50 златни съвета за подобряване на производителността

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Научете се да управлявате времето си, да работите ефективно и да си почивате правилно.

Планиране

1. Поставете правилно цели

За да постигнете цел, първо трябва да я формулирате правилно. Използвайте SMART система: целите трябва да са конкретни и измерими, реалистични и постижими, значими за вас и да имат ясни срокове.

2. Фокусирайте се върху процеса

Поставете цели въз основа на процеса, а не резултата. „Да станеш танцьор“е неуспешна задача. Трудно е да се подходи, защото не е ясно откъде да започнем. Поставете си за цел „да се запишете за танц и да ходите на клас три пъти седмично“, така ще бъде по-ефективно. Поне ще разберете дали сте готови да прекарате години в тренировки в името на мечтите си или не.

3. Използвайте GTD техниката

GTD (Getting Things Done) е система за продуктивна работа на бизнес треньора Дейвид Алън. Основната му цел е да завърши всички налични случаи и в същото време да разтовари мозъка от безкрайното планиране. Същността на техниката е да записвате абсолютно всички задачи с помощта на различни списъци и постоянно да ги актуализирате. Така дори най-малките и на пръв поглед маловажни задачи няма да ви бъркат в главата и да ви разсейват от работата. И напредъкът на тяхното изпълнение винаги ще бъде пред очите ви.

4. Разберете разликата между това да бъдете заети и ефективни

Може да сте постоянно заети, но това не означава, че сте продуктивни. Помислете колко полезни са вашите действия, как са свързани с работата ви и дали в плана ви има задачи, които не ви доближават до целта ви. Ако има, изключете ги.

5. Използвайте календари вместо списъци със задачи

Планирането на нещата точно в календара ви ще ви помогне да разграничите намерението да направите нещо от ангажимента да започнете конкретна задача в определен момент от време. Това улеснява разпределянето на нещата за седмица и месец и бързо намиране на свободно време, за да промените нещо в графика си.

6. Забравете за многозадачността

Можете да правите няколко неща едновременно, но е малко вероятно да постигнете добри резултати. Многобройни проучвания доказват, че многозадачността намалява ефективността на работата. Получавате само чувство на удовлетворение, което не трае дълго и се заменя с изгаряне. Създайте навика да изпълнявате задачи последователно и ефективността ви само ще се увеличава.

7. Дайте приоритет

Матрицата на 34-ия президент на САЩ Дуайт Д. Айзенхауер ще помогне за правилното разпределяне на задачите според техния приоритет. Всички задачи просто трябва да бъдат разделени на четири групи:

1. Важно и спешно.
2. Важно и неспешно.
3. Малко важно и спешно.
4. Малко важно и неспешно.

Така ще видите с какво трябва да се работи веднага, какво да предадете на другите и какво изобщо не е необходимо да се прави.

8. Намалете списъка с важни отговорности до три

Не се опитвайте да запълвате дневния си график само с трудни задачи – това не е далеч от изтощение или професионално изгаряне. И няма нужда да говорим за някаква производителност. Поемайте не повече от три основни задачи на ден, редувайте се с прости и намирайте време за почивка.

9. Определете си срокове

Ако сте свикнали да отлагате важни неща за по-късно и след това да правите всичко набързо, измислете свои лични срокове. Например вашият шеф ви моли да подадете два големи отчета в петък - задайте един от тях сами до сряда.

10. Отделете един час на ден за неспешни неща

Затъването в рутината на ежедневните спешни задачи и безкрайното отлагане на други важни и неспешни задачи е много лесно. Но никога не можеш да стигнеш до тях така. Не очаквайте някой ден да имате по-свободен ден. Ако искате да завършите четенето на книга, отделете време за нея всеки ден. Ако мечтаете да станете известен художник, практикувайте рисуване всеки ден.

Мотивация

11. Не се страхувайте да правите грешки

Страхът да направите нещо не толкова често ви кара да стоите на едно място и да не правите абсолютно нищо. Научете се да възприемате грешките като стимул за развитие. Когато се провалите, помислете защо сте се провалили и запълнете празнината в знанията и уменията си. С течение на времето дори ще станете благодарни за грешките си.

12. Поискайте да ви критикуват

Не се съдете строго – поканете някой да оцени обективно работата ви. Попитайте шефа си за обратна връзка. За искрено желание да видите грешките си и да подобрите представянето, няма да бъдете порицани. Е, похвалите ще ви помогнат да се вдъхновите и да продължите напред.

