Защо пропускаме срокове и как да го спрем?

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Ако сте натъжени от факта, че никога нямате време да изпратите работата си навреме, тогава спешно прочетете тази статия. Обясняваме защо пропуснатите срокове не са по ваша вина и ви казваме как да спазвате сроковете.

Обичам сроковете! Особено свирката, с която чупят.

Писателят Дъглас Адамс

Всички знаем колко важно е планирането за ефективна работа. Понякога сме буквално обсебени от него. Но когато дойде време да започнем да изпълняваме списъка със задачи, започваме да ги отлагаме, задържайки до последната минута или дори напълно нарушавайки сроковете. Това се случва на всеки в по-голяма или по-малка степен. И за това има оправдание, което се крие в особеностите на нашето мислене.

Защо пропускаме срокове?

Може би сте чували историята на операта в Сидни, която е била планирана да бъде завършена през 1963 г. на стойност 7 милиона австралийски долара и в крайна сметка е завършена само 10 години по-късно, през 1973 г. Освен това оригиналният дизайн на театъра е претърпял множество промени, а сградата е станала по-малка и в резултат на това са изразходвани 102 милиона долара!

Дизайнерите са станали жертва на широко разпространена грешка: те са преценили погрешно колко време ще отнеме дадена задача. Отново и отново се налагаше да отлагат сроковете и да променят работния план, тъй като не са взели предвид проблемите, които се отразяват на скоростта на проекта.

Нашето мислене е структурирано по такъв начин, че планираме толкова време и пари, колкото са необходими, ако всичко върви по най-добрия сценарий.

Но неизбежно има препятствия по пътя, в резултат на което обемът на работата бързо се увеличава. Тогава ние обясняваме пропуснатите срокове с факта, че са възникнали непредвидени обстоятелства, а не с факта, че не сме могли да отчетем възможността за тяхното възникване на етапа на планиране.

Защо все пак имаме нужда от срокове?

Строгите срокове не само постоянно се разпадат, но и носят много стрес на участниците в проекта, така че може би е по-добре да им откажете? Не. Често пъти наличието на краен срок е единствената причина, поради която работата изобщо да започне.

Преди това думата крайна линия се използваше за описание на линията около затвора, отвъд която затворниците не можеха да се застъпят, денем или нощем, под страха да получат незабавно куршум.

Сега сроковете са свързани изключително с работата и техният провал не застрашава изпълнението на целия отдел. Но същността остава същата: крайният срок е живот или смърт за вашата производителност или проект.

Работата запълва времето, определено за нея.

Законът на Паркинсон

Всяка задача ще отнеме толкова време, колкото сте я разпределили. Ето защо понякога се чудим колко бързо можем да свършим нещо. По същата причина често сме на границата на възможностите в последните минути да завършим това, което е било определено за няколко дни или дори седмици.

Като вземем предвид закона на Паркинсон, разбираме, че ако не зададем времевата рамка за изпълнение на задачата, тогава ще я правим завинаги!

Как да преодолеем постоянните срокове

Как да се справим с лошото планиране и да превърнем наличието на крайни срокове в своя полза? Ще бъде много трудно, защото ще трябва да се борим със систематичните грешки в нашето мислене. Но знанието как крайните срокове променят нашето поведение може да ни помогне да бъдем по-продуктивни.

Ярко начало

Когато разпределите натоварването за месец, седмица, дори ден предварително, отбележете началото на периода възможно най-строго и разтоварете останалото време до крайния срок колкото е възможно повече.

Фокусирайте се първо върху най-трудните, важни и отнемащи време задачи на проекта. Все пак ще ги правите по-дълго, отколкото сте очаквали. Смирете се. Но благодарение на вашето активно начало, в края на периода ще имате време, което ще отделите за решаване на непланирани проблеми и изпълнение на задачи.

В навечерието на крайния срок няма да се налага да се гмуркате с глава в нови сложни задачи, като се сблъсквате с клопки, за които все още не знаете.

Допълнителен срок

За себе си задайте краен срок няколко дни по-рано от реалния. Това съветва маркетологът Матю Гуай от Zapier. Идеален, ако не знаете колко време имате от личния си краен срок до реалния - един или три дни. Но такава ситуация е слабо представена. Вие, разбира се, все още ще помните колко време ви остава, така че ще е необходима воля, за да не нарушите сроковете си.

Измислете някаква награда за себе си, ако свършите работата в крайния срок. Въпреки това, удовлетворението от изпълнените задачи навреме ще бъде добра награда.

Публично изявление

„Тържествено се заклевам да завърша статията до пет вечерта“- кажете го не в главата си, а на висок глас на целия офис. Сега вашето самочувствие влезе в игра. Какво ще бъде по-болезнено за вас: да се принудите да работите активно или да пропуснете сроковете и да признаете на висок глас провала си?

Писателят Евелин Уо, започвайки с новия си роман „Завръщане в Брайдсхед“, публично заяви: „Започвам нова книга и ще я напиша след три месеца“. Той не спази срока и няколко пъти, отново публично, поиска отлагане на срока. Въпреки това той завърши романа доста бързо, защото знаеше, че читателите помнят обещанието му и чакат да бъде изпълнено.

Постоянни напомняния за наближаващия краен срок

Ако започнем да работим по голям проект, тогава времевият период обикновено е доста дълъг. Крайният срок се превръща в някаква абстракция – някъде там, някой ден. Колкото по-близо е, толкова по-ясно осъзнаваме колко точно време ни остава и можем по-адекватно да съпоставим неговото количество и количеството оставаща работа.

Задайте си редовни напомняния, които постоянно ще ви връщат към реалността, като ви уведомяват, че денят X наближава:

• крайният срок изтича след месец;
• седмица;
• три дни;
• ден;
• 8 часа.

Да, стресиращо е, ще бъде досадно. Но може би това е единственият начин да се подтикнете?

Всеки бизнес винаги отнема повече време от очакваното, дори със закона на Хофщатер.

Законът на Хофщатер

Този комичен рекурсивен закон от Дъглас Хофстатер, д-р, говори за невъзможността за насрочване на срокове. Сроковете са буквално поставени, за да бъдат осуетени. Надяваме се обаче, че нашите съвети ще ви помогнат да избегнете изтласкването на нещата до точката на пречупване, където постоянното неспазване на сроковете е изключително пагубно за работната ви репутация и ви поставя в състояние на постоянен стрес.