6 съвета за ефективно управление на имейл

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Имейлът е един от най-добрите инструменти за комуникация и може би единственият, използван от всички потребители без изключение. Може или не може да харесвате незабавни съобщения, да използвате Skype или Facebook чат, но вероятно имате имейл адрес.

Всеки ден получаваме във входящата си кутия не само съобщения от приятели и колеги, но и десетки рекламни писма, известия, просто спам. За да избегнете удавяне в огромния обем входящи съобщения, е много важно да развиете и приложите ефективни имейл умения.

Авторско право

Насрочете час за проверка на имейла

Ако смятате, че прекарвате твърде много време в обработка на пощата и броят на писмата във входящата ви кутия все още не намалява, опитайте се да планирате по-стриктно времето за проверка на пощенската си кутия. Обикновено започваме да проверяваме пощата, намираме интересна връзка в писмото, отиваме на сайта, оттам на друг … и след половин час си спомняме и се връщаме към анализа на писма. В резултат на това времето измина, но въпросът не помръдна.

Затова се опитайте да отделите определено ограничено време за себе си за работа с поща. Всеки може самостоятелно да зададе честотата и продължителността на тези интервали, в зависимост от обема на кореспонденцията си. Може би ще е час сутрин и един час в края на работния ден или може да е по-удобно да влизате в пощенския си акаунт на всеки час в продължение на пет минути. Най-важното е да се опитате стриктно да се придържате към графика, определен за вас, и да не се разсейвате от нищо непознато. Съзнание, че времето ви е ограничено, неминуемо ще доведе до повишаване на ефективността на обработката на пощенски разписки.

Всяка буква означава действие

Основното правило, което трябва да прилагате, когато анализирате поща, е, че всяко отворено писмо изисква от вас да направите нещо. Ако сте отворили писмо, в никакъв случай не трябва да го оставяте отново във Входящата кутия. Трябва или незабавно да отговорите на писмото, или да го препратите на някой, който е по-добър в справянето с този проблем, или да насрочите задача за себе си в Google Task или календара - във всеки случай, в резултат на вашето действие, писмото трябва да бъдат изтрити или преместени в архива, т.е остави входящата кутия … Ако следвате това просто правило, вашата входяща кутия ще бъде почистена рано или късно.

Авторско право

Филтри и преки пътища

Ако получавате голям брой имейли всеки ден, анализирането им отнема много време и усилия от ваша страна. Защо не използвате ресурсите на пощенската услуга за това, особено след като повечето услуги имат тази функция и са перфектно внедрени?

Става дума за настройка на филтри за автоматична обработка на поща. Вместо да щраквате ръчно върху всяка публикация и всяко кликване е същото време и усилия, просто задайте филтрите, които искате веднъж. Например, всички съобщения от адресите на вашите роднини автоматично ще отидат в папката Family и са маркирани с маркер като важни. Всички съобщения за пресата отиват в отделна папка, заобикаляйки папката Inbox, а известията от социалните мрежи незабавно се изпращат в кошчето.

По този начин можете да категоризирате съобщенията според основните теми и съответно да се подготвите за тяхната обработка. Вече няма да имате ситуация, в която мозъкът ви, когато анализира пощата, превключва от домакински задължения към бизнес проблеми и след това веднага към развлекателни пощенски съобщения и след това обратно.

Има огромен брой опции за създаване на различни филтри и съм сигурен, че след като изградите автоматична система за филтриране, ще спестите дни и месеци от времето си. Освен това, използвайки присвоените етикети или разпределение по папки, можете лесно да намерите писмата, от които се нуждаете в архива (помните ли, че нашата папка Inbox е напълно празна?).

Използвайте търсене

Много потребители, особено начинаещи, пазят всичките си имейли във входящата си поща, защото смятат, че никога повече няма да ги намерят при архивиране. Ако настроите система от филтри и преки пътища, както е описано в предишния параграф, тогава вашият архив вече е организиран и много по-лесен за навигация в него. Но не забравяйте и за лентата за търсене. Например в Gmail системата за търсене на букви е толкова перфектна (кой да се съмнява!), че няма да е трудно да се намери всяка буква.

Използвайте знаци

Много имейл услуги имат функция за маркиране на съобщения със специални маркери (в Gmail това са звезди). С тяхна помощ е лесно да подчертаете необходимите съобщения, които изискват вашето внимание, и да ги поставите в отделна папка. В Gmail можете да изберете свой собствен набор от флагове и да ги използвате доста гъвкаво. По този начин един поглед към съдържанието на вашата пощенска кутия ще бъде достатъчен, за да разграничите имейлите според тяхната важност.

Използвайте клавишни комбинации

Използването на бързи клавиши може да ускори обработката на кореспонденция толкова много, че си струва да отделите няколко часа в изучаването им. Но преди това разгледайте настройките (в Gmail това е Настройки - Общи - Преки пътища) и се уверете, че са включени. След това просто натиснете въпросителния знак на клавиатурата и ще видите подкана с всички бързи клавиши на Gmail.

Имейлът е чудесен инструмент за комуникация, но това не означава, че трябва да посветите половината от живота си на този процес. Максимална автоматизация на всички процеси, бързи отговори или препращане на съобщения, планиране на вашето време, заедно с други съвети от тази статия, ще ви позволи да се справите с произволен брой писма доста бързо и ще спестите повече време за по-приятни дейности.