Как позволяваме на имейла да ни контролира и какво да правим с него

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Това е откъс от книга на американския журналист и говорител Фил Саймън. Става дума за това как хората нахлуват в живота на другия чрез имейл и как да се противопоставим на това.

Ако, когато работите с електронна поща, ви се струва, че играете игра, в която трябва да „настигнете“с чук къртица, която внезапно изпълзя в едната или другата дупка, не сте сами. По подразбиране имейлът е основният канал за бизнес комуникация. Според Radicati Group средният офис чиновник получава около 100 имейла на ден. Този брой се увеличава всяка година с 15%. През юли 2012 г. консултантската компания McKinsey Global Institute публикува доклад, озаглавен Социалната икономика: Отключване на стойността и производителността чрез социалните технологии. В него се казва, че служителите на първа линия прекарват 28% от времето си в управление на имейл.

Помисли за това. Ако имате 50-часова работна седмица, тогава 14 часа от тази седмица ще бъдат прекарани в четене и писане на имейли. Едва ли прекарвате толкова време в Word, Excel или други работни програми.

Тези номера може да не са проблем, ако имейлът наистина беше ефективен канал за комуникация. По-скоро е така за някои компании. Но в повечето случаи това не е така. Разбира се, имейлът има право на съществуване, но не се увличайте. Изследванията показват, че постоянната проверка на входящата ви кутия понижава нивото на вашия IQ.

През последните години имейлът се превърна в истински бич на бизнес комуникациите. Не бива обаче да я обвинявате за всички неприятности. Технологията за обвиняване е удобна: това е добро извинение да не се гледате в огледалото. В крайна сметка, ако погледнем вътре, ще разберем, че проблемът не е в имейла като такъв, а в това как го използваме.

Въпросът е да не се отказвате от имейл (въпреки че някои го правят). Въпросът е да го използвате рационално.

Откъде да започна?

Разбиране на имейл ≠ разговор

Не можете да водите диалог по имейл по същия начин, както в реалния живот. Винаги има времеви интервали между писмата, а текстовите съобщения не предполагат близки приятелски прояви към събеседника. Джъстин Крюгер от Нюйоркския университет и Никълъс Епли от Чикагския университет, че липсата на невербални знаци хората тълкуват погрешно имейлите.

Психолозите са установили, че е възможно правилно да се интерпретира настроението в текстово съобщение само в половината от случаите. Усмивките, уви, няма да помогнат, например, да разграничат хумора от сарказма. Това често води до недоразумения. Готови ли сте да хвърлите монета всеки път, когато се опитвате да отгатнете дали събеседникът ви разбира вашето послание?

Следвайте правилото с три букви

След като приемете факта, че имейлът не е най-доброто място за разговори от сърце, преминете към действие.

Използвайте правилото на трите букви: ако проблемът не бъде решен в три имейла, е необходима лична среща.

Той е приложим както за административни задачи (като планиране на среща), така и за лични. Това ще ви спести много време и много разочарование. Въпреки това, не всички го харесват, бъдете готови за недоволството на някои другари. С разумна доза предположение, но е време да се отървем от отношението „поща за всички въпроси“.

Не решавайте спешни въпроси по имейл

Ако проблемът е наистина важен и изисква незабавни действия, не го адресирайте в имейли. За това има телефон. Направете това правило във вашата компания.

Не използвайте имейл за управление на задачи

Имейлът не е мениджър на задачи. Но много хора използват имейл като такъв. Не е изненадващо, че те са постоянно разсеяни. Отворих входящата си кутия, за да проверя задачите си, и поток от работни и лични съобщения падна върху вас. Лесно е да преминете към тях, като забравите защо сте отворили пощенския клиент.

Има самостоятелни приложения за управление на задачи: DropTask и други. Те не са заместител на имейла, те са насочени към целите, които се опитвате да постигнете.

Същото е и с управлението на проекти., или Basecamp - удобни и достъпни инструменти, които ще ви спестят от километри вериги за съобщения.

Не третирайте комуникацията като копаене на въглища в мина

Малцина са свободни в работните си взаимоотношения. Много, включително защото не могат да избират своите колеги, клиенти и партньори. Някои от тях са твърде „заети“, за да говорят по телефона – предпочитат да напишат десетина съобщения, вместо устно да обсъждат всичко за две минути.

В този случай трябва да обърнете внимание на начина на тяхното общуване (думи, фрази и т.н.). Запитайте се дали наистина искате да общувате с хора, които се страхуват от телефона и говорят. Разгледайте по-отблизо търсещите работа за свободна позиция във вашата компания, потенциални клиенти или потенциални бъдещи доставчици. Ако първоначално комуникират, сякаш добиват руда в мина, тогава какви са шансовете те да се променят?

Спомнете си живота извън имейла

Тя е! Не се страхувайте да затворите пощенската си кутия. Светът няма да рухне. Това е очевидно, но за мнозина може да бъде откровение. Например в Klick Health служителите използват електронна поща. Според неговия изпълнителен директор имейлът е инструмент, който дава контрол върху себе си на други хора.

Какво мислиш: дали имейлът наистина управлява хората чрез налагане на задачи и реда за тяхното изпълнение върху тях?