35 функции на Google Drive, които го правят най-доброто облачно хранилище

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

По отношение на броя на готините чипове никой конкурент не може да се сравни с този облак.

Добавяне на данни

1. Сканиране на документи

Мобилното приложение "Google Drive" за Android ще ви помогне лесно да сканирате документи, визитни картички, касови бележки и други парчета хартия. Всичко ще бъде преобразувано в четими PDF файлове и качено в облака.

Щракнете върху бутона плюс в клиента и изберете опцията "Сканиране", след което насочете камерата към текста. Приложението автоматично ще изреже празните ръбове и ще изсветли фона. Ако е необходимо, можете да щракнете върху бутона "Изрязване" и да посочите желаната част от текста ръчно.

Функцията не работи на iOS.

2. Web Clipper

Google Drive има официално разширение, което ви позволява да изпращате уеб страници, файлове и изображения директно във вашето хранилище.

Просто трябва да щракнете с десния бутон върху снимката и да изберете „Запазване на изображението в Google Drive“. Или отворете всеки PDF документ от интернет в браузър и щракнете върху иконата за разширение. Всичко ще отиде в облака.

Разширението запазва уеб страници като екранна снимка, HTML, MHT или ги преобразува в целия формат на Google Docs.

3. Плъзнете и пуснете файлове

Може да изглежда очевидно, но изведнъж някой не знае. Ако нямате инсталиран клиент на Google Drive на вашия компютър, можете да отворите хранилището си в браузър и да добавите файлове там, като просто плъзнете и пуснете.

4. Приложение "Стартиране и синхронизиране"

Инсталирайте приложението от Google "Стартиране и синхронизиране" и можете да запазвате файлове и папки от "Google Drive" на вашия компютър. Принципът му на работа е същият като този на други клиенти за облачно съхранение. Можете да работите с данните, когато пожелаете, всички промени се синхронизират автоматично.

За съжаление Google не пусна Linux версия на клиента. Но вграденият файлов мениджър Nautilus може да се свърже със самия Google Drive. Щракнете върху „Системни настройки“→ „Мрежови акаунти“→ „Акаунт в Google“, въведете вашето потребителско име и парола там и папка със съдържанието на „Google Drive“ще се появи в страничната лента на Nautilus.

5. Автоматично синхронизиране за приложението Google Drive

„Стартиране и синхронизиране“на Windows и macOS работи добре. Но клиентите на Google Drive на Android и iOS са малко разочароващи. Те не знаят как да синхронизират папките ви, освен да изтеглят избрани файлове отделно. Това означава, че те могат да направят малко без интернет.

Но алтернативният клиент Autosync за Google Drive работи точно на принципа "Стартиране и синхронизация". Всички ваши данни или само избрани папки могат да бъдат запазени в паметта на телефона и промените в тях ще се синхронизират в облака във фонов режим. За съжаление приложението е само за Android.

6. Бързо създаване на файл

Запазете следните връзки в лентата с отметки на браузъра. Едно щракване и нов документ ще се отвори пред вас.

• - нов документ.
• - нова маса.
• - нова презентация.
• - нов уебсайт.
• - нов формуляр за анкета.

Организиране на файлове

7. Контрол на версиите

Google Диск запазва всички промени, които правите във вашите документи, PDF файлове, изображения, архиви или аудио файлове като версии. Ако изведнъж се прецакате, можете да се върнете назад. За да направите това, щракнете с десния бутон върху файла и изберете "Контрол на версиите".

По подразбиране Google Drive съхранява само 100 версии и всички по-стари версии се изтриват след 30 дни, за да се спести място. Можете да изберете версията, която искате, да щракнете върху многоточия и да щракнете върху "Никога не изтривайте" - и тя ще се запази завинаги.

8. Персонализирайте цвета на папката

Много удобна функция, която улеснява навигацията във вашите документи. Щракнете с десния бутон върху папката в уеб интерфейса на Диск, след това изберете Промяна на цвета и задайте желания.

