Как 7 функции на един органайзер ми помогнаха да подредя нещата

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

MyLifeOrganized (MLO) може драстично да промени качеството на живота ви и да ви помогне да подредите нещата. Той предлага ефективна методология за управление на бизнеса и времето.

Всички хора, които планират или тепърва ще планират живота си, постоянно търсят най-ефективния метод за управление на бизнеса и времето. И това търсене може да отнеме години. Трудно е да се спори с поговорката „Или планираш живота си, или ти се случва“.

Знаеш ли как планират в армията? Веднъж месечно всички офицери се настаняват в класа, където трябва да записват в специална тетрадка типичните задачи за месеца, плана за месеца и плана за всяка седмица. Всичко това е изрисувано с цветни моливи и одобрено от командира на поделението. След това планът е забравен до следващия месец и, честно казано, беше само за показ. И ако е още по-просто, тогава във ФИГ никой не се нуждае от него. Планирах това от 13 години…

След напускането на армията бяхме поканени със съпругата ми на обучението „Стратегическо планиране за следващата година“. И най-голямото откритие беше, че всичко, което бях планирал за годината, беше завършено за три месеца. Планирането, вече „реално постижимо“, се превърна в неразделна част от живота ми.

Първоначално всичко беше на хартия. С развитието на технологиите той започва да търси алтернативни опции за компютър, а по-късно и за мобилни джаджи.

В книгата „Как да приведем нещата в ред” Дейвид Алън каза, че няма такъв софтуер, който да контролира напълно всички процеси на живота, бизнеса и т. н. Може би по време на писане на книгата е било така. Но не сега…

Спрях това търсене на ефективни методи от момента, в който се запознах MyLifeOrganized (MLO). Това се отрази драстично на качеството на живота ми и сега съм фокусиран само върху завършването на планираните дейности.

По какво се различава MLO от другите организатори?

Ето списък с първите седем точки, които бих искал да споделя с вас днес.

1. Йерархия

Появата на главния прозорец на органайзера не е ограничена от никакви шаблони или правила. Вие създавате своя собствена структурна диаграма на цели, проекти и други задачи, които се показват схематично в йерархия и са организирани в дърво.

В продължение на три години на използване на MLO преминах през много схеми за изграждане на списъци със задачи и в крайна сметка се установих на йерархия на колелото на живота. "Колелото на живота" е много мощна психологическа техника, многостранно развитие на човек във всички сфери на живота, което не позволява на бизнесмен да бъде нещастен в личните отношения, а на добър семеен мъж и баща да остане вкъщи без пари. Тоест моята диаграма започва с житейски посоки (разбира се, всичко е боядисано в различни цветове):

• Работа;
• бизнес;
• Къща;
• семейство и взаимоотношения;
• здраве и спорт;
• яркост на живота;
• личностно развитие и др.

Това ми позволява да видя в кой сектор какви цели съм си поставил, коя трябва да се стегне и къде е грубата сила с годишно натоварване. И въпреки това е много удобно, ако трябва да се съсредоточите върху някакъв конкретен сектор.

Между другото, в такава йерархия задачата няма да бъде активна в списъка със задачи, докато не бъдат завършени всички нейни подзадачи и за това специално благодаря на вътрешния алгоритъм за изграждане на списък със задачи, вграден в MyLifeOrganized.

2. Автоматично планиране на вашите дела

Най-готината функция на MLO, която не съм виждал в нито един органайзер, е автоматичното подреждане на вашия списък със задачи, като се вземе предвид приоритетът на задачата, който се задава от началната дата, крайния срок, важността и спешността на задачата. В "Схема" задавате параметрите на задачата си и това е всичко! След това програмата съставя подреден списък със задачи за вас.

Ако сте привърженик на ръчното сортиране на задачи, има такова нещо за вас …

3. Гъвкавост. Работи както искате: филтри, изгледи, фокус, автоматично форматиране

Гъвкавостта на настройките и функциите на този органайзер е просто невероятна. В сравнение с бойните изкуства, MLO е "осмоъгълник без правила", където буквално всичко е позволено. Основното е, че всичко това е ефективно и води до желания резултат!

Всякакъв вид планиране (GTD, Covey, "Autofocus" и други)! Управление на текущите дела! Постижения на целите!

Можеш:

• Създавайте свои собствени типове задачи и списъци, които само вашето въображение може да нарисува в главата ви.
• Оцветете вашата система с помощта на автоматично форматиране (икони, цветове, попълване според правилата, които сте посочили).
• С помощта на фокуса се концентрирайте върху една конкретна посока, цел, проект.
• Използвайки филтри, персонализирайте списъка с активни задачи за всички необходими условия (контексти, крайни срокове, време за изпълнение, необходими усилия, съответствие с всякакви други параметри).
• Всичко, което можете да правите с функциите на тази програма. Но основното е, че всичко това може да се използва само когато е необходимо. Нуждаете се от прост списък със задачи - моля. Програмата не е претоварена с настройки, които са ненужни в момента.

