12 експертни съвета, които ще ви помогнат да останете на път

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Претоварването е симптом на лошо планиране.

Репутацията на човек, който винаги върши работата навреме, струва много. Но това не възниква от само себе си, просто защото се стараете много, не спите достатъчно и като цяло работите като кон. Всичко по-горе са крайни мерки за някой, който не знае как да планира.

Ето някои ключови принципи, които да ви помогнат да управлявате натоварването и да завършите проекта си навреме.

1. Осъзнайте, че неспазването на крайните срокове винаги е личен избор

Има области, в които почти единственият начин да получите добър проект е да излъжете клиента, че ще се справите със задачата по-бързо от вашите конкуренти. Но не забравяйте, че работата в такава индустрия е единствено ваш избор. И ако е направено, тогава си струва да приемете, че сроковете неизбежно ще бъдат пропуснати и ще трябва да се справите с безпокойството и други неприятни емоции.

2. Помислете за възможността за промяна

Тъй като всичко се свежда до личен избор, помислете за различна индустрия - тази, в която се очакват и оценяват крайните срокове. В него можете да получите удовлетворението, че спазвате обещанията и облагодетелствате хората.

3. Не поставяйте фалшиви срокове

Изкушението е голямо, защото ранният срок изглежда добър стимул: всички членове на екипа ще изпълнят точно задачите си, преди да настъпи истинският срок. Но хората са различни. Човек ще се вслуша в думите ви и наистина ще направи всичко навреме. А другият ще счита датата, която сте посочили, само за препоръка.

По-ефективен ход е да обясните на служителите от самото начало какво точно се има предвид под крайния срок и какви ще бъдат последствията, ако всички заедно го нарушите. А фалшивият срок е нещо като известната история за момче, което напразно крещеше: "Вълци!" Когато наистина беше нападнат, никой не дойде да помогне.

4. Оставете малко време

Не давайте обещания на партньори и клиенти въз основа на вътрешни срокове. Проект, който няма свободно време, вероятно ще бъде забавен. Не е възможно, но със сигурност. Колкото по-дълъг е периодът между завършването на проекта и доставката на клиента, толкова по-голяма е вероятността да се вместите в крайния срок.

5. Оценявайте усилията, които полагате

Правенето на нещо точно навреме е по-скъпо от това да правиш едно и също нещо във формат „когато се получи“. И ако не нарушавате сроковете, третирайте това като стойност, която трябва да бъде включена в заплащането ви. След това използвайте парите, които сте спечелили, за да сте сигурни, че няма да пропуснете следващия краен срок.

6. Кажете си основния проблем

За да спазвате сроковете, имате нужда от систематичен подход към планирането и напредване стъпка по стъпка. Ако постоянно режете ъглите или изгаряте до крайния срок на проекта, най-вероятно имате проблем със системно планиране. И трябва да се обърне внимание.

7. Ревизирайте заданието, ако е необходимо

Извършването на договорената работа само частично, само за да спази крайния срок, очевидно е губещ ход. Много по-компетентно е да поддържате постоянна връзка с клиента и, ако е необходимо, да преразглеждате техническото задание заедно, като изтривате или добавяте отделни блокове. „Сега ще направим това, но това ще бъде в следващата версия“е напълно приемливо съобщение. Особено когато хората очакват да получат продукта навреме.

8. Разбийте глобалния краен срок на няколко местни

Ако имате голям, разклонен проект, тогава поставянето на един краен срок не е препоръчително: определено няма да успеете. По-добре е да разделите общия срок на 10-15 междинни. Това ще ви позволи да разберете как напредва бизнесът и да реагирате на местни закъснения, преди да е станало твърде късно.

9. Не очаквайте да вземете количество

Митичната концепция за "човекомесец" е сериозен капан. Девет души, дори и с много големи усилия, няма да могат да изтърпят и родят дете за един месец. Не винаги ще е възможно да се ускори даден проект чрез наемане на повече служители.

Ако решите проблема със сроковете по този начин, най-вероятно няма да сте навреме. Помислете за алтернатива: разполагайте с достатъчен брой хора на всеки етап от проекта и тези етапи се движат паралелно, ако е възможно.

10. Ако нещо може да се реши предварително, направете го

Когато имате нужда само от един човек, който да одобри всеки етап от проект, е малко вероятно да можете да изпълнявате няколко процеса паралелно. Но ако предварително се изготви строга спецификация, много неща ще бъдат одобрени преди началото на проекта.

11. Отделете бизнеса от емоциите

Когато обсъждате наближаването на краен срок, дискусията често се свежда до въпроси за доверие, срам и признателност за усилията на всеки човек. За да бъдат ефективни подобни дискусии, е по-добре да разбирате системните сложности и да разчитате на реални данни, а не на емоции.

12. Не мълчи за проблемите

Такива трудности няма да бъдат разрешени сами. В днешния свят, пълен с месинджъри и други опции за свързване, няма нито една техническа причина, поради която мениджърът не може да знае за напредъка на даден проект и проблемите, които възникват, както и за екипа.