Персонален канбан: Как да се научим да вършим работата точно навреме

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Основното нещо за японския метод за организиране на работата във въпроси и отговори.

Каква е тази неразбираема дума - "канбан"?

Personal Kanban е интерактивна карта на вашата заетост. Една от най-често срещаните и достъпни опции е лепкава дъска, която ви помага да свършите работата точно навреме.

Самата дума "канбан" се превежда от японски като "билборд". Той дойде при нас от завода на Toyota, където системата за организация на производството се нарича така.

Как може една лепкава дъска да ви помогне да спазвате крайните срокове?

Позволява ви да видите основното: какви са вашите приоритети и какво вече сте постигнали. Освен това те учи да не се разпиляваш по второстепенни, маловажни дейности в момента и да не поемаш твърде много задължения.

Вероятно всичко това е много трудно?

Не. Има само две основни правила в системата kanban:

1. Трябва да визуализирате работния си процес. Това ви помага да видите действителното си натоварване и, ако е необходимо, да го промените.
2. Трябва да ограничите броя на задачите, върху които работите активно. Често, за да илюстрират това правило, те цитират примера с жонгльор: колкото повече предмети вдига, толкова по-голям е шансът да счупи нещо.

Визуализация означава поставяне на дъска със стикери?

Не е задължително. Можете да използвате всяка опция, която е удобна за вас: бяла дъска, хладилник с магнити, тетрадка, специални приложения и т.н. Основното нещо е да нарисувате поне три колони: To do, Doing, Done. Те трябва да бъдат запълнени със стикери или надписи, за да видите по всяко време колко сте заети в момента.

Можете също да добавите колона Чакащи за неспешни задачи. Или всякакви други колони, например "Почивка" (със задачите "поръчай пица", "карай ски" и т.н.).

Работи просто: премествате стикери (или бележки) от една колона в друга, докато изпълнявате задачи.

И какво ще ми даде?

Възможност за получаване на ефективна обратна връзка. Когато преместите стикера в колоната „Готово“, мозъкът ви получава сладко: задачата е изпълнена, можете да си починете или да започнете нова.

С течение на времето ще изградите навика да започвате нова задача едва след като предишната е изпълнена. Това означава, че в идеалния случай няма да има недовършена работа.

Как мога да определя колко задачи мога да изпълня?

Емпирично. Започнете да използвате личния си канбан и с течение на времето ще разберете каква е вашата „широчина на честотната лента“. Може да се променя в зависимост от сложността на задачите, вашето състояние и настроение. Изберете минимум и след това вдигнете летвата.

Между другото, това е добра защита срещу изгаряне по време на работа. Ще се научите да управлявате натоварването си, без да компрометирате кариерата си.

По какво се различава личният канбан от обикновения списък със задачи?

Визуализацията, способността да видите крайния резултат (колко сте направили за един ден) ви позволяват да направите анализ, да определите кои задачи ви вдъхновяват и кои се изпълняват трудно (по-добре е първо да ги изпълните).

Редовният списък със задачи не е интерактивен, не предоставя обратна връзка, не облекчава стреса, тъй като не структурира работния ден.

Какви приложения заменят дъската за стикери?

Trello е безплатно приложение, което е чудесно като инструмент за изграждане на ваша собствена работа и управление на малки проекти. Може да се използва и за обучение, визуализиране на списък с цели и желания, ремонти, планиране на пътуване, изследвания и т.н.

KanbanFlow изглежда като Trello, но всъщност още повече отговаря на класическата концепция за „канбан“. Приложението, в допълнение към създаването на табла и задачи, ви позволява да проследявате времето, прекарано за тяхното изпълнение (използва се методът Pomodoro).

Kanbanote е добавка към популярното приложение Evernote, което визуализира списъци със задачи.

Ако искам да знам повече за това, какво да прочета?

Една от най-популярните публикации е Personal Kanban: Mapping Work / Navigating Life от Джим Бенсън и Тониан Де Мария Бари, която предоставя основни познания за системата.

Джим Бенсън също води блог, където отговаря на въпроси и се консултира.