Как да спрете разсейването на всеки 5 минути и да се съсредоточите върху важни задачи

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Откъс от книга на специалист по продуктивност, който е изпробвал техники за концентрация върху себе си и е избрал най-ефективните.

Хиперфокусът е способността да посветите времето и вниманието си на един проблем или проект. В Hyperfocus: Как се научих да правя повече с по-малко време Крис Бейли обяснява колко неща да планирате за деня, за да свършите нещата успешно, как да изберете най-важните задачи от списък със задачи и да премахнете всякакви разсейващи фактори.

Хиперфокусът предполага много неща едновременно: това е съзнателно състояние, когато не сме разсеяни, бързо възстановяваме концентрацията и се потапяме напълно в работата.

Публикуваме откъс от глава 3, Силата на хиперфокуса, който обяснява как да влезете в състояние на хиперфокус и да изберете правилния фокус, върху който да се фокусирате.

Четири етапа на хиперфокус

Във всеки един момент вие сте фокусирани или върху външната среда, или върху мислите в главата си, или върху двете едновременно. Ако се интересувате само от външната среда, това означава, че живеете в режим на автопилот. Влизате в това състояние, докато чакате светофар или безкрайно превключвате между едни и същи приложения на вашия смартфон. Ако сте заети само със собствените си мисли, значи сте потопени в сънища. Това може да се случи, ако решите да ходите без телефона си, мислите за нещо под душа или отидете да бягате.

За да влезете в състояние на хиперфокус, трябва да се свържете със собствените си мисли и към външната среда и съзнателно да насочите всичко това към решението на един проблем.

В това отношение хипер фокусът предхожда състоянието, което Михай Чиксентмихайи нарича „поток“– когато сме напълно потопени в бизнеса си и времето лети много по-бързо. Както Чиксентмихайи обяснява в книгата си „Поток“, в това състояние „всичко останало ни изглежда без значение“. Това е друга причина, поради която е абсолютно наложително да се съсредоточим само върху едно нещо: шансовете за навлизане в състояния на потока нарастват експоненциално, когато множество обекти не се конкурират за нашето ограничено внимание. Хиперфокусът е процесът, който ни въвежда в потока.

Как да влезете в състояние на хипер фокус

Според научните изследвания, когато се концентрираме, преминаваме през четири етапа. В началото сме фокусирани (и продуктивни). Тогава, ако ние самите не преминем към нещо друго и ако те не ни пречат, мислите започват да се разпръскват. На третия етап забелязваме, че мислим за външни неща. До този момент може да отнеме много време, особено ако нямаме навика редовно да проверяваме какво запълва пространството на вниманието. (Средно забелязваме, че мислим за външни неща, около пет пъти на час.) И на четвъртия етап се връщаме към първоначалния обект на внимание.

Четирите етапа на хиперфокус се основават на тази диаграма.

За да влезете в състояние на хиперфокус, трябва:

1. Изберете продуктивен или смислен обект на внимание.
2. Премахнете възможно най-много външни и вътрешни разсейвания.
3. Фокусирайте се върху избрания обект на внимание.
4. Постоянно се връщайте към този обект и се фокусирайте отново върху него.

Вземането на решение върху какво планираме да се съсредоточим е най-важната стъпка, защото колкото по-продуктивна и смислена е задачата, толкова по-продуктивни и смислени стават вашите действия. Например, ако решите да се съсредоточите върху обучението на нов служител, автоматизирането на повтаряща се дейност или мозъчната атака за пускане на нов продукт, ще бъдете безкрайно по-продуктивни, отколкото да работите в режим на автопилот.

Същата идея важи и в домашния кръг: колкото по-смислен е обектът на вашето внимание, толкова по-смислен е целият ви живот. Ние се възползваме от предимствата на хипер фокуса, като формираме много прости намерения – например да се потопим напълно в разговор с любим човек или да се насладим на семейна вечеря, доколкото е възможно. Научаваме повече, помним повече и анализираме действията си по-добре. В резултат на това животът ни придобива повече смисъл.

Първата абсолютно необходима стъпка към хипер фокус е намерението, което трябва да предшества вниманието.

