6 начина да прекратите среща възможно най-скоро и да получите резултати

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 03:47

Трябва да знаете как да организирате срещите добре и ефективно. Това не е толкова лесно, колкото може да изглежда на пръв поглед. Но ако се научите как да задавате точното време, да използвате средата и ясно да си поставяте цели, тогава можете да провеждате срещи бързо и ефективно.

Уверете се, че целта е ясна

Вместо да казвате: „Да съберем целия офис в 11 часа сутринта“, попитайте се „Какво искаме да постигнем?“

Абсолютно трябва да знаете защо изобщо сте домакин на тази среща:

• да генерира идея;
• да вземе решение;
• за сключване на сделка;
• за да отговори на въпроси относно предстоящите промени.

Може би ви подхожда:

• да изслушвате оплаквания от служители (трябва ли това да стане във формат на групова среща?);
• да преразгледа вече взетото решение;
• да направите нещо, което може да бъде обсъдено или разрешено по телефона или по имейл.

Не правете големи събирания

Използвайте страхотното „правило за две пици“и не канете твърде много хора на срещата. Трябва да създадете екип, всеки човек в който е на своето място. Следователно на срещата трябва да присъстват толкова хора, колкото можете да нахраните две пици.

Въпросът не е само да се нахранят всички, които са дошли на срещата. Големи групи хора не могат да вземат ефективно решения. Дори има концепция. Среща се в големи групи от хора, когато отделни хора не могат да изразят собственото си мнение поради страх от осъждане от колеги и лидери. От тази гледна точка малките групи са по-удобни. Следователно те са по-ефективни.

Първо време, после таймер

Закъснелите са много досадни и разсейващи. Научете ги да идват навреме.

Ако не ценят времето си, няма да ценят и времето на всички останали.

Направете това по следния начин.

Определете час за среща, да речем, 08:48. Изненадващо, този ход ще работи и хората ще започнат да пристигат навреме. Що се отнася до закъснелите, трябва да ги научите да плащат за това. И не пари. Нека, например, да пеем. Наказанията като тези работят много по-добре от паричните наказания. До месец ще забравите как звучи пеенето на вашите подчинени.

И, разбира се, се тренирайте да задавате таймер. За всеки оратор, ако има такъв, и за цялото заседание като цяло. По този начин срещата няма да се проточи и ще знаете какво сте прекарали всяка минута.

Столовете трябва да са правилни

Начинът, по който хората седят в залата, също е от голямо значение:

• седенето в кръг е полезно за сътрудничество, дискусия, вземане на общи решения;
• седенето в редици е полезно, ако трябва да стимулирате конкуренцията и желанието да се състезавате с колеги.

Ако имате нужда от бърза и високопродуктивна среща, изнесете всички столове от стаята. Многобройни проучвания показват, че колкото по-дълго стоим, толкова по-потрепващи ставаме. Искам да го взема веднага и да взема решение възможно най-скоро. Освен това, ако стоите известно време може да бъде полезно за вашето здраве.

Премахнете лаптопи и телефони

В противен случай ще бъдете постоянно разсеяни. И вие, и вашите колеги трябва да направите каквото сте планирали и да прекратите срещата възможно най-скоро. Затова спрете да се взирате в екрана на вашия смартфон. Вместо това извадете химикалка и лист хартия. Информацията е много по-лесна за запомняне.

Дневният ред не е създаден "за показ"

Наистина трябва да работите върху това. Повечето срещи са непродуктивни, защото дневният ред се обсъжда безкрайно. Опитайте се да формулирате дневния ред под формата на въпрос, вместо да излагате проблема.

Не "обсъдете видеосъдържанието", а "кога ще бъде готово видеосъдържанието?"

Когато бъде зададен въпрос, те автоматично започват да търсят отговор. Ето как работи.