Как да прекарвате по-малко време в имейл

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:48

Проверката на имейл се превърна в пристрастяване за мнозина. Но можете да се отървете от него и да увеличите производителността си.

Проверката на имейл е много като зависимост. Има няколко причини за това.

• Точно както по време на секс, хазарт или приемане на наркотици, хормонът на удоволствието допамин се освобождава в мозъка по време на проверка на имейл.
• Продължаваме да проверяваме входящата си кутия, защото искаме да сме в течение и се страхуваме, че ще пропуснем нещо.
• Ние анализираме имейлите, за да можем да се отпуснем и да не правим по-трудни неща.

Но това време може да бъде много по-добре изразходвано. Кевин Крус, автор на 15 тайни на управлението на времето: Как успешните хора правят всичко, предлага пет съвета, които да ви помогнат да намалите времето си за имейли наполовина.

1. Добавете синтактичен анализ към графика си

Не проверявайте имейла си, а го обработете. Отнасяйте се към синтактичния анализ както към всяка друга работа. Планирайте го, добавете го в календара си и след това започнете. Круз съветва да сортирате пощата си три пъти на ден: сутрин, следобед и вечер.

Не е важно времето, прекарано в работа с поща. Някой ще отнеме три часа на ден, за да анализира съобщенията, докато други ще отнеме 30 минути. Основното нещо е да подхождате към този бизнес съзнателно, като към редовна работа.

Кевин Круз

2. Не изпращайте на всички копие от писмото

Колкото по-малко имейли изпращате, толкова по-малко получавате в замяна. Затова се опитайте да не поставяте толкова много хора в копието на писмото. Включително, не поставяйте отметка в квадратчето „Отговор на всички“.

Някои успяха да намалят трафика по имейл с 50%, когато се научиха да мислят два пъти, преди да изпратят нов имейл.

3. Филтрирайте съобщенията

Настройте филтри, за да поставите различни видове писма в различни папки. По този начин можете само да губите времето си за наистина важните съобщения и да не бъдете претоварени от останалите.

4. Спрете да използвате входящата си кутия като списък със задачи

Много хора си изпращат съобщения с различни задачи за по-късно, превръщайки пощенската кутия в друг списък със задачи. Но това само вреди на производителността.

Круз предлага този подход. Когато отворите нов имейл, първо се запитайте дали можете да го изтриете. Ако не, помислете дали можете да го делегирате на някого. Ако това не е възможно, разберете дали можете да се справите с това за по-малко от пет минути. Ако е така, страхотно. Ако не, оставете писмото настрана за по-късно. Но не го оставяйте във входящата си кутия, а го прехвърлете в календара си и изберете конкретна дата и час, когато можете да го направите.

5. Съобщете намерението си на другите

Обсъдете това с вашите колеги, така че ще ви бъде по-лесно да се придържате към плана. Кажете на шефа си, че за да подобрите производителността си, ще изключите нови известия по имейл и ще анализирате имейлите само в определени моменти.

Също така се споразумейте как можете да се свържете с вас в случай на спешни въпроси.

Опитвайки се да намалите времето, необходимо за работа с електронна поща, трябва да промените навиците си, а това винаги е трудно да се постигне веднага. Моля, бъдете търпеливи и бъдете готови да осъзнаете, че няма нужда да прекарвате толкова много време в пощата.