Следващата стъпка е да премахнете възможно най-много вътрешни и външни разсейвания. Има проста причина, поради която ставаме жертва на тях: в един момент разсейващите фактори стават по-привлекателни обекти на внимание, отколкото нещата, които наистина трябва да правим. Това е вярно както на работа, така и у дома. Сигналите за нови букви, които се появяват в ъгъла на компютърен монитор, обикновено ни съблазняват повече от работата, която вършим в друг прозорец, а телевизорът зад гърба на събеседника в кръчмата става по-привлекателен от реалния разговор.

С разсейването е много по-лесно да се справите предварително – докато се появят, често е твърде късно да защитите намеренията си срещу тях. Намесата също трябва да бъде неутрализирана – включително произволни (и понякога смущаващи) спомени и мисли, които изникват в главите ни, докато се опитваме да се съсредоточим, психическа съпротива срещу непривлекателни задачи (като подаване на данъчна декларация или почистване на гаража) и просто желание да мислим за различни неща, неща, когато бихме искали да се съсредоточим върху едно.

Трето, хиперфокусът става възможен, когато се концентрираме върху избран обект на внимание за предварително определен период. Това означава, че имаме план да се потопим в работа за определен период, което е едновременно удобно и възможно за нас. Колкото по-внимателно работим на първите два етапа, толкова по-добре и по-уверено ще се справим със задачата на този етап.

И накрая, четвърто, хиперфокусът е необходим, за да се върне вниманието към първоначалния обект, когато умът започне да се лута. Ще повторя това твърдение повече от веднъж, защото е сред най-важните идеи на тази книга: според изследванията мислите ни се разпръскват настрани в 47% от времето. С други думи, ако сме будни 18 часа, то само през осем от тях сме потопени в текущи задачи. Нормално е мислите да се отклоняват настрани, но е важно да ги върнем, за да отделим време и внимание върху обектите, които са пред нас.

Освен това са необходими 22 минути, за да се върнете към текущата задача, след като е била прекъсната или прекъсната. И ако ние самите сме разсеяни или прекъснати, тогава ни отнемат вече 29 минути, за да се върнем към работата по първоначалната задача.

Колкото по-често оценяваме какво точно заема пространството на вниманието, толкова по-бързо можем да се върнем на правилния път.

Но засега не се тревожете твърде много за това - ще го обсъдим подробно по-късно.

Идеята за свръхфокус може да бъде обобщена в едно изречение: докато работите, задръжте вниманието си върху един важен и сложен обект.

Избор на какво да се съсредоточи

Вниманието без намерение е загуба на енергия. Вниманието винаги трябва да бъде предшествано от намерението – освен това те са перфектно съчетани. След като формулирате намерението си, можете да решите как да прекарате времето си; като се фокусираме върху задачата, ние сме в състояние да се справим ефективно с нея. Най-добрият начин да бъдете по-продуктивни е да изберете какво искате да постигнете, преди да започнете.

Когато формирате намерения, е важно да запомните, че не всички работни задачи са създадени еднакви. Някои могат да постигнат невероятни резултати във всяка прекарана минута. Това включва цели като планиране на основните задачи, които искате да изпълните през деня, обучение на нов служител, който се присъедини към екипа преди месец, и работа по книга, която пишете от няколко години. Тези задачи попадат в категориите „необходими“и „фокусирани“, които обсъдихме в Глава 1. Лесно е да се свърже работата в тези сектори с ненужни и разсейващи дейности като посещение на безполезни срещи, четене на емисии в социалните медии и постоянно проверяване на имейл. виж кое е по-продуктивно. Ако не изберете в кои сектори да отделите време, се активира режимът на автопилот.

Това не означава, че не можете по някакъв начин да излезете от ситуацията, работейки в режим на автопилот. Като отговаряте на всички работни задачи, които идват, можете да държите повечето от тях под контрол и да останете достатъчно продуктивни, за да не загубите работата си. Но автопилотът не позволява голям напредък в работата. Подозирам, че не ви се плаща за това, че вие като сортировчик по пощата изпращате писма, разговори и съобщения в месинджъри в правилните посоки, когато идват. Понякога трябва да правим това, както и да реагираме на входящи непредвидени заявки. Но когато е възможно, трябва активно да избирате на какво искате да отделите време и внимание.

След като изследвах вниманието и намерението през годините, разработих няколко ежедневни упражнения, които ви помагат да си поставите цел. Ето три от любимите ми упражнения.

