Как да не бъдете роб на имейл: 7 съвета от ръководителя на LinkedIn

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Огромен брой хора се сблъскват с един и същ проблем всеки ден: имейлът, предназначен да рационализира и организира работните и комуникационни процеси, често се превръща в порочен надзирател, принуждавайки ви да държите под око входящите хора, сякаш работите на конвейерна лента. Веднага щом се разсеете, непрекъснато натрупващата се информация бързо превръща чистата и чиста пощенска кутия в сметище, което ще става по-трудно за почистване, колкото по-дълго не се връщате към пощата.

Днес ви предлагаме няколко прости съвета за управление на вашите имейл взаимодействия от Джеф Уайнер, главен изпълнителен директор на LinkedIn. Този дежурен човек е принуден да поддържа връзка със стотици хора всеки ден и има няколко трика, които му позволяват да не се удави в тази лавина от информация.

Моята входяща кутия по същество се превърна в централен център на моя работен процес - редовно комуникирам с над 4300 служители в 26 града по света чрез поща. Това не означава, че винаги съм бил фен на електронната поща или че не съм имал ситуации, в които работата ми с поща да прилича на сизифова работа.

Както и да е, през годините разработих няколко практически насоки, които ми позволиха да премина от концепцията „пощата ме контролира“към концепцията „аз контролирам пощата“.

1. Искате да получавате по-малко поща - изпращайте по-малко поща

Този съвет изглежда нелепо прост, особено в контекста на такъв често срещан проблем, но за себе си го считам за златно правило за успешно управление на имейл.

Това заключение ми дойде по време на работата ми в предишна фирма, където двама от най-близко свързаните с мен хора напуснаха компанията. Те общуваха много ефективно с хората, работиха усилено и, както се оказа, изпращаха много поща. Докато работеха за компанията, обемът на кореспонденцията, идваща по имейл, изглеждаше напълно нормален, но след като те напуснаха, установих, че трафикът в пощата ми намаля с около 20-30%.

Цялата тази дейност по пощата не беше само техните писма: имаше и моите отговори на тях, но имаше и писма и отговори от всички адресати, приложени към кореспонденцията. Често тези съобщения не изискваха моето задължително участие в дискусията.

От този момент нататък си поставих едно ясно условие – да не пиша излишно. Резултатът: по-малко поща и повече поръчки за входяща поща без компрометиране на работните дейности. Оттогава се старая да не се отклонявам от това правило.

2. Маркирайте чакащите имейли като непрочетени

Маркирането на имейл като непрочетено промени фундаментално начина, по който работя с пощата. Достатъчно ми е бързо да прегледам входящите писма, веднага да отговоря на най-спешните и да изтрия ненужните. Същите писма, към които трябва да се върна по-късно, ако има време, отбелязвам като непрочетени. Това премахва страха, че важно писмо, прочетено и оставено без отговор, ще бъде забравено и заровено в недрата на пощенската кутия. Същият подход ни позволява да приложим един вид списък със задачи, към който ще трябва да се върна по-късно.

Опитвам се да завърша всеки работен ден с минимум такива чакащи писма, а в идеалния случай изобщо не трябва да са. Ако в този ден нямам време да се върна при тях, тогава ще започна с тях на следващата работна сутрин.

3. Създайте ясен график за изпращане по пощата

През последните няколко години животът ми в работни дни вървеше по доста ясен график. Събуждане в 5:00-5:30 сутринта, един час до пощата, четене на новини, закуска, игра с децата, тренировка, офис, прибиране, слагане на децата да спят, вечеря с жена му, почивка (обикновено това е гледане на телевизия със съпътстващото почистване на папката входяща кутия по време на реклами и скучни моменти).

Оказа се, че придържайки се към такъв график, мога лесно да управлявам пощата, но веднага щом графикът се промени малко, в пощенската кутия започва хаос.

В този случай няма да усетите нарастващия натиск от осъзнаването, че кутията ви изведнъж ще остане без надзор. Поддържането на график ще ви помогне да държите нещата под контрол. Помогна на Бенджамин Франклин, помага и на теб.

4. Изразете себе си по-ясно

Помните ли играта на счупен телефон? Тогава беше доста смешно, но сега всичко е обмислено в концепцията за работа и бизнес и няма време за игри.

Думите са много важни и трябва да се подбират много внимателно, за да се избегнат неясноти и неразбиране. Колкото по-недвусмислен и ясен за разбиране на текста ви, толкова по-малка е вероятността да получите второ писмо с молба за изясняване на първото.

5. Помислете за получателите

Често изглежда, че полетата To и Cc се възприемат от мнозина като едни и същи. Всъщност с тяхна помощ можете недвусмислено да разберете от кой от получателите очаквате отговор и на кого е изпратено копие от писмото, за да бъде информиран.

Всъщност, неоткрояването на получателите, от които се изисква отговор, е най-бързият начин да създадете паника и объркване в кореспонденцията. 6 получателя вместо 1 получател и 5 копия са 5 допълнителни възможни отговора, всеки от които може да прерасне в цяла отделна верига от писма.

6. Потвърдете получаването

Ако сте посочени като получател и писмото наистина е адресирано до вас, тогава не бъдете мързеливи да информирате подателя, че сте получили писмото. Нямате нужда от много думи, просто "получено" или "получено" ще бъде достатъчно. Това ще стане знак, че сте получили информацията в пълен и надлежен обем и че подателят вече не е длъжен да ви изпраща нещо друго по същата тема.

Ако не сте потвърдили получаването, изпращачът остава напълно в неведение за писмото. Може би се е изгубило в дълбините на кутията ви? Ако това е важна информация, тогава съмнението и безпокойството ще принудят подателя да ви напише друго писмо с молба да потвърдите получаването на първото писмо или да попита някой друг за вашето присъствие на работното място. Включени са допълнителни хора, изпращат се и получават допълнителни писма.

7. Пазете емоциите от пощата

Имейлът може да бъде полезен инструмент, ако се използва правилно. Освен това може да се превърне в разрушителна сила, ако се използва неправилно. Най-често срещаният пример е използването на поща за обсъждане на противоречиви, противоречиви и чувствителни въпроси.

Не спира да ме учудва как хората използват думи и изрази в кореспонденция, които никога не биха казали пред същата публика.

Ако изведнъж се окажете в такава кореспонденция, направете едно просто нещо - спри. Можете да разрешите спор или конфликт, като вдигнете телефона и се обадите на адресата или като се срещнете лично с него. Такива деликатни неща не трябва да се разглеждат в текстова кореспонденция. Текстът не предава емоционалния компонент, интонацията и други важни неща, които могат да бъдат решаващи за конструктивно решение на въпроса.

(чрез Джеф Уайнер)