Как да планирате времето си в Notion с помощта на GTD

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Съберете всичките си дела в една удобна маса за лесен контрол.

Какво е GTD

Лайфхакерът многократно е публикувал статии за техниката GTD – Getting Things Done. Той е измислен и описан подробно в книгата му от бизнес треньора Дейвид Алън. Накратко основните правила на тази система могат да бъдат описани по следния начин:

1. Уловете цялата информация … Запишете всички идеи, задачи и дела. Ако има нещо, което не можете да направите в момента, отбележете, без да разчитате на паметта. Всичко, което записвате, се съхранява в така наречената Inbox.
2. Поддържайте реда. Докато папката с „Входящи задачи“се запълва, трябва да организирате съдържанието й, да сортирате задачите по категории и да създавате обяснения и бележки, за да не забравите нищо.
3. Дайте приоритет … Всяка задача трябва да има краен срок и степен на важност, за да знаете какво да направите първо и какво може да изчака.
4. Дръжте всичко под ръка … GTD няма място за принципа "пиши по-късно". Вашите списъци със задачи и бележки трябва винаги да са пред очите ви: на вашия компютър, смартфон, таблет и други устройства. По този начин, ако ви хрумне интересна идея или се сетите за някакъв незаписан случай, можете да го запишете веднага. Когато крайният срок за дадена задача наближи, ще получите напомняне, слава на вездесъщите известия.

Можете да прочетете повече за GDT в нашето ръководство.

Техниката е добра за своята универсалност. Неговият създател, Дейвид Алън, е малко старомоден: под „Входящи“той има предвид истинска хартиена папка. Той дори разпечатваше имейли и ги поставяше в набори от файлове.

Но със същия успех GTD може да се приложи към компютърни файлове и папки, като се използва тази система във връзка с някои услуги. Например, можете да използвате тази техника, за да сортирате имейлите си в Gmail, да пишете задачи в „“или да поемете пълен контрол над живота си. И накрая, много мениджъри на задачи като същия Wunderlist са изострени под философията на GTD.

И разбира се, можете да използвате техниката в такава прекрасна и гъвкава програма като Notion.

Това е хибрид от Google Docs, Evernote, Trello и дузина други приложения. Notion може да направи почти всичко, от което се нуждаете, за да работите. Бележки, електронни таблици, бази знания, списъци със задачи, kanban дъски, документи - програмата има всичко. Грехота е да не го използвате, за да организирате делата си в GTD стил.

А Мария Олдри, бизнес консултант, която помага на бизнес лидерите да организират работата си, създаде своя собствена GTD-базирана система за Notion. Тя сподели тези развития в своя блог.

Как да използвате GTD в Notion

Не съм много добре организиран. Така че, когато разбрах за GTD на Дейвид Алън, животът ми буквално се промени. Сега това е един вид религия за мен. Постепенно изградих собствена система, която ми позволява да съм в крак с всичко, работейки с обичайното си темпо.

Използвам практика, която наричам Седмично планиране. Отделям един час всяка неделя (или понеделник), за да планирам седмицата напред. Този навик ми помага да решавам сложни проблеми, като ги разделям на по-малки и по-управляеми. Така че правя повече работа, по-малко умора и по-лесно се фокусирам върху работата.

За мен Notion е като игра. Отнема време за настройка на системата. Но когато тя е готова, изпълнението на задачите става забавно, просто и бързо.

Всяка седмица щраквам върху бутон в Notion и пред мен се появява празна електронна таблица. Тук има празен, който можете да вземете и да използвате.

Ето процеса стъпка по стъпка, който използвам, за да планирам задачите си с Notion.

1. Съберете идеите си

Отделете 10 минути, за да изброите и запишете всичките си идеи в тази колона. Те ще се превърнат в задачи, които трябва да изпълните през следващата седмица.

1. Избройте всичките си проекти, които все още не са завършени.
2. Проверете задачите си за предходните три месеца, за да намерите неизпълнени.
3. Погледнете календара си: може би и там има нещо планирано.
4. Проверете хартиения си бележник, ако е наличен. Може би има и някои идеи, които трябва да бъдат прехвърлени в Notion.
5. Помислете дали има други задачи, които трябва да свършите, или хора, с които да работите.