1. Правилото на тримата

Ако вече сте запознати с моите текстове, този раздел вероятно може да се стартира диагонално. Ако не, позволете ми да ви представя правилото на трите. Започнете деня си, като изберете три задачи, които искате да завършите до вечерта.

Нуждаем се от списък със задачи, който да описва предстоящите действия и тези три намерения трябва да бъдат насочени към най-важните задачи.

Правя това всяка сутрин, откакто чух за това правило преди години от Джей Дий Майер, директор на дигиталната трансформация на Microsoft. Правилото изглежда измамно просто. Определяне на всичко в началото на деня

три основни задачи за вас, постигате няколко цели. Вие решавате кое е важно и кое не е важно сега – ограниченията, наложени от правилото, показват кое е най-важно за вас. Освен това правилото ви дава известна гъвкавост през деня. Ако е пълен със срещи, това може да определи техния обем и съдържание, а свободният ден може да бъде посветен на по-важни и не толкова спешни въпроси. Ако възникнат непредвидени обстоятелства и проекти, ще бъде възможно да се преразгледа реда на нови и съществуващи планове. Тъй като трите задачи се вписват добре в пространството за внимание, можете да запомните първоначалните си намерения с относителна лекота.

Не забравяйте да имате предвид трите си най-добри задачи – записвам ги на голяма бяла дъска в офиса си или, ако отсъствам, над списъка със задачи за деня, който OneNote синхронизира между моите джаджи. Може да ви е полезно да зададете три задачи за седмицата, а също и да изберете три ежедневни неработни задачи, като например да не мислите за работа по време на вечеря, да ходите на фитнес вечер или да събирате разписки за данъчната си декларация.

2. Задачи с максимално въздействие

Второто правило при определяне на намеренията, което много ми помага, е да реша кои неща от моя списък със задачи имат най-голямо въздействие.

Ако сте свикнали да правите списък със задачи (а аз силно го препоръчвам, а по-долу ще ви кажа как може да бъде полезен), помислете за секунда за последствията от всеки от тях, както краткосрочни, така и дългосрочни - срок. Най-важните задачи в този списък са тези, които ще доведат до най-значимите положителни резултати.

Какво ще се промени в света - или във вашата работа и живот, ако отделите време да завършите всяка една от точките? Каква задача, като изпуснато домино в дълъг ред, ще предизвика верижна реакция и в крайна сметка ще доведе до впечатляващ резултат?

Друг начин за оценка на ситуацията: когато решавате какво да правите, помислете не само за непосредствените последици от вашите действия, но и за влиянието на втория и третия ред. Вие например решавате дали да поръчате торта Anthill за десерт. Непосредствената последица от това решение е удоволствието да ядете сладкото. Но последствията от втория и третия ред могат да бъдат много тъжни – например тогава ще се почувствате ужасно, или ще напълнеете, или ще нарушите предписаната диета.

Това е мощна идея, която си струва да се научи добре, особено след като много важни задачи често не са тези, които изглеждат най-спешни и продуктивни в даден момент. Например, писането на наръчник за нови служители може да не изглежда толкова възнаграждаващо, колкото отговора на дузина имейли, но наръчникът ще съкрати времето за въвеждане на нови служители, ще ги накара да се почувстват добре дошли и ще увеличи производителността. Това означава, че това е задача с максимални последици. Тези задачи могат да бъдат автоматизиране на повтарящ се процес, който ви дразни, разпределяне на роли в текущ проект или подготовка на програма, която позволява на служителите да споделят знания.

Ако имате много задачи в списъка си със задачи, запитайте се кои от тях ще доведат до най-важните последици?

Това упражнение работи добре, когато се комбинира с четири групи случаи. След като ги поставите в необходимите, целенасочени, разсейващи и маловажни сектори, запитайте се: кои от необходимите и целенасочени дейности могат да предизвикат верижна реакция?

3. Почасовият сигнал за осъзнаване

Определянето на три намерения за деня и приоритизирането на задачите с най-важните последствия е чудесен начин да се фокусирате всеки ден и всяка седмица. Но сигурни ли сте, че действате съзнателно във всеки един момент?

