Използвайте това правило.

Трябва да дойдете на срещата, ако:

а) сте уверени, че вашето присъствие ще повлияе на резултата от срещата, б) ще повишите ефективността си чрез тази среща.

За да видите дали присъствието ви ще повлияе на резултата от срещата, попитайте се дали ще говорите за работата си или искате да седнете в мълчание. Може би в залата ще има някой, който да изрази мнението ви по-уверено и по-добре.

За да видите дали ще бъдете по-ефективни след тази среща, попитайте се дали ще научите нещо ново в тази среща. Ако не научите нищо ново, не възнамерявате да задавате въпроси, не говорите за работата си и следователно не очаквайте конструктивна критика, тогава ефективността ви едва ли ще се увеличи.

Ако нито в първия, нито във втория случай не можете да си обясните защо трябва да дойдете на тази среща, пропуснете я. Вашето време е ограничено и трябва да използвате всяка минута разумно.

4. Направете срещите си ефективни

Някои срещи и срещи могат да бъдат по-ефективни и продуктивни. Проверете дали вашето работно събитие отговаря на тези критерии и отговорете на няколко въпроса.

• Има ясен дневен ред и цел на срещата. Ако не, помолете организатора да обяви какво точно трябва да се постигне в края на срещата.
• Присъстват ли на срещата тези, които не присъстват на срещата? Колкото по-голяма е срещата за планиране, толкова повече струва всеки член на екипа, толкова повече умения и способности се изискват от лидера.
• Бихте ли могли да разделите една голяма среща на няколко по-малки срещи? Така целият екип ще работи по време на срещата, ще изрази мнението си, ще обсъди свършената работа.
• Отива ли се дискусията? Следете времето: Когато темата на разговора се промени, е лесно да се разсеете и да забравите колко минути остават до края на срещата. Не си позволявайте да губите ценното си време толкова безмислено. Напомнете на колегите си: „Остават ни 10 минути и не сме засегнали няколко въпроса“.

5. Оставете време за учене и творчество

Не всички важни задачи трябва да се изпълняват спешно. Но не забравяйте да планирате време за тези дейности.

В зависимост от това каква цел сте си поставили, оставете прозорец за учене, творчество или търсене на вдъхновение. Тя може да бъде доста малка - само няколко часа. Но след няколко години ще си кажете благодаря за тези щастливи часове. Дори такава малка инвестиция ще доведе до печалба в бъдеще.

Например, много обичам да рисувам и вярвам, че това умение не може да се загуби. Следователно в моя график има два часа, отредени само за рисуване. Рисувам в неделя, който е най-малко натовареният ден в моя график. Това е достатъчно, за да се забавлявате и да не забравяте как да държите четка в ръцете си.

6. Запомнете: трябва да направите всичко, което сте планирали

Независимо дали обичате да го правите или не.

Много обичам двойния чийзбургер, но го ям много по-рядко от салати, зърнени храни и супи. Просто защото яденето на двойни чийзбургери през цялото време няма да бъде здравословно и силно. Понякога е много трудно да се принудите да ядете правилната храна. Но тези слабости трябва да бъдат преодолени, защото това е полезно за вашето здраве.

Същото важи и за вашия график. Прави това, което обичаш. Правете това, което обичате не толкова, а това, което е добро за вас, вашата кариера, здраве, развитие. Елементите във вашия график се появиха с причина: вече сме изхвърлили всичко ненужно, има само това, което ще ви помогне да станете по-добри.

Сега графикът не може да бъде нарушен.