Как да направим срещите по-продуктивни

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Предприемачът и инвеститор Рей Далио сподели тайните на успешните срещи.

1. Определете кой ръководи срещата и за кого се провежда

Всяка среща трябва да постигне нечия цел. Това е човекът, който трябва да ръководи разговора. Той идентифицира целите на срещата и как да ги реши. В противен случай всеки ще говори произволно и няма да има продуктивна дискусия.

2. Решете какъв тип комуникация ще преобладава

Формата на срещата зависи от целта на срещата. Например дискусията и инструктивната лекция се провеждат по различни начини. Дискусиите отнемат много време. Колкото повече участници има, толкова повече се влачат. Затова избирайте внимателно посетителите на срещата си.

Не канете само онези, които са съгласни с вашето мнение. Избягвайте както груповото мислене, когато участниците не изразяват собствените си мнения, така и единичното вземане на решения.

3. Бъдете упорити и отворени

Ще трябва да управлявате конфликти, да излизате от безизходица и да управлявате времето си разумно. Обикновено възникват трудности, когато говори неопитен служител. Претеглете кое е по-важно за вас: спестете време, без да обсъждате мнението му, или разберете как мисли той. Вторият вариант ще помогне да се определи как човек ще се справи с определени отговорности. Ако имате време, обсъдете с него къде греши. Но винаги признавайте собствената си грешка.

4. Не прескачайте от една тема на друга

Така че на срещата няма да бъде решен нито един въпрос. За да избегнете това, маркирайте разговора на дъската.

5. Следвайте логиката на разговора

По време на спорове емоциите се засилват и затрудняват обективното възприемане на реалността. Бъдете спокойни и рационални. Например, хората понякога казват: „Мисля, че е вярно“и след това се държат така, сякаш това е установен факт. Въпреки че събеседниците им виждат ситуацията по съвсем различен начин. Така че в разговора преобладава логиката, а не емоциите, попитайте такъв човек: "Наистина ли е вярно?"

6. Разпределете отговорностите на всеки участник

Когато решенията се вземат от група, често се забравя да се разпределят отговорности. И тогава не е ясно кой какво трябва да прави и кой носи отговорност. Уверете се, че сте дефинирали ясно отговорностите на всеки член на груповото решение.

7. Въведете правилото за две минути

Дайте на всеки две минути спокойно да изразят мислите си. И едва тогава обсъждайте предложението му. По този начин всички участници ще изразят мнението си без страх да бъдат прекъснати или неразбрани.

8. Спрете онези, които говорят твърде бързо

Бързата реч е по-трудна за разбиране. Някои се възползват от това. Хората не искат да изглеждат глупави и не питат отново, дори и да не разбират нещо. Не се хващайте на тази стръв. Ваша отговорност е да изясните всички неясноти и да разрешите спорове. Така че не се страхувайте да кажете: „Съжалявам, не го разбрах. Можеш ли да говориш по-бавно? И след това задайте натрупаните въпроси.

9. Обобщете разговора

Ако всички обмениха идеи, направете изводи. Ако постигнете споразумение на срещата, повторете го на глас. Ако не, кажете и вие. Ако сте определили задачи за бъдещето, разпределете ги между участниците и посочете крайните срокове.

Запишете заключения, работещи теории и проблеми, така че всеки да има достъп до тях. Това ще улесни проследяването на напредъка.