Контролирайте "хидранта", или Как да не се удавите в потока от информация и задачи

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Мич Капор, основател на Lotus Corporation, веднъж каза, че получаването на информация от интернет е като пиене от пожарен кран. Матю Лоури, експерт по онлайн комуникации, продължи тази тема и нарече непрекъснатия поток от информация, който отива към компютъра и телефона 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата и никога не свършва, "пожарни маркуч". Как да не се удавите в потока и да използвате времето си рационално – прочетете в адаптиран превод, изготвен от Lifehacker.

С хидрант вашият списък със задачи никога не е празен. Защото „хидрантът” не е просто информация, той е фабрика за нови задачи. Някои елементи от списъка със задачи са изрични, като имейли от шефа ви или клиенти, които изискват внимание. Но много от тях не са ясно изразени.

Това е статия, която си струва да прочетете и да се замислите. Публикация за коментар. Споделете това, което харесвате с приятели и колеги.

Няма значение колко часа на ден се занимавате с малък бизнес. Основното е, че те не виждат края и ръба. Това е "хидрантът".

И тази концепция е много по-широка от просто списък със задачи. И, за съжаление, все още има 24 часа в денонощието.

чучулига

Ако сте като мен, цялата творческа и предизвикателна работа напредва добре рано сутрин. Има много причини - психологически и физиологични - защо това е така. Но „хидрантът“е дълбоко безразличен към вътрешните ви ритми. Защото докато спите, количеството информация продължава да се увеличава.

След закуска отваряте входящата си кутия, а потокът от "хидранта" разбива екрана, който беше под натиска на писма в пощата, акаунти в Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello и други подобни. Вашият календар съдържа срещи, заявки и инструкции от вашия шеф, партньори, клиенти, подизпълнители, колеги. А това, което вчера не беше в списъка със задачи, днес гори и изисква незабавно изпълнение.

Хидрантът няма да те чака. Той силно изисква вашето време и внимание.

Изведнъж е 11 сутринта и вече сте загубили най-добрата част от деня си.

Как да реагираме на това състояние на нещата? Обикновено се предлагат две опции: или промяна на поведението, или използване на технология. Но защо да не използвате технологията, за да създадете основата за промяна на поведението?

Как ефективно управлявате информацията, задачите и идеите? Трябва да разберете, че потокът от информация е непрекъснат и като цяло е няколко потока: информацията идва от имейли, социални мрежи и медии, уебсайтове, вестници, по време на срещи, от приятели и дори от главата ви. Невъзможно е да се обхване всичко.

Трябва ли да обработвате съобщения, да решавате какво да правите с тях: реагирате, използвате, споделяте, запазвате за по-късна употреба или изтривате? Кога да го направя? И как намирате време да се справите с всичко това?

За съжаление режимът на многозадачност, когато се опитвате да направите всичко наведнъж, не работи. Не контролирате графика си, трудно намирате свободно време, отвличате вниманието от пощата и се фокусирате върху нещо повече от 5 минути. Ако е така, вижте моя метод за организиране на времето, за да бъда най-продуктивен през целия ден – това може да е начинът, по който трябва да вървите.

Три техники и допълнителни инструменти

Ежедневен ритуал. По това време ние организираме и планираме, фокусирайки се върху важни и малки задачи.

Обучение - Подреждане на опашка - Информация за запасите - Разпределение. Прехвърляме потока от "хидранта" към материала, с който можете да работите. Формираме списък със задачи, лична библиотека с полезни ресурси, стабилна емисия на информация от социалните мрежи и медиите.

Извършване на нещата докрай. Ние управляваме списъка със задачи и собственото си време.

Работете според вътрешните си ритми

Само вие можете да разберете своя собствен набор от подобрения на производителността - всичко, което мога да направя, е да споделя моите.

Разпределям най-доброто време за решаване на най-важните задачи

Сутрин, когато мозъкът ми е в най-добрия си вид, отделям 2-3 часа за работа по най-важната задача и не се разсейвам от нищо друго. Изследванията показват, че работниците, които са разсеяни - или са разсеяни сами - поне веднъж на всеки 3 минути, отделят минимум 20 минути, за да се върнат към задачата.

Струва си да започнем деня с трудна задача, въпреки че в човешката природа е да започнем с нещо по-лесно. През деня със сигурност ще възникнат непредвидени обстоятелства, допълнителни срещи - и задачите от първостепенна важност няма да бъдат изпълнени.

