7 начина да увеличите производителността си

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Много често на всички ни липсва мотивация да изпълним важна задача. Често самите ние умишлено отлагаме изпълнението на тази или онази задача просто защото не искаме да я свършим. В резултат на това нашата ефективност и производителност са намалени. Ще ви кажем как да се справите с това в тази статия.

През 1915 г. Алберт Айнщайн представя своята брилянтна и революционна теория на относителността. През трите години, предхождащи това, той се посвети изцяло на създаването на тази теория, без да се разсейва с нищо друго.

Не ви насърчавам да прекарате три години в създаването на един проект, но този метод на фокусиране е наистина ефективен.

Това беше малка екскурзия в миналото, а сега нека се обърнем към съвременните реалности: днес тенденцията да се „прави по-малко“стана доста популярна. Както подсказва името, тази област обхваща техники, които могат да се използват за постигане на по-големи резултати с по-малко усилия.

Днес искам да споделя с вас някои от тези техники. Надяваме се да ви помогнат да постигнете най-добри резултати в най-кратки срокове.

1. Законът на Парето, или принципът 20/80

Най-общо този принцип е формулиран по следния начин: 20% от усилията дават 80% от резултата, а останалите 80% от усилията - само 20% от резултата. Закон 20/80 е приложим в почти всички области на живота. Например, според този закон 20% от престъпниците извършват 80% от престъпленията.

Знанието как да използвате правилно Закона на Парето ще ви помогне не само в професионалния ви живот, но и в ежедневието. Това е удобен малък трик, който може да ви помогне да предвидите резултата. Например, ако сте общителен човек, тогава най-вероятно имате много приятели. Помислете кой от тези хора ще ви се притече на помощ в трудна ситуация. Вероятно ще са малко от тях, просто нещо около прословутите 20%. Струва си да вземете под внимание това и да се опитате да поддържате връзка с тези 20%, вместо да губите време с виртуални приятели.

Как работи

Според закона на Парето трябва да вършите всички маловажни задачи, когато продуктивността ви е ниска. Например, много хора, щом дойдат на работа сутрин, не могат веднага да се включат в работния процес. Те трябва да поговорят с колеги, да изпият чаша кафе или да направят нещо друго, което ще им помогне да се настроят за работа.

Само тогава те ще могат да работят продуктивно. Важно е да се приоритизират работните задачи. Опитайте се да изпълнявате важни задачи по време на деня, когато представянето ви е на високо ниво.

2. Три важни задачи

Много хора създават списък със задачи, за да им помогнат да организират работния си процес. Разбира се, в 21 век вече сме се отдалечили от писането на предстоящите дела на хартия, за това имаме смартфони и компютри.

Предлагам ви да следвате едно просто правило: всяка сутрин отделете пет минути, за да записвате трите си най-важни задачи за деня. След това насочете всичките си усилия към попълването на този кратък списък.

Това е чудесна алтернатива на онези безкрайно дълги списъци със задачи, които обикновено обичаме да пишем. Кого се шегуваме, защото и седмица няма да им стигне, камо ли един ден. Съсредоточете се върху тези три основни задачи и ако ги свършите преди време, можете да започнете да правите нещо друго.

Този прост, но мощен навик всъщност може да увеличи вашата производителност.

3. Правете по-малко философия

Философията „Прави по-малко“е много популярна в съвременния живот. Различните автори предлагат различни подходи. Например, Марк Лесър написа „Постигнете повече с по-малко“въз основа на дзен будизма.

Неговият манифест „направете по-малко“започва с опровергаване на твърдението, че намаляването на натоварването прави служителите мързеливи и се отразява негативно на тяхната производителност. Когато изпълняваме по-малко задачи, можем да се насладим на постиженията си.

Марк Лесър препоръчва да отделите няколко минути през работния си ден за медитация. Това изравнява дишането ви, ще дойдете на себе си, ще облекчите стреса и ще можете по-добре да се концентрирате върху задачата.

Не забравяйте да приоритизирате. Първо изпълнявайте важни задачи и след това преминете към тези с нисък приоритет. Не се претоварвайте с много задачи: по-добре е да правите по-малко, но с високо качество и удоволствие, отколкото повече, но без ентусиазъм.

