Как да спрем да страдаме от наближаването на крайните срокове

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Парадокс: ако се страхувате, че няма да успеете да свършите работата навреме, съкратете срока.

Сроковете са една от най-честите причини за стрес на работното място, според анкета на CareerCast.

Но ако спрете да приемате крайните срокове негативно, ще спестите много нерви. Ето няколко ефективни трика, които да ви накарат да работите по-бързо.

1. Задайте няколко дати вместо една

Икономистите Дан Ариели и Клаус Вертенброх проведоха проучване, опитвайки се да открият как хората управляват планирането на задачите си и избягват отлагането. Субектите бяха разделени в три групи, като всички те работят, разделени на три задачи и зададени различни времеви рамки:

1. Първата група беше инструктирана да изпълнява една задача на седмица и да отчита напредъка на всеки 7 дни.
2. На втората група бяха дадени три седмици за всички задачи.
3. Третата група определя срокове по своя преценка.

В резултат на това първата група, която беше принудена да отчита задачи на седмична база, свърши много по-добра работа – хората правеха по-малко грешки и спазваха сроковете по-точно.

Изследванията показват, че най-добрият начин да зададете най-реалистичните и най-малко стресиращите срокове е да разделите големите проекти на по-малки задачи, с различен краен срок за всяка.

Например, задачата „да изпратите проект на клиента до 15 август“може да бъде доста стресираща за вас – изглежда твърде обезсърчителна. Но опциите „направете скица до 1 юли“, „направете оформление до 15 юли“, „създайте прототип до 31 юли“изглеждат много по-прости и достъпни – имате конкретни срокове и конкретни действия, които трябва да предприемете.

Освен това, равномерното насрочване на графика ви позволява да усетите напредък, което допълнително ви мотивира. Пример от животинското царство: Психологът Кларк Хъл изследва как плъховете се движат в лабиринтите в търсене на храна. Той откри, че животните, които вече са намерили една награда, полагат повече усилия, за да продължат търсенето. Хъл нарече това поведение хипотеза за градиент на целта.

Ако визуално наблюдавате напредъка в работата, тогава получавате допълнителен стимул да не отпускате усилията си. Просто казано, докато зачертавате все повече и повече елементи, докато се движите надолу по списъка си със задачи, това ви мотивира да приключите работата по-рано. Има огромен брой диспечери на задачи, които ви позволяват да проследявате напредъка - изберете всеки.

2. Намерете идеалното си ниво на стрес

Свикнали сме да мислим, че стресът е нещо недвусмислено лошо и в идеалния случай трябва да се избягва по всякакъв възможен начин. Но не е така. В малки количества стресът може да ни мотивира.

Законът на Йеркс-Додсън, формулиран от психолозите Робърт Йъркс и Джон Додсън през 1908 г., гласи, че колкото по-психически стресиран е човек, толкова по-ефективно работи. Но след достигане на определен праг на това състояние, производителността спада и човекът се отказва.

Когато сме стресирани, адреналинът се повишава в тялото, което ни прави по-будни, изостря сетивата ни и ни дава сила. Стресът е вид допинг, който ни дава временен тласък както на физическата, така и на умствената енергия.

Как да изберем идеалното си ниво на стрес?

• Сложните проекти изискват ниско ниво на напрежение. Самите те предизвикват вълнение, не е нужно да се навивате отвъд това.
• Проблемите с умерена трудност изискват умерени нива на стрес.
• Високото ниво е чудесно за прости задачи, за да ви мотивира да се справите правилно.

Поставете кратки срокове за прости задачи, не ги отлагайте за по-късно. Приближаването до крайния срок ще повиши нивото на стреса ви – ще ви стимулира.

3. Намалете сроковете предварително

Ако се борите да спазите крайния срок, но имате проблеми с мотивацията, определянето на по-кратки срокове може да помогне.

В проучване, публикувано в списанието Consumer Research през 2018 г., експериментаторите помолиха множество хора да попълнят анкета. На една група беше дадена седмица за това, на втората - две седмици.

Познайте коя група завърши анкетата навреме? Този с по-малко време.

В друг експеримент същите изследователи дават на група студенти избор: или да изпълнят по-спешна задача и да получат три шоколада, или да свършат по-малко изгаряща работа и да получат пет шоколада като награда. И повечето от учениците предпочетоха първия вариант, въпреки че наградата там беше по-малка.

Изследователите стигнаха до заключението, че има така наречения ефект на спешност: ние сме заинтересовани да завършим задачите скоро, дори ако имаме по-малко полза от това. Неотложните въпроси, както пишат експериментаторите, са много привлекателни.

Поемането на задача с дълъг срок не е лесно, защото смятаме, че такива задачи са по-трудни, защото отнемат повече време. Склонни сме да отлагаме неща, които смятаме за отнемащи време, но поставянето на по-кратки срокове ни мотивира да свършим работата възможно най-бързо.

4. Споделете целите и напредъка си с колегите

През 2015 г. Американската асоциация за развитие на таланти (ATD) проведе проучване и установи, че ако докладвате напредъка си в работата на друг човек (шеф, колега или просто приятел), шансовете ви да завършите започнатото се увеличават с 65%. Те също се увеличават с 95%, ако правите редовни отчети за постиженията си на екипа.

Тези констатации са в съответствие с изследванията на Дан Ариели и Клаус Вертенброх, които споменахме по-рано. Те открили, че служителите, на които други хора са поставили крайни срокове, изпълняват задачите по-бързо и по-ефективно от тези, които са планирали собственото си време.

Позволете на някой друг да определи крайните срокове вместо вас, а вие ги следвате и докладвайте за напредъка. Ако нямате лидер, намерете си партньор, който ще ви контролира.

5. Превърнете спазването на крайните срокове в игра

В своя TED разговор психологът Михай Чиксентмихайи описа потока като тайната на щастието. Flow е състояние, в което сте толкова фокусирани и страстни към работата си, че дори не забелязвате как времето лети.

Когато сме в състояние на движение (нарича се още период на максимална когнитивна ефективност), дори мозъчната ни активност се променя. В префронталната кора концентрацията на кислороден хемоглобин се увеличава и ефективността на мозъка се повишава. Когато ни е скучно, това не се случва и ни е по-трудно да се концентрираме върху поставената задача.

Ето защо си струва да приложите принципа на геймификация, особено към онези случаи, които ви се струват безинтересни. Скучните задачи не са благоприятни за спазването на крайните срокове. Превръщайки работата си в игра, ще я направите по-забавна и ще увеличите мотивацията си да завършите всичко навреме.

Има много начини за геймификация на скучни задачи. Например, можете да се състезавате с връстниците си, за да събудите духа на вълнението. Или инсталирайте някакво специализирано приложение (например Habitica), което ще ви даде постижение за всяка изпълнена задача.

Опитайте всички тези методи и наближаващият краен срок вече няма да ви кара да изпадате в паника.