Как бързо и лесно да почистите входящата си кутия в Gmail

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Проблемът с непрекъснато нарастващия брой непрочетени съобщения във входящата кутия тревожи огромен брой потребители. За решаването му са създадени десетки разширения и са написани много статии за методологията за използване на Gmail. Въпреки това изобщо не е необходимо да се измисля нещо ново, ако има доказани работещи инструменти. В тази статия ще ви покажа как да се справите с имейл трафика с помощта на системата за бърз достъп до Gmail.

Етикетите на Gmail са персонализирани етикети, които можете да използвате за категоризиране на имейли. В същото време, за разлика от папките, писмото може да има няколко етикета, тоест писмото може да бъде едновременно в няколко категории.

Една от причините за постепенното препълване на входящата кутия е, че много потребители я използват, за да съхраняват цялата поща, която попада във входящата им кутия. В същото време анализът на пощата започва с най-новите букви, така че тези съобщения, които се намират в долната част на пощенската ви кутия, може никога да не попаднат в очите ви.

Системата от етикети, която използвам, ми позволява да обработвам писма не според времето на пристигане, а според важността им. Можете лесно да сортирате всички имейли в категории за планирани действия и да посветите времето си на наистина важни неща, а не на рекламни боклуци. За да направите това, трябва да създадете само пет нови етикета.

• "!Спешно!". Писма, които изискват спешни действия, попадат в тази категория. Този етикет изисква внимание на първо място, тъй като маркираните с него имейли трябва да бъдат обработени незабавно.
• „Планирано“. Маркирайте с този етикет онези писма, които изискват от вас да действате в обозримо бъдеще и имат конкретна дата. Например напомняне за скорошно плащане за хостинг или известие за бъдеща среща.
• "Отговарям". Тази категория ще събира всички имейли, на които искате да отговорите, но няма ограничение във времето за вашия отговор. Очевидно тази поща ще бъде обработена, когато времето стане налично.
• "Очакване". Понякога има ситуации, когато бизнес или проект, който сте обсъдили в кореспонденцията си по пощата, както се казва, замръзва. Тоест, вие сте направили всичко, което зависи от вас от ваша страна, и сега просто чакате отговор или следващата поръчка. Писма, които в момента не изискват активно участие от вас, но все пак са важни, ние маркираме с този етикет.
• „Направено“. Това е етикет за завършени дела и разрешени проблеми. По принцип би било възможно незабавно да се архивира такава кореспонденция, но все пак е по-добре временно да я поставите в отделен татко. Това ще ви позволи да се отдадете на самочувствието си в края на работната седмица, а също така ще послужи като материал за анализ на вашата производителност.

Така първоначалният анализ на кореспонденцията в Gmail се свежда до бърз преглед на заглавките или съдържанието и категоризиране на всички имейли. Това ще ви отнеме порядък по-малко време от последователната обработка на всяко писмо, така че много скоро вашата входяща кутия ще бъде напълно празна.

След като това се случи, можете да отидете до "! Спешно!" и се заемете с онези писма, които наистина имат най-голямо значение. Когато се справим с тази приоритетна категория, преминаваме към категорията на предварително планираните задачи и изпълняваме тези, които предстои да изтекат. Ако след това все още имате време, отворете папката с вторични писма в очакване на отговор. Този процес, като правило, не изисква много усилия и специално внимание, поради което може да се извърши в края на работния ден. Е, буквите с надпис „Готово“могат да се възхищават веднъж седмично при обобщаване на резултатите.

Така, с помощта на тези прости стъпки, винаги можете да отделите достатъчно внимание на важни неща и да не го губите за празна кореспонденция. Пощенската ви кутия винаги ще бъде празна и никога повече няма да загубите нито едно писмо в хаоса и объркването на хиляди невидими писма.

Използвате ли някакви маркери на Gmail, за да сортирате пощата си?