Как да свършите повече работа и да работите по-малко

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

За 4, 5 часа можете да успеете да направите много повече, отколкото за цял ден в офиса. Днес публикуваме шест интересни съвета от Елена Прокопец, пътуваща писателка и писателка, относно културните находки.

Вчера минах две граници, завърших три текущи проекта с клиенти, сключих сделка с големи перспективи, а вечерта вечерях вкъщи със сродната си душа.

Работя 25 часа в седмицата, спя осем часа на ден, нямам график и все пак успявам да правя много повече неща, отколкото когато бях залепен за бюрото си за повече от 60+ часа седмично.

Далеч съм от това да съм свръхчовек. Всичко описано по-горе е само илюстративен пример.

Виждате ли, тъй като бях независим от мястото и работех за себе си повече от година, научих някои ценни уроци по ефективност и управление на собственото си време.

По-долу е даден списък с лайфхакове, които може да изглеждат много прости. Въпреки това, след като наистина ги изпробвате, ще забележите, че задачите ви отнемат все по-малко време.

1. Възползвайте се от ефекта на Zeigarnik

Мозъкът има натрапчива вградена функция, която постоянно ви напомня за неща, които сте оставили недовършени, като по този начин ви подтиква да завършите задачата. Това е ефектът на Zeigarnik и ще ви помогне да изпълните задачите, които вече сте започнали.

Няма значение дали ви харесва проблемът да бъде решен или не, направете поне една малка крачка към него.

Изправени сте пред творческа криза и не можете да пишете? Отворете празен файл и започнете да пишете каквото искате. Трябва да започнете да планирате сватбата си? Започнете с търсене на булчински букет. Трябва ли да разработите маркетингова стратегия за вашата компания до утре? Запишете няколко идеи на видео, за да започнете.

В 99% от случаите ще работите върху дадена задача до край.

2. Използвайте инструменти за управление на проекти (не само за работни случаи)

Нашите мозъци не обичат предизвикателни задачи. Когато е изправен пред някаква абстрактна задача, да речем, „да измисли месечна маркетингова кампания“, той веднага се обезкуражава и предпочита да прави лесните неща, които прави.

Ето защо е необходимо всеки голям бизнес да бъде разделен на няколко прости, малки, постижими стъпки.

Тук влизат в действие инструментите за управление на проекти. Не искате да пропуснете важни стъпки, нали?

Има безброй безплатни и платени лични приложения за управление на проекти. Най-много харесвам визуалния подход към управлението.

Това, което е особено страхотно за това приложение, е, че можете да структурирате информацията по начина, по който ви идва на ум - под формата на връзки, а не линейни. Това означава, че вместо да чертаете линеен план стъпка по стъпка, можете да създадете подробна картина на проекта с няколко потока от действия, които се случват едновременно или едно след друго. (Прочетете повече за картографирането на ума и инструментите за него тук).

С други думи, вие рисувате визуална карта, която ви позволява да погледнете целия проект, плюс това ви помага да правите малки стъпки, които водят до вашата цел.

Ето пример за такъв проект:

Защо този визуален подход работи чудесно за мен (а може би и за вас):

1. Винаги знаете каква стъпка трябва да бъде следващата, така че дори не си оставяте шанс да отлагате.
2. Имате голяма, ясна картина на целите си с един поглед.
3. Планирането на цял проект е толкова лесно, колкото да го нарисувате на хартия (което съм правил и преди), а използването на плана е много по-удобно.
4. Ако работите в екип, винаги ще е ясно какво вече е направено и какво се прави сега. Това означава, че ще има по-малко грешки и пропуснати срокове.

Други популярни инструменти, които обичам да използвам, включват,, Trello и.

3. Променете навиците си

Днес е лесно да намерите информация как да бъдете в крак с целия си бизнес, но колко от вас прилагат тези съвети на практика? И аз бях в тази лодка.

Всички имаме навици и ги променяме значително. Едно умно решение на този проблем обаче може да се намери в „Силата на навика“на Чарлз Дюхиг. Авторът го нарича цикъл на навика. Накратко, навикът има три компонента: стимул (спусъкът, който предхожда навика), обичайно поведение (действително повтаряне на действие) и награда (външната и вътрешната награда, която получавате за извършване на обичайното действие).

Сега лошата новина е, че няма начин да повлияете на стимулите. Добрата новина е, че можете да промените поведението, което имате.

