Как да използвате ефективно Gmail: 25 съвета

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2024-01-13 00:44

Дори ако работите с Google Mail всеки ден, има вероятност да не знаете всичките му възможности. Ето 25 съвета за ефективно използване на Gmail, които ще улеснят много задачи и ще ви спестят време.

1. Откъде да започна

Променете фона

Вместо да виждате обичайния бял фон на Gmail, подправете входящата си кутия с нещо крещящо. Просто изберете секцията „Теми“в настройките в горния десен ъгъл, за да зададете нов фон от предложените опции, или качете свое собствено изображение.

Като алтернатива можете да експериментирате с настройките на интерфейса. В режим „Просторен“ще имате много свободно място, а „Компактният“е добър, когато трябва да поберете колкото се може повече съобщения на екрана.

Добавяне на приятели (и съобщения)

За да добавите вашите контакти и стари съобщения към системата (няма значение дали използвате Gmail за първи път или създавате допълнителен акаунт), отидете на „Настройки“→ „Акаунти и импортиране“и изберете връзката „Импортиране на поща и контакти . Това ще ви позволи да добавите вашите данни от други пощенски кутии.

Направете Gmail да изглежда като Outlook

В Настройки → Лаборатория активирайте функцията Панел за преглед, за да видите пълния текст на съобщенията вдясно, точно както в Outlook. Навикът е втора природа, така че ако сте работили с корпоративна електронна поща през целия си живот и точно сега се опитвате да се настроите добре с Gmail, Viewport ще направи прехода ви по-лесен.

След като активирате, ще видите различни опции за показване в падащото меню вляво от настройките.

Съсредоточете се върху най-важното

Gmail може да реши кои съобщения са по-важни за вас. Умен, а? Под Настройки → Входяща кутия изберете Проследяване на активността ми по имейл…, за да може Gmail да анализира вашите съобщения.

Можете също да изберете функцията „Включване на маркери“или „Игнориране на филтри“(ще обсъдим повече за филтрите по-долу) и да промените типа на папката, така че важните съобщения да се показват в горната част. След това в менюто „Настройки“→ „Общи“в секцията „Известия на работния плот“(ако използвате браузъра Chrome, Firefox или Safari), можете да изберете опцията „Активиране на важни известия по имейл“.

Отърви се от нишката от букви

Има два типа хора: тези, които обичат функцията Chaining и тези, които я мразят със силата на хиляда слънца. Ако принадлежите към втората група, отидете в секцията "Настройки" → "Общи" и изключете "Вериги от писма".

2. Поддържайте реда

Архивирайте всичко

Gmail дава възможност за архивиране на съобщения, вместо да ги изтривате. Това се прави, за да не се притеснявате за наличието на свободно място и постоянно да почиствате чекмеджето си. Ако искате да архивирате съобщение, отворете го и щракнете върху втората икона отляво (поле със стрелка, сочеща надолу). Съобщението ще ви чака в раздела Цяла поща в лявата странична лента.

Следете архива си

Без значение колко място предоставя Gmail за безплатно съхранение на файлове, 2016 г. е и хората изпращат все повече и повече прикачени файлове. Ако сте достигнали лимита на паметта си, време е да се отървете от някои от съобщенията. Кликнете върху стрелката в полето за търсене, маркирайте елемента „Има прикачени файлове“, изберете размера 10 MB и кликнете върху бутона с лупа. Това ще ви покаже всички съобщения над 10 MB. Поставете отметка в квадратчето за писмата, които определено вече не ви трябват, и ги изпратете в кошчето.

Отговорете и архивирайте

Защо да оставяте имейл във входящата си кутия, след като вече сте отговорили? Използвайте функцията „Изпращане и архивиране“, за да избегнете претрупване на входящите съобщения, докато чакате отговор на писмото си. Отидете на "Настройки" → "Общи" и изберете "Покажи бутон" Изпращане и архивиране "в отговор". Сега можете да отговаряте по обичайния начин, като натрупвате съобщения във входящата си кутия, ако желаете, или незабавно да архивирате ненужни имейли, когато отговаряте.

Използвайте етикети и филтри

Можете да добавите етикет към всяко съобщение. В лявата странична лента ще се появят нови преки пътища. Просто отворете писмото и кликнете върху иконата "Етикети" - тя е втората отдясно. Сега създайте нов пряк път или изберете съществуващ (между другото, можете да плъзнете прекия път от страничната лента направо във вашето съобщение).

Кликнете върху бутона „Още“и изберете „Филтриране на подобни имейли“и след това „Създаване на филтър въз основа на тази заявка“. Можете да напишете отделна статия за филтрите на Gmail, така че вижте секцията "" за повече подробности.

Купете допълнително място за съхранение

Ако сте напълно уморени да се забърквате с проблема със съхраняването на файлове, можете да похарчите пари за допълнително пространство. Превъртете надолу страницата със съобщения и в долния ляв ъгъл ще видите колко място ви остава, както и връзката „Управление“.

Ако имате почти 100% от наличното пространство заето, следвайте връзката. Планът от 100 GB струва 139 рубли на месец, а допълнителното пространство може да се използва не само за Gmail, но и в Google Drive и Google Photos, ако ги използвате.

3. Вземете го сериозно

Променете режима на показване на имейлите на страницата

Опитайте да увеличите броя на съобщенията на страница до 100, за да можете да разгледате целия масив от вашите писма с един поглед. Отидете в Настройки → Общи → Максимален размер на страницата. Там можете също да изберете да показвате 10, 15, 20, 25 и 50 съобщения на страница.

