7 правила за бизнес комуникация в месинджъри

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Как да се държим в чатовете, за да не губим лице пред клиента и да не поставяме в рамки колеги.

1. Не използвайте месинджъра като единствен канал за комуникация

Чатът е за ефективност. Удобно е бързо да се изяснят онези работни точки, които не могат да чакат. Въпреки това, не трябва да превеждате цялата работна кореспонденция в месинджъра: ключови съобщения се губят в него (а понякога се изтриват) и хора, които не са отговорни за вземането на решения, често участват в обсъждането на въпроса. Това само усложнява комуникацията.

2. Не вземайте сериозни решения в кореспонденция

Въпреки широкото използване на мигновени съобщения както в малки, така и в международни компании, бизнес етикетът все още не класифицира този канал като официален. Така че, в случай на спорна ситуация, истината ще бъде за този, който е осигурил споразумението по имейл.

Използвайте работния си имейл, за да записвате постигнатите споразумения в WhatsApp или Telegram и да координирате по-нататъшни действия.

Друг аргумент в полза на тази препоръка е, че документите се съхраняват в пощата по-надеждно, ако е необходимо, бързо ще намерите необходимата информация. Докато може да бъдете изключени от чата, а самият месинджър може да бъде блокиран утре.

3. Пишете кратко и по същество

Потребителите на Messenger не харесват дълги съобщения, които трябва да се превъртат безкрайно.

Формулирайте мислите си ясно и недвусмислено и се придържайте към правилото „една мисъл, едно послание“. Бъдете лаконични, не се изразявайте образно и избягвайте паразитни думи. Това запушва кореспонденцията. Вместо да се забавлявате да описвате нещо, изпратете пример – линк или снимка. Така вашият събеседник веднага ще разбере за какво става дума.

4. Следвайте стила на публикациите си

Работната кореспонденция в месинджъра не предполага такава неформална комуникация, която можете да си позволите с най-добрата си приятелка или майка. След като създадете чат или диалог, не трябва да изпращате куп емотикони и да използвате думи, които може да не са известни на вашите събеседници (например ASAP или "напред").

За да улесните преминаването от лична към работна комуникация, разпределете кореспонденцията по месинджъри. Така че Telegram може да се използва за работна комуникация, а WhatsApp - за лична.

5. Внимавайте с емотиконите

Емотиконите в бизнес кореспонденцията отдавна са обект на разгорещени спорове. Но ако говорим за общи правила, тук всичко е доста просто.

Ако току-що сте срещнали човек и не сте го виждали лично, не му изпращайте емотикони: той може да не оцени и по-нататъшната ви комуникация няма да се получи по най-добрия начин.

Когато пишете с колега или клиент, когото познавате от дълго време и разбирате как реагират на съобщенията, емотиконите ще бъдат подходящи. Тук обаче все пак е по-добре да се направи със стандартния комплект и е по-добре да оставите стикери с Егор Летов и карикатури на известни политици за приятели.

6. Не се страхувайте да използвате често въпросителния знак

Основната задача на кореспонденцията в месинджъра е бързото получаване на отговори на текущи въпроси. В същото време много често описват подробно същността на проблема, но не обясняват какво искат да получат от колеги или клиента.

Задавайте въпроси, използвайте въпросителни знаци. Това ще привлече вниманието на другия към съобщението и ще го насърчи да ви отговори възможно най-скоро.

7. Проверете T9

Автокорекцията избягва груби правописни грешки, но понякога работи срещу вас. Ако изпратите „проктолог“вместо думата „продуктолог“, получателите няма да разберат веднага значението. А тези, които не са много хумористични, изобщо ще се обидят.

Използвайте настолни версии на месинджъри, когато е възможно. Преди да изпратите съобщението, можете бързо да проверите за грешки и да ги коригирате, ако е необходимо.