7 ефективни метода за планиране, които да ви помогнат да останете на път

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Energy List, GTD, Bullet Journal и други опции, сред които със сигурност има най-подходящия за вас.

1. Методът на картите

Този метод на планиране е предложен от известния руски специалист по управление на времето Глеб Архангелски. Той предоставя бизнес коучинг, пише книги и дори управлява собствена консултантска компания за управление на времето. Наред с някои принципи, Глеб разработи и метод за бързо планиране с помощта на карти.

Как работи

В този случай няма да ви е необходим дебел дневник: достатъчни са само няколко листа хартия. Вземете три карти за различни цели. Могат да бъдат многоцветни, с бележки или със стикери. Основното е, че те се различават един от друг и, разбира се, ви харесват.

Първата карта е стратегическа. Той ще съдържа вашите ключови цели, за постигането на които трябва да положите всички възможни усилия. Във втория, посветен на дългосрочните цели, записвате всички дейности и планове за годината или няколко години предварително. Третата карта ще съдържа най-важното събитие за предстоящия ден. И, разбира се, най-често ще се променя.

• ниво: новак.
• Плюс: няма нужда да разбирате изкуството на планирането. Всичко е възможно най-бързо и просто.
• минус: по-малко важните неща все още остават непланирани. Така че можете напълно да забравите за тях.

2. Методът на Айви Лий

Красотата на методологията на американската журналистка Айви Лий е нейната простота и последователност. Повечето опити да започнете се провалят поради липса на план, липса на фокус и грешни приоритети. За да разрешим тези проблеми, Лий предлага да се ограничим до шест задачи на ден и да ги изпълняваме една след друга.

Как работи

В края на деня идентифицирайте шест основни неща, които трябва да направите, и ги приоритизирайте, като започнете с най-важното. На следващия ден, сутринта, веднага започнете първата задача от списъка и когато я завършите, поемете следващата. И така до победителите.

• ниво: новак.
• Плюс: Това прави планирането много по-лесно, улеснява започването и остава последователни, докато се придържате към целите си.
• минус: методът не работи добре, ако често имате непланирани дейности през деня.

3. Метод на оценка

Често в процеса на планиране важни задачи се губят сред незначителни задачи. Това е така, защото не отбелязваме техния приоритет. Дори ако разбирате необходимостта от изпълнение на дадена задача, важно е да я заявите писмено. Всъщност през работния ден не винаги има време за адекватна оценка на важността на всеки отделен случай.

Как работи

Дайте на планираните задачи точки от нула до две, в зависимост от степента на важност. Основният приоритет са две точки. Задачата с една точка може да бъде изпълнена по-късно. А малките отговорности и ежедневните задачи получават нула точки.

Не забравяйте да оцените работата в края на деня, например по петобална скала. Неизпълнен случай, получил 1 или 2, ще повлияе на предстоящата работа и ще причини неудобство. Като лоши оценки в училище. Това е важно за разбирането на собственото ви представяне и управлението на вашия график.

• ниво: новак.
• Плюс: методът ще ви научи да оценявате важността на задачите и да управлявате ефективността си.
• минус: не е подходящ за всеки. Задачите могат да бъдат приоритизирани и числата могат да бъдат объркващи, когато стигнете до работа.

4. Енергиен списък

Всяка задача изисква различно количество умствено или физическо усилие. В същото време краткосрочните дейности могат да отнемат повече енергия от по-дългите. Същността на този метод е да разпределите всички задачи според необходимите усилия и да ги поемете в зависимост от това как се чувствате.

Как работи

Когато правите своя списък със задачи, разделете всички задачи на три категории: тежки, средни и леки. Първото е всичко, което изисква максимална концентрация и стрес, второто е обикновен бизнес, последното е проста рутина, изпълнявана почти автоматично. Преди да започнете работа, оценете нивото на сила и изберете подходящата задача.

• ниво: аматьорски.
• Плюс: извиненията не работят, защото независимо от количеството време и енергия, винаги има какво да се направи.
• минус: изисква се самодисциплина. Когато сте пълни с енергия, трябва да поемате трудни неща, а не да ги изоставяте в полза на лесната рутина.

