3 съвета как винаги да приключвате срещите навреме

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Научете се да извлечете повече от срещите си, като ги съкратите само с 5-10 минути.

Ако има няколко срещи за деня, една дълга среща може да наруши всички планове. Предприемачът Патрик Юърс предлага три стратегии за избягване на това.

1. Преди срещата: съкратете продължителността на срещата

Най-често срещите продължават половин час или час. Най-удобно е да въвеждате такива интервали от време в календара. Но поради това се оказва, че една среща започва веднага след друга. В резултат на това има много неудобства.

Заменете половинчасовите срещи с 25-минутни и почасовите с 50-минутни. Ще имате време да направите всичко както преди. Но между две срещи, следващи една друга, ще остане малко време за подготовка или решаване на спешни въпроси.

За да не обидите някой от участниците, предупредете за промените предварително. Когато си уговаряте среща, просто споменете, че вашите срещи вече са с продължителност 25 или 50 минути.

2. По време на срещата: напомнете на аудиторията за целта на срещата и заедно обобщете

Първите минути от срещата са изключително важни. Използвайте ги, за да напомните на всички за какво сте тук и колко дълго ще продължи срещата. Споменете, че имате около 50 минути, за да обсъдите всички въпроси, а последните пет ще бъдат изразходвани за обобщаване. Тогава никой няма да се изненада, че сте започнали да затваряте срещата след 45 минути. Най-вероятно други участници дори ще бъдат благодарни, защото по този начин спестявате не само вашето време, но и тяхното.

Задайте напомняне или, което ще звъни след 45 минути, и сложете телефона на масата, така че всички да запомнят часа и да не се разсейват. Когато алармата прозвучи, прекратете срещата, където и да сте.

Ако не сте имали време да разрешите всички проблеми, в оставащите пет минути насрочете нова среща на следващия ден. И:

• повторете кой е поел ангажимента;
• избройте накратко основните констатации;
• договорете се за следващите стъпки;
• Споделете нещо положително, като например това, което ви хареса в тази среща.

3. След срещата: прегледайте накратко миналата среща и се подгответе за следващата

След 50-минутна среща трябва да имате 10 минути свободни. Прекарайте първите пет за анализ на основните точки от предишната среща, за да не забравите нищо. Освен това напишете чернова на писмо до всички участници, за да им напомните за и ангажиментите. Това ще увеличи стойността на прекараното време, а освен това ще осигури нещо още по-ценно – усещане за завършеност.

Прекарайте вторите пет минути в подготовка за предстоящата среща. Ако вече познавате членовете, напомнете си:

• какви въпроси трябва да бъдат обсъдени;
• какви предишни задачи трябваше да бъдат изпълнени;
• какво знаете за участниците: техните професионални и лични интереси.

Ако не сте запознати с човека, с когото ще се срещнете, потърсете информация за него: посочете името и длъжността, разгледайте профилите в социалните мрежи. И помислете с коя фраза ще започнете разговора.