За какво е корпоративна библиотека и как да я създадем

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Инструкции за тези, които искат да организират книгите, разпръснати из офиса, да възпитат у служителите култура на четене и да превърнат ученето и развитието в естествен процес.

Защо компанията се нуждае от библиотека

Корпоративната библиотека прави четенето достъпно за всеки

Служителят не трябва да купува книга и да преминава през агонията на избора. Библиотеката вече е събрала полезното и полезното в работата.

Корпоративна библиотека - първата стъпка към системата за обучение

В нашата компания всеки служител има индивидуален план за развитие. Пише какви цели трябва да постигне за месец и тримесечие. Книгите са един от инструментите за постигането им, заедно с вътрешното обучение и наставничество.

Корпоративната библиотека ускорява придобиването на знания

Ако една компания е фокусирана върху растеж и развитие, вие просто трябва бързо да натрупвате, овладявате и предавате знания. Редовното четене на книги създава атмосфера, в която непрекъснатото учене и самообразование е естествен процес.

Откъде да започна

1. Сглобете първия рафт

Най-вероятно ще се окаже спонтанно. Кажете на служителите си за това, проследете реакцията им. Предложете някои нови продукти, които определено ще заинтересуват най-активните работници.

Всичко започна при нас, когато започнахме да събираме материали от проведените обучения в компанията в офиса на HR отдела. С течение на времето имало все повече хора, които идвали да вземат материали и искали допълнителна литература. Разбрахме, че е време да изградим собствена библиотека.

2. Определете отговорник за проекта – уредник на библиотеката

Назначихме служител на HR отдела. Разбира се, това не е основната му дейност, но ако един специалист управлява книгите, с течение на времето той става истински експерт и може да вземе книга за всеки служител за всякакви цели.

3. Определете основните заглавия на библиотеката

По правило те съответстват на сферата на дейност на компанията. Събирайте обратна връзка, разберете какви книги липсват, слушайте мненията на служителите. Първоначално нашата библиотека имаше само книги за интернет маркетинг. С течение на времето имаше все повече и повече публикации за управление, управление на процеси, саморазвитие и дизайн.

4. Разпределете бюджет за закупуване на книги

Важно е да се има предвид, че някои книги струват 300 рубли, а някои, например, за програмиране или управление на английски език, - до 1, 5-2 хиляди, с изключение на доставката.

Списъкът с нови продукти за закупуване се формира от самите служители: те казват на куратора как тази или онази книга ще помогне на тях и техните колеги в работата им. И тогава кураторът дава приоритет на обществените поръчки в рамките на бюджета.

5. Организирайте място за съхранение на книги

Раздаваме всички книги, не се изисква отделна стая за читалнята. Следователно компактните рафтове са разположени по протежение на стената в HR офиса и не пречат на работата. Предимството на такава организация е, че уредникът, специалист по обучение и развитие на персонала, в свободното си време с библиотеката се занимава сам с колеги от HR.

Как да автоматизираме процеса

1. Въведете счетоводството на книги, дори ако библиотеката е малка

Кураторът трябва да следи периода, в който книгата е при служителя и да изпрати напомняне: „Не забравяйте да предадете книгата“. В малка компания пощенските списъци с молба за оставяне на обратна връзка също могат да се изпращат ръчно, основното е да извършвате тази работа систематично. Първоначално нашата библиотека съществуваше само офлайн. Трябваше да се дойде, да се избере книга и служителят на библиотеката (куратор) направи отметка в Excel.

2. Бъдете готови за растежа на библиотеката и сложността на системата

През 2011 г. библиотеката се сдоби с технологична обвивка – аналог на електронен каталог със счетоводна система. Създадохме нова секция на корпоративния портал – система, с която автоматизирахме процеса на поръчване и проследяване на книги, обвързахме го с базата данни на всички публикации. Веднага щом нов екземпляр пристигне в библиотеката, му се присвоява идентификатор и се въвежда в регистъра и базата данни. След това книгата се появява на главната страница на корпоративния портал в раздела за нови продукти. Там отиват и електронни книги, които купуваме, ако хартиените са твърде скъпи или рядкост.

3. Подредете опашка за книги

Ако на портала има електронен каталог, служителите могат да видят списъка с книги, да прочетат рецензии и да поръчат желаното копие. Когато служител щракне върху бутона „Искам да прочета“, той получава известие дали книгата е налична или ще трябва да изчака.

Безплатно – кураторът получава писмо, че книгата трябва да бъде изпратена на служител в един от офисите. Не – служителят влиза в електронната опашка и чака книгата да стане достъпна.

Можете да организирате опашката за работни книги в Excel или Google Sheets, но ще бъде по-трудно. В малка компания служителите сами могат да се споразумеят на кого да прехвърлят книгата след прочитане. Основното е, че уредникът е информиран за промяната на читателя. Можете да въведете списък с чакащи за най-популярните книги, където служителите сами ще въведат имена и ще ги зачеркнат, преди да предадат книгата.

4. Поръчайте допълнителни копия на популярни книги

Ако има постоянно дълга опашка за книга (не само в първите месеци след поръчката), нашият уредник получава известие. Ако има голям брой положителни отзиви, ако книгата е наистина полезна, се поръчват допълнителни копия.

Как да поддържаме библиотеката да работи ефективно

Самата библиотека не е достатъчна. Всички служители трябва да знаят за това, да виждат постоянни актуализации, да разбират какво четат колегите и да обменят опит.

1. Организирайте система за обратна връзка

Веднага след като служителят върне книгата, той получава благодарствено писмо и молба за обратна връзка. Обратната връзка от хора с подобно информационно поле позволява на другите да разберат колко полезна е тази книга за тях. Можете да зададете въпроси на автора на рецензията, да уточните подробности или да обсъдите вече прочетена публикация.

2. Обсъдете книгите, които четете

При липса на корпоративна електронна платформа, въведете правило за редовни срещи и обсъждане на книгите, които сте прочели. Конкретни издания могат да бъдат посочени в плана за развитие на служителите или препоръчани за конкретен отдел.

3. Споделете новини от библиотеката

Имаме специален раздел за информация в нашия месечен дайджър на новините. Има публикувани новости, колекции с най-популярна литература или рецензии на най-добрите книги според някой от служителите. Понякога личният подбор на служители завършва в корпоративен блог.

4. Проектирайте библиотеките си

Така че бих искал да разгледам книгите и да говоря с уредника. Поставете най-подходящите заглавия на нивото на очите - особено за тези, които са влезли в HR офиса по собствен бизнес, така че човек вероятно да не мине покрай популярни публикации. Поставете ярки малки неща на рафтовете: привлечете вниманието, оставете служителя да остане по-дълго, прелистете и изберете книга.

5. Обмислете рисковете

Книгите често се забавят, дори ако им е даден поне месец за четене. Напомнянията трябва да се изпращат както до специалисти, така и до висшето ръководство. Ако стандартните известия не работят, тогава уредникът на библиотеката пише съобщения лично след няколко месеца. Понякога книгите се късат, по-рядко служителите ги губят. Това означава, че популярната книга ще трябва да бъде поръчана извънредно.

Ако нищо не се пропусне, библиотеката, нейният ефект и постигнатите резултати ще бъдат като снежна топка: от една страна, компанията инвестира в обучение, създава среда за развитие на служителите, от друга страна, служителите инвестират време и енергия в саморазвитието се стреми към нещо ново и давай пример.други колеги.