Как да се измъкнем от "рутината" и накрая да се заемем със стратегически задачи

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

- Кой, ако не аз? - типична мисъл, която те въвлича в рутина. Правилната подготовка ще ви помогне да намерите време за наистина важните неща.

Управлението на текущите събития на организацията или оперативното управление е необходима част от работата по проекта. Това включва например ежедневно взаимодействие с подчинените или незабавен отговор на всички входящи задачи. Но това носи реални ползи само ако работата е изградена на базата на добре обмислена и одобрена стратегия, която трябва да прави собственикът на предприятието. В противен случай това е безкраен, хаотичен процес, който поглъща всички ресурси.

Във всеки учебник по управленски дейности е написано как правилно да се организира работата: проектиране, внедряване и след това делегиране на системата за оперативно управление на компанията на висшето ръководство. Но на практика всичко се оказва много по-сложно. Преди въвеждането на нова система за управление е важно да се създадат необходимите условия.

Обучете персонал

За да се измъкнем от „рутината“, задачите трябва да бъдат делегирани. И да го правите, за да не се разсейвате постоянно от контрол.

За да процъфтява компанията и собственикът да може да се ангажира със стратегически задачи, екипът трябва да има проактивни лидери и съвестни изпълнители.

Има много системи за типология на служителите, но всички те, по един или друг начин, се свеждат до факта, че в компанията трябва да работят мотивирани и заинтересовани хора. Ето защо на този етап е много важно да се извърши висококачествена оценка на персонала. Най-добрите начини за решаване на този проблем са начините, при които основният критерий е производителността, а не компетентността. Например можете да използвате метода "360 градуса" - това е оценка на служител от неговите колеги, подчинени, ръководство, клиенти и самият той.

Какво да правим с тези, които са се оказали неефективни служители? Като начало ще се опитаме да ги „оправим”, тоест да ги мотивираме. Тук трябва да идентифицирате онези, които са вдъхновени от постиженията: те ще работят по-забавно, ако им бъде обещана награда. Но тези, които са мотивирани от наказание, и тези, които изобщо не реагират на стимулация (това е още по-лошо), трябва да се отърват. Важно е този процес да се направи стъпка по стъпка и да не е очевиден за екипа. В противен случай имате всички шансове да съсипете компанията.

На останалите трябва ясно да предадете идеята какво очаквате от тях, или по-скоро, за какво давате заплатата си. Служителят трябва да разбере, че неговите действия носят такава печалба на компанията, поради което получава такава заплата и такъв бонус. С други думи, внедрете прозрачна система за материална мотивация, базирана на показатели за ефективност – KPI (Key Performance Indicator).

Справете се с финансите

И така, екипът беше подреден. Нека да преминем към най-горящата тема за всеки бизнесмен – фирмените финанси.

Понякога, особено по време на бърз растеж, собственикът и висшето ръководство забравят за най-важното - икономиката на проекта. За да разберете ясно как парите идват и отиват, трябва да извършите редица процедури.

• Изчислете единичната икономика на проекта - рентабилността или загубата на една единица стоки или услуги на клиент. Това ще ви позволи да разберете кои продукти трябва да бъдат подсилени и кои трябва да бъдат изоставени напълно, така че бизнесът като цяло да остане печеливш.
• Идентифицирайте и популяризирайте най-маргиналния продукт. Водете се от принципа: да укрепвате силните, за да развивате слабите. Ако няма печалба, просто няма да имате ресурси за нови направления.
• Проверете ведомостта (платната ведомост) за уместност. Ще се изненадате, но при правилно изчисление на икономиката на проекта може да се окаже, че "два багера и половина" ще са ви достатъчни. Понякога, вместо да задържите трима служители, е по-добре да разпределите (срещу допълнително заплащане) допълнителна част от задачите между двама служители - това значително ще спести ведомостта.

Всичко това трябва да се направи, за да се подготви средата за прехвърляне на изградените процеси към висшето ръководство на компанията.

Стандартизирайте процесите

Да преминем към тактическите действия. Чудили ли сте се защо служителите в заведенията за бързо хранене са толкова бързи? Защото имат ясно дефинирани процеси: знаят в какъв ред да поставят бургери, как да се движат из кухнята, за да не наранят колега, колко грама сос да добавят към определено ястие. Същото трябва да се направи с всеки процес във вашата компания.

Можете да започнете със същия персонал: напишете длъжностни характеристики. Просто не изтегляйте от интернет, а напишете какво точно трябва да прави даден служител във вашата компания. Също така изчислете системата на KPI - вече говорихме за необходимостта от използване на тази техника. По-добре е, ако е одобрен за всички служители.

В продажбите не забравяйте да внедрите CRM (Customer Relationship Management) система, за да не пропуснете нито един клиент и да не работите, заобикаляйки стандартите и контролните списъци.

Необходимо е да се регулират всички процеси: от най-простите задачи до сложните управленски решения. Разбира се, понякога правилата могат да бъдат нарушени, но благодарение на ясна координатна система не можете да се притеснявате за това, което се случва на това или онова ниво на компанията.

Внедряване на автоматизация

По време на процеса на стандартизация ще идентифицирате онези зони, които могат и трябва да бъдат автоматизирани, тоест премахване на необходимостта от повтаряне на същия тип действия. Например, при получаване на входяща заявка, мениджърът въвежда клиентски данни в CRM система, след това копира информацията за специалист по обслужване на клиенти в Excel и за маркетинг прехвърля информацията в Google Sheets. Всички тези манипулации могат да бъдат избегнати и по този начин значително да се повиши ефективността на служителите и производствения процес като цяло.

Ще се изненадате колко време и усилия можете да спестите, ако не използвате труда на мениджър за стандартни изчисления, а похарчите веднъж за интелигентно оперативно решение. Такива системи вече съществуват и за CRM в продажбите, и за счетоводни задачи, и дори за набиране на персонал.

Автоматизирайте каквото можете. Така ще избегнете безкрайни грешки поради човешкия фактор, ще оптимизирате процесите и евентуално ще спестите от заплати.

Създайте оперативно управление

Така че, вие сте заобиколени от мотивирани служители, които знаят какво трябва да направят, за да постигнат приличен резултат. Имате ясен финансов модел и имате идея къде да се движите, за да увеличавате постоянно печалбите. Процесите във фирмата са стандартизирани и автоматизирани.

Сега трябва да делегирате оперативен контрол. Важно: не обвързвайте процесите с един човек, за да не се поставите в положение, в което вашият бизнес е изцяло зависим от нает мениджър. След като премахнете оперативното управление от себе си, не създавайте друг полюс, а се опитайте да разделите задачите на няколко различни области: например, поверете всички парични въпроси на финансовия отдел, а работата с клиенти - на отдела за обслужване.

Сега можете спокойно да се занимавате със стратегическо управление. Но не забравяйте да проверявате поне веднъж на тримесечие дали тактическата част от управлението на проекти съвпада със стратегията, която прилагате. В крайна сметка разумният контрол е ключът към стабилната и дългосрочна работа на компанията.