13. Повишете уменията си

Невъзможно е да останете продуктивни дълго време без постоянно учене и самообразование. Рано или късно ще ви омръзне или ще стигнете до тавана в професията си. Затова се стремете да научавате нови неща през цялото време: поемете необичайни задачи и не се отказвайте от интересни проекти.

14. Избягвайте хленчещи, песимисти и алармисти

Хората са склонни да се пристрастяват към емоциите на другите. Ако някой от вашето обкръжение непрекъснато повтаря колко лошо е всичко, един ден депресията ще ви обхване. Паниката на колега, чиито срокове горят всяка седмица, определено ще се разпространи и върху вас. Затова си тръгнете, спрете да общувате и прекъснете връзката - не позволявайте на настроението ви да се развали.

15. Обградете се с умни хора

Социалният кръг влияе върху нашето развитие. Обградете се с ментори и просто интересни хора - оставете ги постоянно да ви мотивират и вдъхновяват, принуждавайки ви да се стремите към тяхното ниво. Ходете на специализирани семинари, конференции, присъединете се към професионални общности и завържете нови познанства.

16. Не следвайте успехите на други хора

Твърде многото обсебване на постиженията на другите само ни пречи. Спрете да ревнувате от приятел, който е отворил собствен бизнес, или от съученик, който успешно печели от хобито си. Изключете се от шпиониране на живота на другите и продължете с постигането на целта си.

17. Потърсете помощ

Не очаквайте да свършите голяма работа сами. Ако имате нужда от помощ, поискайте я. Да се захванеш с трудна задача и да я дърпаш сам не е повод за гордост, а по-скоро за глупост. Разберете, че работите за резултат и в името на него не пренебрегвайте опита и съветите на другите.

18. Създайте свой собствен метод за производителност

Не следвайте сляпо всички техники за управление на времето, съвети за релаксация и съвети за спестяване на време. Анализирайте какво наистина ви помага и изхвърлете това, което не ви носи никаква полза. Вашата цел е да бъдете ефективни, а не да счупите рекорда за най-използваните инструменти за производителност.

Концентрация

19. Освободете мозъка си от ежедневните проблеми

Съберете капсулен гардероб, за да не мислите какво да облечете в офиса сутрин. Създайте график за почистване и домакинска работа. Пазарувайте хранителни стоки през уикендите и създайте меню за седмицата. Когато всички домакински задължения са уредени и планирани, вие сте съсредоточени върху работата.

20. Намерете своята пикова активност

Някой съветва да вършите сложни задачи в началото на работния ден и да оставите малки задачи за вечерта. Но този метод не е подходящ за сови или тези, които трябва да ускорят. Ето защо, определете периодите, в които можете да работите най-ефективно, и планирайте отнемащи време задачи през това време. За да ги идентифицирате, достатъчно е да отбележите нивото на концентрацията си през деня в продължение на няколко седмици. Или използвайте специален калкулатор за производителност.

21. Не отлагайте неща, които ви изнервят

Независимо дали се притеснявате за важно обаждане или се страхувате да изясните нещо с шефа си – не се бавете. Решавайте плашещи задачи веднага, дори ако мисълта за тях ви кара да се притеснявате. Защото именно тези мисли отвличат вниманието от работата и намаляват концентрацията. Колкото по-бързо го правиш, толкова по-бързо се успокояваш.

22. Водете си бележки на ръка

Интересните идеи, които случайно посещават главата, са склонни да бъдат незабавно забравени. Понякога се губим в мисли, докато отваряме приложението за запис на нашия смартфон. И понякога се разсейваме от нещо друго: съобщения, новини и социални мрежи. Затова го запишете на хартия - ръкописните бележки също ще ви накарат да запомните информацията по-добре. Купете малък груб скицник, върху който можете бързо да напишете няколко думи, или блок стикери и да ги държите под ръка.

23. Задайте напомняния

Необходимостта да се направи нещо в определено време създава вътрешна тревожност, която отвлича вниманието от основната работа. Освен това подсъзнателният страх от забравяне за някакъв бизнес може дори да не се усети. Затова задайте звукови напомняния за неща, обвързани с определено време. Това ще ви освободи от постоянните погледи към часовника и излишната нервност.