9. Отметки

Удобен начин за бърз достъп до най-често използваните ви файлове е да ги маркирате. Щракнете върху желания файл с десния бутон на мишката и щракнете върху „Добавяне към маркираните“. Функцията присъства и в мобилния клиент. За да стигнете до него, щракнете върху многоточия до желания файл. Сега маркираните файлове ще бъдат в страничното меню със звездичка.

10. Коментиране на папки и файлове

Изберете файл или папка в Google Drive и щракнете върху бутона с молив вдясно. Ще можете да добавите подробно описание на съхраняваните там данни. Невъзможно е обаче да преглеждате и редактирате коментари от мобилни устройства.

11. Файлове на началния екран

В Windows или macOS е много лесно да поставите пряк път към документ или картина от хранилището на Google на работния плот, ако имате инсталиран клиент за стартиране и синхронизиране. Изберете файла, който искате във вашата папка на Google Диск, щракнете с десния бутон, създайте пряк път в Windows или псевдоним в macOS и сте готови. Това е доста очевидно действие.

Но по същия начин можете да създавате връзки към файлове на мобилни устройства. Намерете файла или папката, които искате в приложението Google Drive, докоснете многоточия и изберете Добавяне към началния екран. Сега данните, от които се нуждаете, са винаги на една ръка разстояние.

Работа с файлове

12. Редактиране на PDF

Имате ли PDF в Google Drive, който трябва да бъде редактиран, но текстът не е копиран от него? Не е нужно да пишете нищо на ръка. Щракнете с десния бутон върху PDF и изберете Отвори с → Google Документи.

Процесът може да отнеме малко повече време от обикновено, но в крайна сметка ще видите документ с редактируем текст. Това работи както със сканирани PDF файлове, така и с тези, създадени с камера на смартфон или таблет.

13. Копирайте текст от изображения

Същият трик работи и със снимките. Направете снимка на текста с камерата на вашия смартфон или таблет, изпратете снимката в Google Drive. След това на компютъра си в браузъра щракнете с десния бутон върху файла и изберете „Отваряне с“→ „Google Документи“. Текстът от снимката ще бъде превърнат в документ.

14. PDF маркиране и подпис

Ако трябва да маркирате, коментирате, коментирате, анотирате или подпишете по електронен път някакъв текст в PDF документ, инсталирайте приложението DocHub Google Drive. След това щракнете с десния бутон върху PDF в уеб клиента на Google Диск и изберете Отвори с → DocHub.

15. Преобразуване на документи

Google Drive може автоматично да конвертира всички файлове, които качвате в него, като DOCX, в Google Документи. Това е полезно, защото не заемат място за съхранение.

Щракнете върху иконата на зъбно колело в "Google Drive", след това отидете на настройките и активирайте опцията "Конвертиране на качени файлове в Google Docs".

Но имайте предвид: ако възнамерявате да съхранявате документи или електронни таблици на Microsoft Office със сложно форматиране, по-добре е да не ги конвертирате в Google Docs.

16. Редактиране на офис документи

Ако искате да редактирате документи на Microsoft Office, без да ги конвертирате във формат на Google, инсталирайте специалното разширение. Това е особено полезно, ако нямате Office пакет на вашия компютър. Променените файлове се записват правилно във формати DOCX, XLSX и PPTX.

17. Конвертиране на файлове

Приложението CloudConvert може да конвертира документи, изображения, аудио и видео записи и електронни книги.

Инсталирайте го, изберете желания файл в Google Drive и щракнете върху Отвори с → CloudConvert. Посочете формата, щракнете върху Стартиране на преобразуването. Изчакайте малко и кликнете върху Покажи файл - конвертираният файл ще бъде във вашето хранилище.