Когато става въпрос за производителност, тези моменти са от първостепенно значение - безполезно е да си поставяте цели и да формулирате цели, ако не правите нищо, за да ги реализирате през деня. Любимият ми начин да контролирам, че се придържам към целите си, е да проверявам възможно най-често какво заема пространството за внимание. Това ми дава да знам дали се съсредоточавам върху важни неща, които имат сериозни последици, или преминавам в режим на автопилот. За да направя това, използвам почасовия сигнал за информираност.

Една от ключовите идеи на Hyperfocus е да не се упреквате твърде много, ако забележите, че мислите ви се лутат някъде. Това е неизбежно, така че разглеждайте тези моменти като възможност да прецените как се чувствате и да начертаете пътя към следващото си предизвикателство. Изследванията показват, че е по-вероятно да забележим, че сме разсеяни, когато се възнаграждаваме за това.

Дори ако премахнете едно или две разсейващи фактори или формулирате една или две задачи за деня, вашите резултати вече ще бъдат по-добри от повечето.

Ако по някакъв начин си приличаме, почасовият сигнал за осъзнаване ще покаже, че обикновено не сте ангажирани с нищо важно или с дългосрочни последици. Това е нормално - и дори очаквано.

Важното е, че можете редовно да проверявате какво в момента заема място на вашето внимание. Настройте почасов сигнал на вашия телефон, часовник или друго устройство - и това е най-продуктивната пречка за деня ви.

Когато прозвучи часовият звън, попитайте се:

• Умът ви беше ли зает с непознати мисли, когато прозвуча сигналът за осъзнаване?
• На автопилот ли сте или сте заети с възприета задача? (С течение на времето, когато ситуацията с осъзнаването се подобри, това ще даде много причини да се чувствате удовлетворени.)
• Потопени ли сте в продуктивни дейности? Ако да, колко време отделихте, фокусирайки се върху него? (Ако това е минало дълго време, не позволявайте на сигнала за осъзнаване да ви отклони от курса – продължете да работите!)
• Кои от задачите, върху които може да работите сега, имат най-положително въздействие? Работите ли по него?
• Колко пълно е пространството за внимание? Ако вече е пренаселено, имате ли допълнителни ресурси за внимание?
• Има ли някакви разсейващи фактори, които пречат на вашия хипер фокус?

Не е нужно да отговаряте на всички тези въпроси – изберете три или два, които намирате за най-полезни и ще ви позволят да се съсредоточите отново върху важните неща. Ако им отговаряте на всеки час, качеството на вниманието ще се повишава и в трите области: ще можете да се фокусирате по-добре, защото ще забележите разсейванията на хоризонта и ще предотвратите тяхното влияние; По-често ще забелязвате, че мислите са отишли настрани и ще можете да се съсредоточите отново; с течение на времето ще прекарате по-голямата част от деня си в целенасочена работа.

Когато за първи път започнете да практикувате това, може да откриете, че често влизате в режим на автопилот, разсейвате се и губите време за незначителни и объркващи неща. ОК е! В такива моменти трябва да промените траекторията на мислите си и да преминете към по-продуктивна задача, справяйки се с разсейващите фактори, които ви пречат. Ако откриете, че редовно се разсейвате от едни и същи неща, направете план за справяне с проблема. (Ще се занимаваме с това в следващата глава.)

Изберете един работен ден тази седмица и опитайте да настроите почасовия сигнал. В началото може да е досадно, но с течение на времето ще развиете ценен нов навик. Ако не ви харесва идеята за реплика, опитайте други външни стимули, които ще ви накарат да видите какво заема пространството на вашето внимание. Вече не използвам почасовия сигнал за внимание, въпреки че в началото това беше най-ефективният метод за мен. Сега разглеждам пространството на внимание няколко пъти в предварително определени моменти: всеки път, когато отида до тоалетната, когато отивам да взема вода или чай, или когато телефонът звъни. (Отговарям след няколко позвънявания, осъзнавайки какво ми е на ум.)

Крис Бейли е канадски писател и създател на проекта A Life of Productivity. След като завършва университета, той посвети цяла година на изучаване на производителността. През това време Крис разговаря с десетки експерти, прочете много научни статии и постави няколко експеримента върху себе си, за да разбере как можете да извлечете максимума от възможностите си. Всеки ден Крис пишеше доклад за това, което е научил в своя блог. В „Хиперфокус: Как се научих да правя повече с по-малко време“той споделя техники и упражнения, които е опитал сам.