24. Поддържайте работното си място подредено

Всеки ден, когато приключите с работата, подреждайте нещата на масата: сортирайте бележките, подредете документите, измийте чашата. Между другото, работният плот на компютъра също се брои. Затворете всички ненужни раздели, изтрийте временни файлове.

25. Внимавайте за осветлението

Учените са доказали, че осветлението има дълбок ефект върху нашата производителност. Светлината в офиса трябва да е възможно най-близка до естествената дневна светлина, да не е топла или твърде студена. Оптималната стойност е 4500-5000 К. В края на работния ден можете да преминете към топла светлина, за да се отпуснете и да се подготвите за почивка.

Изпълнение на задачи

26. Бягайте спринтове

Сигурно сте чували за техниката Pomodoro – организиране на работа в 25-минутни сегменти с 5-минутни почивки. Тази времева рамка може да не ви подхожда, но основното е в нейната същност. Определете за себе си кратки периоди на пълна концентрация - от 20 минути до един час - когато няма да се разсейвате от нищо, и правете почивки между тях.

Използвайте приложения:

27. Не бързайте да изпълнявате нови задачи

Не оставяйте бизнеса си недовършен поради внезапна задача или нечия молба. Разбира се, важно е да поставите приоритети: ако нова задача е по-важна и трябва да бъде изпълнена възможно най-скоро, вземете разсейване и пожертвайте текущите дела. Ако не, отложете. Дори и да те питат много.

28. Визуализирайте

Визуализацията ще ви помогне да спестите време, да запомните по-добре информацията, да разберете нова тема и да вземете информирано решение. Използвайте различни техники: маркирайте задачите по категории, рисувайте графики, таблици и мисловни карти.

29. Оставете задачите недовършени

Отделете време, за да завършите големи и сложни задачи наведнъж. Доверете се на ефекта на Zeigarnik. Същността му е, че мозъкът запомня по-добре незавършените действия и подсъзнателно продължава да мисли за тях. Ако се страхувате от трудна задача, започнете я и я отложете – докато се занимавате с други неща, може да ви хрумнат много интересни идеи.

30. Започнете с малко

Ако не можете да започнете задача, отделете само 10 минути за нея. Вероятно е, че ще се включите и ще продължите да работите. Е, ако не, тогава поне започнете. И в същото време проверете сами ефективността на предишната точка.

Спести време

31. Разберете къде прекарвате времето си

Опитайте експеримент: опитайте се да запишете абсолютно всичко за една седмица, дори най-малките случаи и времето, прекарано във всеки от тях. Накрая анализирайте получения списък.

32. Откажете обажданията

Опитайте се да говорите по-малко по телефона. Осъществяването на повикване отнема повече време, отколкото писането и четенето на съобщение. Освен това не всеки идва на ум да предупреждава за него, което означава, че можете внезапно и в неподходящ момент да бъдете разсеяни от работата. Ако все пак трябва да осъществите важно обаждане, насрочете го и го добавете към списъка си със задачи, за да можете ясно да разпределите времето за други задачи.

33. Деактивирайте сигналите

Изключете известията за приложения, месинджъри, социални мрежи и поща. Те не отнемат много време, но са много разсейващи и могат да ви завлекат на пътешествие в Интернет. Ако не можете да се отървете от изкушението да проверявате съобщенията си, оставете известия за тях само от важни контакти.

34. Проверете имейла си следобед

Премахнете сутрешната проверка на имейла, за да не се разсейвате от вече планираните задачи и да не се приспособявате към ежедневието на някой друг. Ако сте свикнали да отговаряте веднага и не можете да устоите да изпращате текстови съобщения, разговорът може да се проточи цял ден. Не дръжте раздела на браузъра си отворен, а използвайте шаблони, за да отговаряте бързо на съобщения.

35. Почистете входящата си кутия

Стремете се да гарантирате, че само важните остават сред непрочетените съобщения. Изтрийте незабавно ненужния спам и създайте отделна пощенска кутия за лична поща и интересни абонаменти. Така че не е нужно да преглеждате пощата дълго време и да търсите измежду всички букви, които наистина са необходими.

36. Научете се да пишете с докосване

Когато работите на компютър, писането с докосване значително спестява време. Умението може да се научи чрез онлайн услуги,,. Основното нещо е всеки ден да отделяте време на тази дейност.

37. Използвайте бързи клавиши

Бързите клавиши са предназначени за бърза работа. Запомнете техните комбинации, те значително опростяват използването на компютър и отделни програми.