18. Шифроване на файлове

Ако съхранявате някои особено ценни данни в Google Drive и искате да им осигурите допълнителна защита, инсталирайте безплатната добавка Secure File Encryption. Той криптира файлове с помощта на алгоритъма AES-256.

Щракнете върху Нов → Още → Сигурно криптиране на файлове. След това измислете парола и плъзнете файла в прозореца на браузъра. В бъдеще няма да е възможно да го изтеглите или прегледате без да въведете парола.

Интелигентно търсене

19. Търсене на текст

Търсенето е една от най-силните страни на Disc. Просто въведете ключова дума или фраза в лентата за търсене и Google ще намери всички документи, които я съдържат. И ако щракнете върху стрелката от дясната страна на реда, ще се отворят допълнителни опции за търсене.

20. Търсене по текст в изображения

Ако си спомняте, Evernote някога се открояваше със способността си да намира текст в снимки. Е, Google Drive също може да направи това. Въведете дума или фраза и ще намерите не само документи, но дори и сканирани PDF файлове или снимки с посочения текст.

21. Търсене по тип файл

Въведете типа на файла, например

тип: изображение

,

вид: документ

или разширения:

Jpeg

,

текст

,

DOCX

… Освен това, ако Google показва допълнителни файлове в SERP, можете да ги изключите. Набиране

-jpg

и няма да видите никакви изображения в резултатите от търсенето.

22. Търсене по снимки

Google Drive може да търси съдържанието на вашите снимки. Например, ако искате да видите всичките си снимки на залеза, въведете

тип: изображение Залез

… Тази функция обаче не работи много точно.

23. Търсене по лице

Ако често използвате Google Drive с колегите си, ще получите много различни документи, които се споделят с вас. Случва се да помните автора на файла, но не помните името. Въведете името или имейла на лицето в полето за търсене и всички документи, които той е споделил с вас, ще бъдат намерени.

24. Търсене в "Google Drive" чрез Gmail

Още едно малко нещо. Ако въведете заявка за търсене в Gmail, резултатите ще включват и файлове от Google Drive.

Качване на файл

25. Възможност за споделяне на файлове и папки

Щракнете с десния бутон върху всеки файл в Google Диск и щракнете върху Споделяне. След това копирайте връзката към файла и я изпратете на всеки или въведете имейл адресите на хората, с които искате да го споделите.

Можете да зададете ограничения, така че потребителите да могат само да преглеждат, коментират или редактират файла. Алгоритъмът работи и за папки.

По същия начин можете да споделяте файлове и папки директно от Explorer, Finder или чрез мобилни клиенти на Google Drive.

26. Изпращане през Gmail

Пишете ли писмо и искате да прикачите документ или снимка от вашето хранилище към него? Не е нужно да превключвате към друг раздел и да отваряте Google Drive. Щракнете върху иконата в долната част на прозореца за създаване и изберете желания файл точно в интерфейса на Gmail.

По този начин можете да изпращате големи прикачени файлове. По подразбиране Gmail няма да разрешава прикачени файлове по-големи от 25MB. Но прикачените файлове от Google Drive могат да бъдат до 10 GB.

Разни

27. Условно безкрайно съхранение

При определени условия практически не можете да губите място в Google Drive и да съхранявате там толкова файлове, колкото искате.

Първо, не качвайте документи във формати на Microsoft Office там, а ги конвертирайте в Google Docs. Те не заемат място.

Второ, запазете снимките си в Google Photos. Снимките до 16 мегапиксела, разбира се, ще се свият. Но все пак качеството ще остане приемливо, а мястото за съхранение няма да бъде взето предвид. Можете да активирате компресирането на снимки на. Като алтернатива отворете настройките на клиента „Стартиране и синхронизиране“, щракнете върху „Изтегляне на снимки и видеоклипове с оригинално качество“и изберете опцията „Високо качество“.