Съберете всички тези идеи заедно и ги избройте в първата колона. Това е вашият план за следващите седем дни.

2. Задайте съответните действия

Една идея не е лоша, но без активно действие тя ще остане идея. Запитайте се: „Какво трябва да направя, за да преместя тази задача до края?“

Например:

• Продължете да пълните сайта със съдържание → Напишете чернова на секцията „За мен“.
• Създайте календар за публикуване на съдържание → Начертайте карта на паметта за публикации и задайте дати.
• Направете видео за блог → Напишете видео скрипт.
• Запознайте се с Крис → Изпратете му имейл с датата и мястото на срещата.

Не забравяйте, че ако за изпълнение на дадена задача са необходими повече от едно действие, първо трябва да решите какво да направите.

3. Задайте спешност

След това трябва да определите спешността на всяка задача. Това е необходимо, за да се съсредоточите върху наистина важните неща, а не просто да свършите куп работа.

За да разбера кои неща да направя първо, сортирам идеите си в четири категории:

• Важни задачи - неща, които ни доближават до постигането на целите.
• Спешни задачи - действия, които изискват незабавно внимание.
• Нямаше да навреди - тази категория включва въпроси, които може да не са спешни и не важни, но изпълнението им би улеснило живота ви през следващите седем дни.
• Може да изчака - това са задачи, които могат да бъдат разсрочени за друга седмица.

4. Определете нивото на концентрация

За съжаление всички ние разполагаме с ограничено количество внимание, време и енергия. Всяка задача консумира определен процент от тези важни ресурси. Затова оценете планираната задача и й присвоете съответния номер в четвъртата колона.

Например, писането на чернова за публикация в блог отне около 20% от вниманието ми. А писмото за Крис е дълго три реда – само 2%.

5. Задаване на приоритет

Това квадратче за отметка маркира задачи, които имат етикетите "Важни" и "Спешни". Тоест, те трябва да се правят, независимо какво. Това е вашият списък с приоритети.

Когато приключите с избора на тези задачи, добавете процентите от предишната колона, за да видите колко ресурси ще похарчите за тях. Ако се оказа повече от 90%, значи сте надценили силата си и сте отхапали повече, отколкото можете да дъвчете. Преместете част от него за следващата седмица, иначе ще бъдете претоварени и няма да имате време за нищо.

Между другото, един полезен съвет: Notion ви позволява да филтрирате съдържанието на редовете на таблицата - по този начин можете да избирате приоритетни задачи.

6. Планирайте задачата

Отметка в следващата колона показва дали задачата е насрочена във вашия календар. Решете кога ще го стартирате и създайте подходящо събитие.

Между другото, ако не използвате Google Calendar или нещо подобно, вземете си Notion. Там можете да добавите задачи, насрочени за седмицата.

7. Делегирайте задачата

Да, имате същия брой часове на ден като Бионсе, но тя има огромен екип от асистенти, които вършат мръсната работа вместо нея, така че тя прави повече. Ако обаче имате някой, на чиито рамене можете да прехвърлите някои от задачите, направете го и отбележете делегираната задача в съответната колона.

8. Завършете задачата

Е, всичко е просто. Когато завършите проекта си или завършите задача, поставете отметка в квадратчето в последната колона.

Бонус

Ето няколко стъпки, които да ви помогнат да станете още по-организирани:

1. Прегледайте разходите си през изминалата седмица и планирайте бюджета си за следващата.
2. Обмислете менюто си за седмицата, добавете продукти в списъка за пазаруване.
3. Обработвайте своевременно вашата входяща кутия за последните седем дни и сортирайте всичко, което се е натрупало там.
4. Планирайте поне един ден в седмицата за упражнения.

Не забравяйте, че GTD е доста гъвкав и може да бъде пригоден според вашите нужди. Чувствайте се свободни да коригирате шаблоните на Notion. Например графата Внимание на Мария ми се струва излишна. За мен е достатъчна бележка дали задачата е спешна или не. Можете лесно да изтриете неговите колони и да добавите свои собствени. И така, създадох колона с надпис "Работа", "Дом", "Творчество" и други, за да сортирам задачите в категории. Можете да го направите по свой начин.