12 лесни трика, за да вършите нещата по-бързо в Excel

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2024-01-13 00:44

Как бързо да добавите данни, да създадете интелигентна таблица или да запазите незаписан файл.

1. Бързо добавете нови данни към диаграмата

Ако на листа се появят нови данни за начертаната диаграма, която трябва да се добави, тогава можете просто да изберете диапазон с нова информация, да го копирате (Ctrl + C) и след това да го поставите директно в диаграмата (Ctrl + V).

2. Flash Fill

Да предположим, че имате списък с пълни имена (Иванов Иван Иванович), които трябва да превърнете в съкратени имена (Иванов И. И.). За да направите това, просто трябва да започнете да пишете желания текст в съседната колона на ръка. На втория или третия ред Excel ще се опита да предвиди нашите действия и автоматично ще извърши допълнителна обработка. Всичко, което трябва да направите, е да натиснете клавиша Enter, за да потвърдите и всички имена ще бъдат преобразувани незабавно. По същия начин можете да извличате имена от имейл, да залепвате имена от фрагменти и т.н.

3. Копирайте без да нарушавате форматите

Най-вероятно сте наясно с вълшебния маркер за автоматично довършване. Това е тънък черен кръст в долния десен ъгъл на клетката, като дърпате върху който можете да копирате съдържанието на клетка или формула в няколко клетки наведнъж. Има обаче един неприятен нюанс: такова копиране често нарушава дизайна на таблицата, тъй като се копира не само формулата, но и форматът на клетката. Това може да се избегне. Веднага след като издърпате черния кръст, кликнете върху интелигентния етикет - специална икона, която се появява в долния десен ъгъл на копираната област.

Ако изберете опцията Попълване без форматиране, Excel ще копира формулата ви без форматиране и няма да развали оформлението.

4. Показване на данни от електронна таблица на Excel на карта

В Excel можете бързо да покажете своите геоданни на интерактивна карта, като например продажби по градове. За да направите това, отидете в Office Store в раздела Вмъкване и инсталирайте приставката Bing Maps от там. Това може да стане от сайта, като щракнете върху бутона Вземете го сега.

След като добавите модул, можете да го изберете от падащия списък Моите приложения в раздела Вмъкване и да го поставите в работния си лист. Остава да изберете вашите клетки с данни и да щракнете върху бутона Show Locations в модула на картата, за да видите нашите данни върху тях. Ако желаете, в настройките на плъгина можете да изберете вида на диаграмата и цветовете за показване.

5. Бърз скок към необходимия лист

Ако броят на работните листа във файла е надхвърлил 10, тогава става трудно да ги навигирате. Щракнете с десния бутон върху някой от разделите на листа бутони за превъртане в долния ляв ъгъл на екрана. Ще се появи съдържанието и можете незабавно да преминете към всеки желан лист.

6. Преобразувайте редовете в колони и обратно

Ако някога ви се е налагало да местите клетки от редове в колони на ръка, тогава ще оцените следния трик:

1. Маркирайте диапазона.
2. Копирайте го (Ctrl + C) или, като щракнете с десния бутон на мишката, изберете "Копиране" (Копиране).
3. Щракнете с десния бутон върху клетката, в която искате да поставите данните, и изберете една от опциите за поставяне Специално от контекстното меню - иконата Транспониране. По-старите версии на Excel нямат тази икона, но можете да отстраните проблема, като използвате Специално поставяне (Ctrl + Alt + V) и изберете опцията Транспониране.

7. Падащ списък в клетка

Ако в която и да е клетка трябва да се въвеждат строго определени стойности от разрешения набор (например само "да" и "не" или само от списъка с отдели на компанията и така нататък), тогава това може лесно да се организира с помощта на падащия списък.