28. Контрол на обекта

Изчерпвате ли безплатните 15 GB и не искате да преминете към платен план? Изберете „Съхранение“отляво, след което сортирайте файловете си по размер. Можете да намерите най-обемните и да ги изтриете или да ги преместите някъде.

Още една точка. Потребителите на Dropbox знаят, че в безплатни акаунти изтритите файлове се изтриват за постоянно и не могат да бъдат възстановени след месец. Google не ограничава времето, през което файловете могат да бъдат възстановени. Той съхранява изтритите данни в "кошчето" и те продължават да заемат място.

Така че, ако нямате достатъчно място за съхранение, първо погледнете в "Кошчето" и премахнете всичко ненужно от там. Можете да натиснете Ctrl + A, след това да щракнете с десния бутон и да изберете „Изтриване завинаги“, ако искате да изтриете всичко групово.

29. Работете офлайн

Понякога трябва да работите там, където няма интернет. Google Drive също може да направи това. Има няколко опции.

Ако използвате клиента Startup & Sync за Windows и macOS, изобщо не е нужно да се притеснявате за свързване. Клиентът съхранява вашите файлове на локално устройство. Всички промени, които направите, ще бъдат синхронизирани с хранилището веднага щом се появи интернет.

Предпочитате да работите с Google Диск в браузъра си? Отворете и активирайте опцията „Офлайн достъп“. Ще бъдете подканени да инсталирате разширението „Google Docs Offline“, направете го. Сега можете да редактирате документи, електронни таблици и презентации без достъп до интернет. Вярно е, че това работи само в Chrome.

В мобилния клиент на Google Drive изберете желания файл и щракнете върху многоточия до него, след което активирайте опцията Turn Offline Access. Сега този файл винаги ще бъде в менюто, в секцията "Офлайн достъп".

30. Селективна синхронизация

Може да не са ви необходими всички файлове и папки в Google Диск на един от вашите компютри. За да изберете тези, от които се нуждаете, отидете в настройките на клиента "Стартиране и синхронизиране" и отворете секцията "Google Drive". Изберете опцията „Синхронизиране само на тези папки“и посочете какво да синхронизирате и какво да не докосвате.

31. Архивиране на Android

Google Drive има вграден инструмент за архивиране на съобщения, контакти, календари, поща, настройки и данни от приложения. Това е полезно, ако възстановявате смартфона си след нулиране на системата или искате да прехвърлите данни на друго устройство с Android.

Отидете в настройките на приложението „Google Drive“на Android и отворете „Архивиране и нулиране“, след което кликнете върху бутона „Стартиране на копирането“.

32. Автоматично изтегляне на снимки и видеоклипове

На мобилни устройства снимките могат да се качват автоматично в безразмерно хранилище чрез приложението Google Photos. Но точно същата функция е налична на компютри с Windows и macOS. За да направите това, отидете в настройките на клиента „Стартиране и синхронизиране“и активирайте опцията „Качване на наскоро добавени снимки и видеоклипове в Google Photos“.

Допълнителни функции

33. Мобилни приложения

Google Drive може да бъде още по-полезен, като използвате различни мобилни приложения, които работят заедно с него. Много текстови процесори могат да записват вашите документи и бележки не в паметта на устройството, а в Google Drive. Например WPS Office и Jotterpad. А файловите мениджъри, например MiXplorer, могат да работят със съдържанието на хранилището.

Изтеглете MiXplorer →

34. Приложения за „Google Drive“

Няколко други полезни инструмента могат да бъдат намерени сред приложенията на Google Drive. Има текстови и графични редактори, PDF програми, водене на бележки и други вещици.

35. IFTTT

И накрая, не забравяйте за IFTTT. Услугата съдържа няколко готови рецепти, които позволяват например да запазвате снимки от Instagram, статии от Pocket или YouTube видеоклипове в Google Drive, да водите дневник или да правите копия на файлове. И ако желаете, можете да създавате свои собствени рецепти, ограничени единствено от вашето въображение.