38. Запишете файловете директно в желаната папка

Когато изтегляте или създавате документ, незабавно го наименувайте и го изпратете в желаната папка. Може да нямате време, но в крайна сметка е много по-бързо и по-лесно, отколкото след това да проверявате и сортирате всички изтегляния на вашия компютър или да събирате файлове в облачното хранилище.

39. Не се оправдавайте

Просто не си губете времето за това. Оправданията са непродуктивни, непрофесионални и досадни. По-добре твърдо да признаете грешката си и незабавно да започнете да я коригирате.

Отдих

40. Отидете на информационна диета

Огромни потоци от информация натоварват нервната система и пречат на релаксацията. Според статистиката всеки човек прекарва около 2,7 часа на ден само пред телевизия. Добавете към това интернет и социалните мрежи. Новинарски сайтове, канали и общности се състезават безмилостно за нашето внимание, като често говорят за едно и също нещо. Затова не е необходимо да отделяте време за гледането им - все пак ще разберете за важни новини.

41. Правете дълги почивки

Ако имате трудна задача, която изисква много концентрация, откъснете се от работа поне за половин час. Станете от бюрото си и се заемете с някаква физическа активност.

42. Слушайте музика

Изследванията показват, че музиката повишава производителността, креативността и настроението като цяло. Ако ви е трудно да се концентрирате с нея, слушайте любимите си изпълнители между тях.

43. Излизайте по-често навън

За предпочитане точно през работния ден. Застоялият въздух в офиса намалява производителността, води до главоболие и стрес. Учените дори са измислили термина Синдром на болната сграда, състояние, при което хората изпитват болезнени симптоми поради лоша вентилация, осветление и отопление в сградите. И докато офисът ви може да е здрав, тялото ви все пак ще харесва чистия въздух повече.

44. Планирайте вечерта и уикенда си предварително

Решете предварително как ще прекарате ваканцията си и се опитайте да я напълните с любимите си неща. Безцелното лежане на дивана ще доведе само до още по-голяма умора, а в очакване на интересен уикенд и работа по-добре.

45. Изобщо не мислете за работа един ден в седмицата

Обещайте си да не докосвате работата си в почивния ден или изобщо да мислите за нея. Дори ако имате важна среща или недовършена работа. Не забравяйте, че имате и друг живот – посветете му този ден изцяло.

46. Вземете почивка

Ако редовно ходите на работа, не отделяйте отпуск по семейни дела всяка седмица и рядко взимате отпуск по болест, вземете си почивен ден просто ей така. Прекарайте допълнителен ден у дома след завършване на голям проект или преди презентация. Позволете си да рестартирате, без да чакате уикенда.

Здраве

47. Живейте по график

Не приемайте ежедневието като строга рамка, в която трябва да се забиете. Просто задайте едно време за лягане, събуждане и ядене. И се опитвайте да го следвате всеки ден. Винаги ще се чувствате активни, няма да страдате от сънливост и внезапни пристъпи на глад, които пречат на концентрацията.

48. Не използвайте алкохол като начин да се отпуснете

Избягвайте да пиете преди лягане, дори ако ви е трудно да се отпуснете след тежък работен ден. Алкохолът наистина може да ви помогне да заспите, но след няколко часа той ще започне да действа негативно - а това е изпълнено с чести събуждания сутрин, сънливост през деня и загуба на концентрация.

49. Яжте по-често

Обилният обяд претоварва тялото: то хвърля цялата си сила в смилането на храната, така че става трудно да се концентрира върху изпълнението на задачите. Ако ви се спи след вечеря, разделете обичайната си порция на две хранения.

Вместо тежки ястия, включете в диетата си храни, които подобряват фокуса и концентрацията: зеленчуци, билки, мазни риби, ядки и черен шоколад. И не се подлагайте на кафето – в големи количества то не ободрява, а по-скоро дава обратния ефект.

50. Занимавайте се със спорт

Упражнението не само подобрява здравето, но също така подобрява вниманието, концентрацията и скоростта на мозъка. Те също така повишават самочувствието и ги правят по-устойчиви на стресови ситуации. Това е огромен плюс за производителността, така че направете поне малко упражнения.

Четете също? ?

• 80 лайфхака за производителност
• Каква е разликата между производителност и ефективност и кое е по-важно
• Отпуснете се и си вземете почивка от работата, за да бъдете по-продуктивни.
• Каква е истинската цена на производителността