Има много непродуктивни неща, които съм правил и правя, но винаги съм се чувствал виновен за това, че първото нещо сутрин започвам да публикувам в социалните мрежи и медиите. Досадата от споделянето на нови публикации във вашия блог е наред. Но знам, че мога бързо да се хвана в безсмислено сърфиране в мрежата за няколко часа и това ще направи деня ми бъркотия.

Решението е да планирате какво трябва да се направи в мрежите и медиите предната вечер. Задайте си точното време, когато да го направите, и го правете всеки ден.

Този подход е приложим за всеки стимул, който води до негативно поведение.

Всеки път, когато извършвате ново обичайно действие, не забравяйте да се възнаградите за това. Създайте си ритуал, който ще ви помогне да предвидите негативното си поведение, като безразсъдно сърфиране в мрежата, харчене на пари или ядене на сладкиши, и се награждавайте с нещо хубаво всеки път, когато можете да го избегнете.

Повтаряйте в продължение на 21 дни, докато новият навик остане.

4. Използвайте правилото за 90 минути

Преди около 50 години неврологът Натаниел Клейтман открива, че тялото ни преминава от пик на връх на всеки 90 минути през целия ден. Това явление е известно още като ултрадианен ритъм. Просто казано, можем да бъдем продуктивни само за 90 минути.

Какво се случва след 90 минути? Започваме да търсим допълнително гориво под формата на кофеин, бонбони или собствени хормони на стреса: адреналин, норепинефрин и кортизол. В този момент губим фокус, преставаме да мислим ясно и да виждаме цялата картина.

Вчера ми протече така: стигнах до летището и работих в кафене 90 минути преди качване (нямаше Wi-Fi), гледах филм по време на полета и се върнах на работа с влака от Швейцария до Франция. Когато се прибрах, бързо проверих входящата си кутия, вечерях и работих още 90 минути.

В резултат на това само за 4,5 часа свърших по-голямата част от работата, за която преди бих прекарал 8-часов ден.

5. Дайте приоритет на последното

Един изпълнителен директор на Пентагона брилянтно обобщи същността на този съвет:

Първо, правя списък с приоритети: първи, втори, трети и т.н. И тогава зачертавам всичко под третата.

Това е златното правило за всеки ежедневен списък със задачи. Преместете всички задачи след третия на следващия ден.

Не можете да определите кои задачи са по-важни?

1. Помислете дали има зависимост между задачите. Възможно ли е да предприемете стъпка А, без да предприемете стъпка Б? Ако не, тогава задача Б е по-важна. Изберете онези задачи, които влияят на бъдещия ви успех.
2. Използвайте матрица за решение.

Всичко в горния десен ъгъл трябва да бъде маркирано с етикета „Направи го сега“. Проблеми с голямо въздействие, които са трудни за изпълнение, трябва да се смесват с други, по-малко трудни. Задачи с малко въздействие, които са лесни за изпълнение, си струва да се делегират.

6. Организирайте "летищен ден"

За мен супер продуктивно място на работа са летищата и самолетите. Всъщност предпочитам свързващите полети по-често от директните полети (те, между другото, са по-евтини с поне $100) и се опитвам да изпълня възможно най-много задачи в дните, когато съм на път, а не когато работя от вкъщи.

Сега нека обясня.

Имате строго ограничено време (преди заминаване или преди качване) и ограничен безплатен Wi-Fi. Това означава, че можете да спринтирате 90 минути, за да останете продуктивни.

Няма от какво да разсейвате, когато сте в самолета: телефонът ви е изключен и има само чиста, ефективна работа, която трябва да се свърши за ограничено време. Често се опитвам да пресъздам подобна атмосфера у дома: изключвам интернет и върша работата си за 90 минути, без да ме разсейва нищо друго.

Нека обобщим. Ето план да правите повече и да работите по-малко:

1. Направете първата стъпка във вашия бизнес и оставете ефекта на Zeigarnik да ви помогне да го завършите.
2. Използвайте инструменти за управление на проекти, за да сте наясно какво трябва да се направи и да останете фокусирани.
3. Проследете вашите дразнители и ги преобразувайте в положителни навици.
4. Използвайте правилото за 90 минути.
5. Подредете приоритетите и работете върху най-важните задачи.
6. Премахнете всичко, което ви разсейва. Например, дайте си „летищен ден“.