Посочвам паузи

Както и да е, обикновено след 60-90 минути концентрацията намалява, така че разделям сутрешния период на работа на две части, като правя кратка почивка, през която трябва да напусна работното място.

Учените твърдят, че заседналият начин на живот води до проблеми със сърцето, лоша стойка и някои видове рак.

Дори ако седите на едно място само 30 минути, метаболизмът ви ще се забави с 90%.

Вечерта

Нивата на енергия намаляват драстично след обяд, поради което много хора предпочитат да поспят през това време. След обяд опитвам:

• среща с хора: Сигурен съм, че трудно мога да си върша добре работата в такъв момент, а общуването дава допълнителен тласък на енергия;
• справяне с малки, прости и организационни задачи.

Сутрешен и вечерен ритуал

Трябва да решите какво точно да правите през тези часове. Това означава, че трябва да отворите поща, да преведете някои от съобщенията в списък със задачи и да намерите време за тях сред други проекти.

Проблемът е, че съобщенията, които заливат вашата поща, са истински вампири, които се хранят с вашето време. Разглобяването им отнема повече време и усилия, отколкото си мислите. И най-лошото е, че колкото и досадно да е, част от вас винаги иска да провери входящата си кутия.

Решението е тези, които влизат, да бъдат третирани като опасни животни, които през повечето време трябва да се държат в клетка, но все пак от време на време, за да не избягат сами.

Занимавам се с входящата работа два пъти на ден – по време на сутрешните и вечерните ритуали. Толкова свикнах с такъв ред, че работата с входящите стана за ума същата автоматична задача, както за тялото нуждата да яде и пие.

Между тези два периода не се притеснявам дали нещо е пристигнало по пощата и дали съм забравил нещо важно - вярвам на моята система. Ето защо, след като затворих пощенската кутия, отивам на работа с нова глава.

И тъй като сутрешният ритуал обикновено е краткотраен (повечето организационни въпроси са оставени за вечерния ритуал), обръщам повече внимание на Най-важната задача.

Списък със задачи

За да организирате деня си и да спрете потока от входяща кутия, която изсмуква всички сокове от живота ви, трябва да използвате техники и инструменти.

Една от тези ефективни техники е "Учене - Редене на опашка - Наличност на информация - Разпределение", която превежда случайния поток в:

• лесен за използване списък със задачи,
• лична библиотека с полезни материали, които се запазват за по-нататъшна работа с тях,
• колекция от материали за споделяне с колеги.

В идеалния случай това трябва да се прави по време на сутрешните и вечерните ритуали. Нека разгледаме по-отблизо този процес.

Проучване на входящите

Вашата входяща кутия е всичко - от имейли и съобщения в Twitter до вашите записи.

Първо, не забравяйте, че никакви входящи повиквания не изискват незабавен отговор. Всички сме се научили да изпращаме и получаваме бързи отговори на имейли, но това е погрешно: всеки, който очаква това, ви поема допълнителни задължения.

Второ, абсолютно неефективно е да отваряте всеки имейл и да отговаряте на него. Ще бъдете по-продуктивни, ако направите едно нещо. Например просто вижте входящата си поща. Мозъците ни не са много добри в свързването на множество задачи. Когато хората смятат, че могат лесно да изпълняват няколко задачи, те наистина просто бързо преминават от една задача към друга. Но това се отразява негативно на възприятието и концентрацията.

Така че, когато отворите входящата си кутия, просто я погледнете. Това е класическият модел с една задача "Направи го":

• ако можете да видите входящата си кутия за по-малко от две минути, направете го;
• ако не можете, добавете го към списъка със задачи, към които трябва да се върнете по-късно;
• можете просто да игнорирате файла.

Дори ако отворите входящата си поща на опашка веднага след като прегледате съобщенията си, все още имате време за възстановяване.

Преглеждайте входящата си кутия сутрин само когато е абсолютно необходимо.

Когато гледате съобщения сутрин, задайте си въпроса: спешни ли са? Истинските спешни съобщения са вашият враг номер едно, тъй като отнемат ценно време, което бихте искали да отделите за най-важната задача.

В противен случай просто трябва да включите елемента „Проверка на съобщенията вечер“в списъка със задачи.