1. Изберете клетка (или диапазон от клетки), която трябва да има такова ограничение.
2. Щракнете върху бутона „Валидиране“в раздела „Данни“(Данни → Проверка).
3. В падащия списък "Тип" (Разрешаване) изберете опцията "Списък" (Списък).
4. В полето „Източник“посочете диапазона, съдържащ референтните варианти на елементите, които впоследствие ще отпаднат при въвеждане.

8. Интелигентна маса

Ако изберете диапазон с данни и в раздела "Начало" щракнете върху "Форматиране като таблица" (Начало → Форматиране като таблица), тогава нашият списък ще бъде преобразуван в интелигентна таблица, която може да прави много полезни неща:

1. Автоматично се разтяга, когато към него се добавят нови редове или колони.
2. Въведените формули ще бъдат автоматично копирани в цялата колона.
3. Заглавката на такава таблица се фиксира автоматично при превъртане и включва бутони за филтриране за филтриране и сортиране.
4. В появилия се раздел "Дизайн" в такава таблица можете да добавите ред суми с автоматично изчисление.

9. Спарклайни

Sparklines са миниатюрни диаграми, нарисувани точно в клетки, които визуализират динамиката на нашите данни. За да ги създадете, щракнете върху бутона Линия или Колони в групата Sparklines в раздела Вмъкване. В прозореца, който се отваря, посочете диапазона с оригиналните цифрови данни и клетките, в които искате да покажете искрата.

След като щракнете върху бутона "OK", Microsoft Excel ще ги създаде в посочените клетки. В раздела „Дизайн“, който се показва, можете допълнително да персонализирате техния цвят, тип, да активирате показването на минимални и максимални стойности и т.н.

10. Възстановяване на незапазени файлове

Представете си: затваряте отчета, с който сте се занимавали с последната половина на деня, и в диалоговия прозорец, който се появява "Запазване на промените във файла?" изведнъж по някаква причина натискате "Не". Офисът обявява сърцераздирателния ви писък, но вече е твърде късно: последните няколко часа работа отидоха в канала.

Всъщност има шанс да се поправи ситуацията. Ако имате Excel 2010, щракнете върху „Файл“→ „Последни“(Файл → Последни) и намерете бутона „Възстановяване на незапазени работни книги“в долния десен ъгъл на екрана.

В Excel 2013 пътят е малко по-различен: Файл → Подробности → Контрол на версиите → Файл - Свойства - Възстановяване на незапазени работни книги.

В следващите версии на Excel отворете Файл → Информация → Управление на работни книги.

Ще се отвори специална папка от недрата на Microsoft Office, където в такъв случай се записват временни копия на всички създадени или модифицирани, но незапазени книги.

11. Сравнение на два диапазона за разлики и съвпадения

Понякога, когато работите в Excel, трябва да сравните два списъка и бързо да намерите елементи, които са еднакви или различни в тях. Ето най-бързия и интуитивен начин да го направите:

1. Изберете и двете сравнени колони (задръжте натиснат клавиш Ctrl).
2. Изберете раздел Начало → Условно форматиране → Правила за подчертаване на клетки → Дублиращи се стойности.
3. Изберете опцията Уникална от падащия списък.

12. Избор (настройка) на резултатите от изчисленията за необходимите стойности

Някога променяли ли сте входните стойности във вашето изчисление в Excel, за да получите желания резултат? В такива моменти се чувствате като опитен артилерист: само няколко дузини повторения на „недостатъчно изстрелване – прелитане“– и ето го, дългоочакваният удар!

Microsoft Excel може да направи това вместо вас, по-бързо и по-точно. За да направите това, щракнете върху бутона „Какво, ако“в раздела „Данни“и изберете командата „Избор на параметри“(Вмъкване → Анализ какво ще стане, ако → Търсене на цел). В прозореца, който се показва, посочете клетката, в която искате да изберете желаната стойност, желания резултат и клетката за въвеждане, която трябва да се промени. След щракване върху "OK" Excel ще изпълни до 100 "изстрела", за да намери необходимия сбор с точност от 0,001.