4. Техника на домати

Техниката на доматите е предложена от Франческо Чирило. Техниката се нарича домат, защото нейният автор първоначално е използвал кухненски таймер с форма на домат за измерване на времето.

Техниката се основава на принципа на работа в продължение на 25 минути върху определена задача без прекъсване, но след това е задължително да се направи почивка.

Как работи

1. Погледнете списъка си със задачи и изберете задачите с най-висок приоритет от него.
2. След това задайте таймера за 25 минути и започнете да работите без разсейване, докато не чуете звуковия сигнал на таймера. Всеки период от 25 минути се нарича "домат".
3. След това направете пет минути почивка и отново включете таймера.
4. След четири „домата“(тоест на всеки два часа) направете по-дълга почивка от 15–20 минути.
5. Ако вашата задача отнема повече от пет "домата", тя може да бъде разделена на няколко части.

Тази техника ви помага да работите върху задачи с по-висок приоритет, подобрява фокуса и ви помага да се концентрирате по-добре.

5. Митът за многозадачността

Многозадачността изобщо не ни прави по-продуктивни, това е мит. Всъщност, когато се концентрираме върху много задачи едновременно, това има отрицателно въздействие върху нашата производителност и концентрация.

Без значение колко добре сте свикнали с многозадачността, вашата производителност ще бъде много по-малка, отколкото ако сте избрали да се фокусирате от началото до края върху една задача.

Дейвид Майер, професор в Мичиганския университет

Ефективно изпълнение на няколко задачи едновременно е възможно само в някои специални случаи. Да кажем, когато правите нещо автоматично, например, вървите и говорите едновременно. Ходенето е автоматична дейност и не изисква да се фокусирате върху нея. Една добре известна притча илюстрира това добре:

Веднъж една мравка срещна стоножка на горска пътека, която весело и спокойно се затича към него. Мравката попита стоножката: „Как така ловко движиш всичките си 40 крака? Как успяваш да се движиш толкова лесно и бързо? Стоножката се замисли за минута и… вече не можеше да помръдне!

Ако искате да изпълнявате задачите по-продуктивно, по-добре е да се съсредоточите върху една задача, да я завършите от началото до края и едва след това да преминете към други.

6. Информационна диета

В днешно време претоварването на мозъка ви с информация е толкова лесно, колкото да получите топлинен удар в пустинята Сахара. И дори симптомите са подобни: нарушение на съня, разсеяно внимание и забавена реакция. Мозъкът ни е претоварен с информационен шум. В съвременния свят хората постоянно търсят новини, въпреки че вече ни заобикалят навсякъде.

В този случай Тимъти Ферис, автор на книгата Как да работим четири часа в седмицата и в същото време да не се мотаеш в офиса „от обаждане до обаждане“, да живееш навсякъде и да забогатееш, „съветва хората да“информационна диета“. Мислите ли, че всички имейли, блогове, вестници и списания, които четете, са наистина важни за вас? Наистина ли трябва да прекарвате толкова много време в социалните медии и телевизия?

Опитайте се да получите възможно най-малко информация, напълно ненужна за вас поне за една седмица и вижте как това се отразява на вашата производителност.

7. Живейте по график

Попитайте всеки успешен човек, когато той или тя се събуди, и най-вероятно ще чуете, че той става рано. Това е доста просто: сутрин няма много разсейващи неща, така че можем да се съсредоточим върху приоритетите си.

Не забравяйте, че има време за почивка и има време за работа. Начертайте ясни граници между едното и другото. Започнете, като спрете да правите бизнес веднага щом почувствате, че трябва да си починете.

По-добре е да живееш с план, отколкото без него

Законът на Паркинсон гласи, че „работата запълва времето, определено за нея“. Това означава, че ако вие, например, решите, че ще напишете отчет след седмица, ще го пишете цяла седмица. Законът на Паркинсон е особено приложим за неща, които не харесваме и нямаме желание да правим. Много от нас са склонни да разтягат случаите, доколкото е възможно. Но ако поставите всяка задача в твърда кутия, това ще ви позволи да се справяте със случаите много по-ефективно. Когато имате срокове, се опитвате да свършите всичко навреме, така че това е страхотна мотивация.