Как да изпратите служители в командировки без документи: личен опит

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Разказваме ви за основните проблеми при бизнес пътуванията и обясняваме как можете да ги разрешите.

Проблем № 1. Бавна система за одобрение

Всяко пътуване е куп кореспонденция, в която действам като посредник. Изпращането на съобщения отнема много време, освен това има шанс да се объркате и да направите грешки, особено когато летят няколко човека.

Веднъж разбрах погрешно един служител и се договорих за билет за грешен полет. Сумата не се възстановява, така че компанията трябваше да похарчи пари за втори билет с правилната дата и да загуби около 10 хиляди рубли.

Как да решим проблема

Къс: автоматизирайте процеса.

Услугите за онлайн резервиране на пътувания се справят с тази задача - тествах я. Може да се използва за планиране на бизнес пътувания, закупуване на билети за самолет и влак и резервиране на хотели. Не е необходимо да плащате за свързване и използване на услугата.

Услугата може да се ползва не само от ръководителя и офис мениджъра, но и от всички служители на компанията. Няма ограничение за броя на потребителите, така че веднага качих данните на всички момчета, които отиват в командировки в профила на Lifehacker в OneTwoTrip for Business. Можете да го добавите ръчно или от XLS и CSV файлове. За да направите това, в секцията "Служители" има бутон "Импортиране".

Когато добавяте потребител, можете незабавно да въведете данните на руски и чуждестранни паспорти, за да не ги попълвате отново всеки път.

За всеки служител можете да зададете лимит за пътуване и да ограничите правата за достъп. Например задайте лимит за една поръчка и изберете хотел до три звезди. Когато служител напусне, профилът му се блокира. Той няма да може да влезе в личния си акаунт, но цялата история и отчетност за него ще останат.

Това значително опрости работата ми: служител може да влезе в личния си акаунт с паролата си, да избере желания полет и хотел и да ги резервира, без да плаща. За да се споразумеете за билети, не е необходимо да изпращате екранни снимки до Telegram: директорът, като администратор, вижда резервациите и поръчките на всички служители в секцията „Поръчки“.

Проблем № 2. Високи разходи

Опитваме се да планираме пътувания предварително, за да закупим билети по-евтино. Вярно е, че това не винаги се получава.

Как да решим проблема

Къс: спестете от билети и хотели, като ги закупите чрез онлайн услугата за пътуване.

OneTwoTrip for Business гарантира, че самолетните билети струват еднакво или по-евтино, отколкото за физически лица.

Спестяванията се постигат чрез висок оборот и директно договаряне с авиокомпании и хотели.

Сайтът предлага около 2 милиона опции за настаняване за различни бюджети: хотели, апартаменти, хостели. Повече от 1000 от най-популярните имат свои собствени взаимоотношения с OneTwoTrip for Business. Ако обектът, от който се нуждае клиентът, не е в системата, услугата може да сключи договор с него при поискване.

Ако плановете бъдат потвърдени и пътуването е одобрено, билетите могат да бъдат закупени с две щраквания. Ако не, просто анулирайте резервацията си. Всички карти за лоялност на авиокомпаниите са валидни, така че можете да продължите да трупате мили. Услугата организира промоции с банки: например може да върне кешбек с бонуси за покупки с корпоративна карта.

Проблем № 3. Дълги билети и фактуриране

Когато билетите и хотелът са съгласувани с мениджъра, се свързвам с авиокомпанията и хотела за получаване на фактура за плащане. Всяка организация има свои собствени правила за плащане за юридически лица: някъде трябва да пишете на имейл, някъде трябва да попълните файл на Excel с данни за компанията, някъде - формуляр на уебсайта. Случвало се е многократно да се обаждам на горещата линия, за да взема документи. Отнема много време, а издаването на билети понякога отнема няколко дни. Някои фирми изобщо не издават фактури на юридически лица. В такива случаи трябва да се откажете от покупката и да потърсите друг полет или хотел.

Как да решим проблема

Къс: заплащане на билети и хотела с една фактура на сайта на услугата за организиране на командировки.

В OneTwoTrip for Business аз и други служители, които имат подходящ достъп, можем да резервираме и плащаме билети и хотели толкова лесно, колкото и физическите лица. Целият процес отнема 2-3 минути: влизате в личния си акаунт, попълвате дата и дестинация и избирате желания полет. Не е необходимо да въвеждате паспортни данни и номер на бонус карта, те ще се заредят автоматично, когато изберете служител от списъка.

Освен това можете да създадете сложен маршрут или да организирате пътуването си по-гъвкаво. Например летете един ден с различни авиокомпании: сутрин от Уляновск до Москва с Аерофлот, а вечерта обратно на Победа. Това е позволено, тъй като онлайн услугата може да "залепи" билети от различни авиокомпании в една поръчка. Ако сами организирате пътуването си, в този случай ще отнеме повече време: кореспонденция с две авиокомпании, две фактури за плащане, два пъти повече документи за приключване.

Можете да платите билетите и хотела по два начина: с депозит и с корпоративна банкова карта. Използвам депозит - трябва да го попълните предварително за произволна сума чрез фактуриране от секция "Сметка". Покупката става веднага, а не само в работното време на банката.

За всеки проблем можете да се свържете с екипа за поддръжка на услугата. Тя работи денонощно и ще окаже помощ, дори ако непреодолима сила настъпи вечер или през уикендите.

Задача No 4. Приключване на документи

Командировката не приключва със закупуване на билети и хотелски резервации. Необходими са много повече усилия за подготовка на заключителните документи. Те трябва да бъдат заявени отделно от авиокомпанията и хотела, които ги изпращат изключително на хартиен носител. Често пратките не пристигат по пощата и се губят. Това се разкрива през отчетния период, така че трябва спешно да потърсите контакт на някой, който може да дублира документите за приключване.

Как да решим проблема

Къс: поверете формирането на заключителни документи OneTwoTrip for Business.

В OneTwoTrip for Business с фактури и отчети всичко е много по-просто. Всеки месец получаваме акт за всички услуги и фактура за хотели с ДДС, всяко тримесечие - акт за съгласуване. Всички фактури и отчети се съхраняват в секция "Документи". Можете да конфигурирате кой от служителите има достъп до тях - секретар, счетоводител, мениджър. Документите нямат ограничение за срока на съхранение във вашия личен акаунт и са достъпни по всяко време.

Какъв е изводът

Организирането на бизнес пътувания чрез спестява пари и време. Услугата ви позволява да:

• откажете дълга кореспонденция с авиокомпании и хотели;
• координирайте пътуванията директно с главата;
• резервирайте най-изгодните опции за полет и настаняване;
• издаване на билети и хотела за 2-3 минути на едно място;
• плащайте билети, без да чакате фактурата;
• опростяване на подготовката и съхранението на заключителните документи.