Редене на опашка

Поставете неспешни задачи, които отнемат повече от 2 минути за изпълнение в една от двете секции на опашката:

1. Неща за четене: Могат да се добавят онлайн ресурси за четене и мислене. Можете да се върнете към тези материали по-късно и от всяко устройство.
2. Какво трябва да се направи: входящите съобщения се пренасочват директно към списъка със задачи с помощта на помощта.

Разбира се, можете също да създадете списък със задачи ръчно, но аз намирам приложенията за по-удобни.

Четене и разпространение на материали в лична библиотека

По време на вечерния ритуал се връщам към списъка със задачи и проверявам материалите на опашката за четене. Тъй като използвам Pocket, мога да ги гледам, докато пътувам в метрото, докато чакам среща или във всеки друг свободен момент. Затова обикновено бързо се справям с този списък.

Ако материалът наистина си заслужава, добавете го в моята онлайн библиотека с полезни материали. Може да се маркира, така че бележките са лесни за намиране на следващия ден, месец или дори година по-късно. И специални благодарности на Diiogo за възможността.

Тагът l8r (тоест по-късно - от англ. "Later") поставя ресурса в друга опашка, която извиквам по време на нощната проверка на списъка със задачи.

Освен това Diigo автоматично запазва копие на всеки текст, който добавям в полето за бележки. Мога да редактирам тази бележка, да вмъквам забележки, идеи, които са полезни, когато искам да споделя материал с някого.

Споделя това

Някои тагове в Diigo ви позволяват да публикувате актива си навсякъде. За което благодарение на магията:

• с маркера Like материалът се изпраща в моя Tumblr като цитиран пост,
• ако изберете заглавния таг на Tweet и връзката към публикацията се изпрати до Twitter,
• можете да персонализирате тагове за други акаунти: LinkedIn, Facebook …

Благодарение на този метод целият поток от "хидранта" се изпраща към списъка със задачи и личната библиотека, а избраните ресурси от своя страна могат да бъдат споделени. И всичко това без да губите внимание.

Вечерен ритуал

Тъй като искам да се съсредоточа върху творческата си работа сутрин, вечерният ритуал е крайъгълният камък на планирането за деня.

Как започвам вечерния ритуал

По време след обяд:

• Вече завърших най-важната си задача сутринта;
• непрочетени съобщения, натрупани във входящата ми кутия, които получавах, когато бях зает с работата по Най-важната задача;
• опашката в списъка със задачи съдържа задачите, които поставям там сутрин, и стандартните задачи, които правя по време на вечерния ритуал всеки ден.

Текущи ежедневни задачи

Както споменахме по-рано, вечерният ритуал включва задачи като:

1. Преглед. Това е пълна проверка на всичко: справям се с всичко възможно, дори и с онези материали, с които работа ще отнеме повече от 2 минути.
2. Четете, разпространявайте, споделяйте. Работя с всички страхотни неща, които добавих през последните 24 часа.
3. Наблюдавайте списъка със задачи. Отварям своя ред от задачи и въз основа на напредъка, постигнат в работата по най-важната задача, аз:

• Решавам какво ще правя тази вечер и какво ще отложа за утре,
• реши коя задача ще бъде най-важната задача за утрешната сутрин и определете колко време ще трябва да бъде отделено за нея,
• Включвам време за почивка в графика (или го отлагам за по-късно или някога).

Има още няколко текущи неща за вършене, като например отговаряне на имейли, получени вчера, или следене на финансите и други. Някои от тях се появяват само в специален ден. Например, проверявам гореспоменатия Diigo всяка сряда и събота.

Седмична проверка

Всеки понеделник трябва да включите елемента „Направете списък с цели за седмицата“в списъка със задачи. Затова всяка вечер през седмицата имам предвид тези цели: ще ми е полезно, когато трябва да реша какво да правя днес и какво да оставя за по-късно.

Всеки петък вечер мислено преразглеждам тези цели и ги оценявам критично.

И едва тогава идва времето за почивка

Тъй като е по-лесно да управлявам графика си вечер и по-трудно да работя по трудни задачи, през деня вероятно ще се занимавам с преглед и добавяне на задачи и материали към опашката. Въпреки това вашата входяща кутия ще бъде затворена за поне половин ден.

Денят ми завършва със задачата „Проучване – Редене на опашка – Наличност на информация – Разпределение“, за да мога да започна нов ден без товар от недовършени дела.