Аз съм силен визуален! Затова за мен всичко свързано с „виждането” е много важно за възприятието. И тук дори не става дума за красотата на вашата система, а за факта, че всичко това очевидно ми помага да бъда по-ефективен.

В MLO всичко това е достъпно чрез функциите за автоматично форматиране. И най-важното е, че няма строги правила, само моите фантазии:

• Всички важни задачи са подчертани в червено и удебелен шрифт.
• С помощта на флагове делегирам задачи и ги контролирам напълно (поставям задача, държа я под контрол, чакам завършване), както и изпълнявам и контролирам задачите, възложени ми от ръководството (очаква се да бъдат изпълнени от мен).
• Папките от различни раздели имат различни цветове за мен и можете да видите дали има задачи в тази папка или не. Много е удобно и спестява време за работа със задачи и папки.
• Присвоих иконите си към определени групи задачи (обаждания, печат) и т.н.

Както се казва, по-добре е да видите веднъж, отколкото да чуете сто пъти, така че ето екран на моята лична работна диаграма в целия й блясък:

4. Зависимости

Има задачи, които не могат да бъдат изпълнени, докато не бъде завършена друга задача:

• Не можем да закачим снимка, докато не купим винт с дюбел и докато не заемем перфоратор от съсед.
• Не можем да готвим каша, докато не купим зърнени храни и други съставки.

И има много подобни примери. MyLifeOrganized взема предвид всички тези зависимости, организира и показва ясно.

Освен това можете не само да конфигурирате зависимостта на една задача от друга, но и да посочите интервала от време, след който следващата задача ще стане активна.

5. Преглед

Има задачи и идеи, които не могат да бъдат изпълнени в момента. Тези въпроси в GTD са категоризирани като Някой ден / Може би и се препоръчват да бъдат прегледани в седмичния преглед, за да не пропуснете важна идея в точния момент.

За такива задачи в MyLifeOrganized има отделен изглед "Преглед", където можете да зададете честотата, с която искате да ги преглеждате (опресняване в паметта, за да вземете решение да действате или да отложите повече).

Съгласете се, не всички идеи, мечти и задачи за бъдещето изискват ежеседмично напомняне за себе си.

• Това, което искам да купя някой ден, настройвам в програмата да го гледам веднъж месечно преди заплатата.
• Местата, където искам да посетя/отпусна/пътувам, настройвам за годишно или полугодишно разглеждане.

6. Разбор

За удобство на бързото въвеждане на задачи наведнъж с определени свойства, програмата има синтактичен анализ на въвеждане на текст.

Какво е?

Достатъчно е да напишете при въвеждане на задачата „Изпълнете заданието утре в 10:00, напомнете-в 5 @ Работа“и натиснете Alt + Enter, а самата програма ще присвои на задачата „Изпълнение на заданието“началната дата и срока дата, задайте напомняне, задайте най-висока степен на важност и необходимия контекст.

И това е само един пример и има огромен брой такива опции в MLO.

Ето примери от справочното ръководство на MyLifeOrganized за правилен вход, който може да се преобразува в дадено число и време:

• утре от 15:00 часа;
• след 5 дни;
• петък (най-близкият петък);
• вт 11:20;
• 26 януари;
• след 3 седмици 14:00;
• след 30 минути;
• 2 месеца по-късно;
• днес след 1 час 25 минути;
• след година.

7. Напомняне на място

Напомнянията на устройства с Android и iOS могат да бъдат не само обвързани с времето, но и специфични за местоположението.

Помните ли примера на Дейвид Алън за батериите за фенерчета? Хубаво е, казват те, така че системата да напомня за изтощени батерии в магазина, а не у дома, когато имате нужда от фенерче.

Така че MyLifeOrganized ще ви напомня точно в магазина.

Изход

Този организатор може да се сравни с личен секретар, който е постоянно с вас, напълно решава всички въпроси от живота ви и ви напомня за всичко навреме.

В тази статия се фокусирах само върху седемте най-важни точки от този органайзер за мен. Сигурен съм, че след като овладеете функционалността на тази програма, вие ще бъдете възможно най-ефективни и ефикасни и никога няма да забравите нищо.

Ако изведнъж не можете да решите каквито и да било въпроси за планиране с вашия използван органайзер или имате някакви индивидуални изисквания към вашия планер, пишете за това в коментарите към тази статия.

Ще ви докажа, че няма нищо невъзможно в тази посока!

Успех и максимални резултати.

моят живот е организиран