5. Метод 1-3-5

Голям брой случаи обезкуражават желанието да се поемат. Затова много експерти по управление на времето съветват да се отделят до девет задачи и да се изпълняват в зависимост от степента на важност.

Така че малките цели могат да бъдат прехвърлени в друг ден, докато изпълнявате най-важните от планираните задачи. Метод 1–3–5 е доста лесен за използване, въпреки че отнема известно време и усилия за изолиране на задачите.

Как работи

Планирайте девет неща за себе си всеки ден: 1 - най-важната задача, винаги ще бъде приоритет; 3 - казуси, които изискват решение през работния ден; 5 - малки задачи, които се изпълняват винаги, когато е възможно.

Не забравяйте, че трябва да запазите броя на случаите и да не го превишавате. В противен случай методът ще бъде неефективен.

• ниво: аматьорски.
• Плюс: вече в процеса на планиране ненужните задачи се изхвърлят и в списъка остават само наистина необходимите.
• минус: техниката не работи в дни, когато броят на важните задачи надвишава препоръчителния.

6. GTD – Завършване на нещата

На руски името на техниката звучи като „Привеждане на нещата до завършване“или „Как да поставим нещата в ред“. Той е разработен от американския експерт по управление на времето Дейвид Алън.

В едноименната книга той предполага, че е важно зает човек да освободи мозъка от текущите задачи. Това е единственият начин да се концентрирате върху тяхното качествено изпълнение. Този метод е чудесен за поддържане на бюро за планиране.

Как работи

За да използвате метода GTD с увереност, трябва да свикнете с него. Има цяла система за оценка на задачите и не е лесно да се справите веднага. Запишете нещата и ги маркирайте със специални символи:

1. Празен кръг е задача за изпълнение.
2. Кръгът с зачеркнатата ивица е задачата, която се изпълнява в момента.
3. Наполовина запълнен кръг - задачата не е напълно изпълнена.
4. Запълнен кръг - задачата е изпълнена.
5. Кръг с кръст - задачата е отменена.
6. Запълнен кръг със стрелка - Някой друг изпълнява задачата.
7. Удивителният знак е задача с най-висок приоритет.
8. Кръг с точка - трябва постоянно да имате предвид тази задача.

• ниво: аматьорски.
• Плюс: разширена опция за незабавно планиране. Не е нужно да следите приоритета на задачите. Ако имаш работа - върши я.
• минус: методът е слабо адаптиран за дългосрочно планиране. По-скоро подходящ като допълнение към основния.

7. Bullet Jornaling

Най-гъвкавият вариант за планиране е планер и личен дневник едновременно. Той е изобретен от американския дизайнер Райдър Карол и е обяснен във видео урока по-горе.

Този метод ви позволява да записвате произволни мисли в дневника си, както и важни бизнес задачи или планове за дълго време. С това не е лесно да се справите, но след като свикнете, никога не спирайте да планирате.

Как работи

На първата страница направете съдържание със заглавията на разделите и го попълнете, докато вървите. Следва годишният обрат с големи цели и важни дати. Помага ви да оцените плановете си като цяло. Месечните връщания са на следващите страници. Отляво напишете дните от месеца и дните от седмицата. Срещу тях отбележете събитията, чиито дати определено няма да се променят. Вдясно са общите задачи за месеца.

По желание можете да добавяте задачи за всяка седмица или дори да планирате деня по час. Използвайте специални знаци, за да подчертаете различни задачи. В началото е по-добре да пишете такива бележки на отделен лист хартия, докато свикнете да ги използвате. Най-важното е, не забравяйте да включите в съдържанието страници с месеци или, например, списъци.

• ниво: професионален.
• Професионалисти: за разлика от обичайните опции, този дневник може да бъде стартиран от всяка дата и дори в обикновен бележник. Също така е удобно да правите контролни списъци и списъци тук.
• минуси: ще отнеме време, за да подредите всички подробности и да свикнете с този метод.