Разпределете всичко по цвят

Можете да маркирате съобщение като важно много бързо, но различните съобщения могат да имат различна степен на важност. Отидете в Настройки → Общи → Звезди и изберете Всички звезди. Сега, ако щракнете върху звездата, маркирайки буквата, тя ще променя цвета си с всяко щракване. Това ще ви помогне да сортирате вашите важни съобщения по тяхното съдържание.

Превърнете съобщенията в списъци със задачи

Вероятно вече мислите за входящата си кутия като за един огромен списък със задачи. Така че защо не превърнете имейлите си в задачи, които можете да зачеркнете? Кликнете върху бутона „Още“в активния разговор и изберете „Добавяне към задачи“. Тази нишка вече ще се появи в Google Tasks заедно с връзка към оригиналната публикация.

Следете броя на непрочетените съобщения

В секцията „Настройки“→ „Лаборатория“активирайте функцията „Икона на непрочетени съобщения“. Ако вие, като всеки нормален човек, имате отворен раздел за поща през целия ден, винаги ще виждате колко непрочетени съобщения сте оставили. Това е в случай, че ви липсва стрес.

Работете офлайн

Ако използвате браузъра Google Chrome, имате възможност да работите в поща офлайн. Разбира се, няма да можете да изпращате и получавате нови съобщения, но можете да премествате писма от папка в папка и да създавате чернови. За да активирате тази функция, отидете на Настройки → Офлайн.

Дайте достъп до вашия акаунт на секретар

Ако все още не можете да се справите с писмата, можете да предадете целия този ужас на секретарката си. За да направите това, отидете на „Настройки“→ „Акаунти и импортиране“, изберете „Предоставете достъп до вашия акаунт“и добавете други потребители на Google. Те няма да имат право да променят вашите настройки и парола, но ще могат да четат, архивират съобщения и, разбира се, да отговарят на тях. Писмото ще бъде подписано с вашето име и името на вашия секретар в скоби, за да се избегне объркване.

4. Контролирайте човешкия фактор

Блокиране на адреси

Някои изобщо не разбират намеците. За щастие можете да блокирате всеки човек (или уебсайт) само с няколко щраквания. След като получите съобщение от някой, когото искате да добавите към черния списък, кликнете върху стрелката в горния десен ъгъл и изберете функцията „Блокиране на потребителя“.

Сега всички съобщения от този адрес ще отиват директно в спам.

Намерете стари писма

Искате бързо да намерите всички съобщения от приятел наведнъж? Просто задръжте курсора на мишката върху името на подателя или от входящата кутия, или от конкретна буква и ще се появи карта за контакт. След това кликнете върху връзката „Разговори“, за да видите всички съобщения от този контакт.

Отменете грешно изпратените съобщения

Всички сме изпращали случайно писма на грешен адрес в даден момент. За щастие в Gmail можете просто да отмените изпращането. Отидете в секцията "Настройки" → "Общи" и активирайте функцията "Отмяна на изпращане". Тук можете също да изберете периода от време за отмяна на изпращането: от 5 до 30 секунди. Следващият път, когато изпратите съобщение, ще забележите „Отказ“в горната част.

Пропускане на групови съобщения

Можете лесно да излезете от нишката за групови съобщения, като щракнете върху бутона Още и изберете Игнориране. Сега ще пропуснете всички съобщения, освен тези, при които сте единственият получател на писмото.

Ако искате да се върнете към груповото съобщение, въведете заявката is: muted в полето за търсене, така че ще видите всички игнорирани теми. След това изберете Не пренебрегвайте от менюто Още. Освен ако, разбира се, изобщо не се самосъжалявате.

5. Спестете време

Създавайте нови акаунти в движение

Да приемем, че искате да филтрирате съобщения много внимателно или например да създадете допълнителен акаунт за услуги, които вече използват основния ви акаунт в Gmail. В този случай можете да създадете виртуален пощенски адрес, свързан с основния адрес, като просто добавите „+ всяка дума“преди символа @, докато пишете. Например „вашият адрес е [email protected]“за онлайн пазаруване.

Всички съобщения за отговор ще отидат до основния ви адрес в Gmail.

Изпращайте съобщения в съня си

Накарайте клиентите и колегите си да мислят, че сте маниакален работохолик, като ги програмирате да изпращат съобщения през нощта с помощта на разширение, достъпно за Chrome, Safari и Firefox. С безплатната версия можете да изпращате до 10 съобщения на месец.

В допълнение, това разширение ще превърне вашите имейли в напомняния, без да ги показва във входящата ви кутия, докато не сте готови да отговорите на тях. Това е идеално за създаване на външен вид на празна входяща кутия в петък вечер.

Автоматично отговаряйте на дублиращи се заявки

Ако досадните клиенти ви заливат с един и същи тип заявки, не е необходимо да пишете един и същ отговор отново и отново. Просто включете функцията "Шаблони за отговори" в секцията "Настройки" → "Лаборатория". Следващия път, когато отпечатате отговор, запазете го като шаблон и не се колебайте да го изпратите на всички същите заявки.

6. Кликнете по-малко

Дайте на мишката си почивка

Почти всичко в Gmail може да се направи с помощта на клавиатурата. Основните клавишни комбинации работят по подразбиране, но не забравяйте да отидете на Настройки → Общи и да активирате функцията Клавишни комбинации. Запазете промените си и след това щракнете върху въпросителния знак, за да видите възможни клавишни комбинации.

Спрете да проверявате другите пощенски кутии

В секцията „Настройки“→ „Акаунти и импортиране“щракнете върху връзката „Добавете своя POP3 имейл акаунт“и Gmail ще изтегли вашата поща от други пощенски кутии. След това настройте изпращането на съобщения: можете да отговаряте както от вашия Gmail адрес, така и от други имейл адреси.